Tuân thủ thuế cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam: Vì sao vướng mắc hải quan thường xuất hiện sớm hơn thuế thu nhập doanh nghiệp

Vanzbon > tin tức > Thuế & tuân thủ tài chính > Kê khai & báo cáo thuế > Tuân thủ thuế cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam: Vì sao vướng mắc hải quan thường xuất hiện sớm hơn thuế thu nhập doanh nghiệp
Mục lục

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Khi triển khai nhà máy tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp, thời gian ưu đãi, chuyển lỗ và việc chuyển lợi nhuận ra nước ngoài.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp sản xuất, điểm lộ diện sớm nhất của rủi ro thuế thường không nằm ở quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm, mà ở khâu xác định trị giá hải quan và xuất xứ hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Lý do rất đơn giản: ngay khi máy móc, nguyên liệu, khuôn mẫu và phụ tùng được đưa vào Việt Nam, các vấn đề về trị giá tính thuế, áp dụng thuế suất, ưu đãi xuất xứ, thuế GTGT khâu nhập khẩu và rủi ro kiểm tra sau thông quan sẽ lập tức đi vào hồ sơ khai báo và thủ tục thông quan; trong khi thuế thu nhập doanh nghiệp thường chỉ bộc lộ tập trung ở giai đoạn hạch toán kế toán, tập hợp chi phí, ghi nhận doanh thu và kê khai theo năm.

Vì vậy, nội dung cốt lõi của bài viết này không phải là sau khi có lợi nhuận thì nộp thuế thu nhập doanh nghiệp như thế nào, mà là vì sao xét theo trình tự thời gian, rủi ro thuế của một nhà máy sản xuất thường xuất hiện trước hết từ dòng hàng hóa, dòng chứng từ và cơ sở tính thuế của hải quan.

目录

Vì sao vấn đề tài chính - thuế của doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam thường lộ ra sớm hơn ở phía hải quan

1.1 Khoản thuế xuất hiện đầu tiên của nhà máy sản xuất là thuế ở khâu nhập khẩu, không phải thuế trên lợi nhuận

Hải quan Việt Nam công khai hướng dẫn rằng cách tính cơ bản đối với thuế nhập khẩulà “số lượng hàng hóa nhập khẩu thực tế × trị giá tính thuế đơn vị × thuế suất”; đồng thời, căn cứ tính thuế GTGT khâu nhập khẩu đối với hàng nhập cũng gắn trực tiếp với giá nhập khẩu và số thuế nhập khẩu phải nộp. Nói cách khác, chỉ cần dự án sản xuất có hoạt động nhập máy móc, linh kiện, nguyên liệu hoặc phụ tùng thì vấn đề thuế sẽ phát sinh ngay khi hàng vào lãnh thổ Việt Nam, chứ không phải đợi đến lúc doanh nghiệp có lợi nhuận. Điều này đặc biệt rõ ở các nhà máy mới: có thể nhà máy chưa đi vào sản xuất, chưa có lãi, thậm chí vẫn đang trong giai đoạn tăng công suất, nhưng cơ sở tính thuế ở khâu nhập khẩu đã bắt đầu hình thành.

Đây cũng là lý do khiến trình tự bộc lộ rủi ro thuế giữa doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp dịch vụ thương mại thông thường khác nhau. Công ty dịch vụ thường đối mặt trước với vấn đề ghi nhận doanh thu, hạch toán chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp; trong khi dự án nhà máy ngay từ đầu đã phải xử lý các lô hàng nhập khẩu lớn, việc phân loại thường xuyên, áp dụng thuế suất, điều kiện miễn thuế, chứng từ xuất xứ và điều chỉnh giá. Nói cách khác, doanh nghiệp sản xuất không phải không coi trọng thuế thu nhập doanh nghiệp, mà là rủi ro thuế của họ xuất hiện trước ở đầu hải quan.

1.2 Định giá hải quan không phải là chép nguyên hóa đơn, mà tuân theo bộ quy tắc xác định trị giá tính thuế riêng

Việt Nam áp dụng một hệ thống quy định riêng về xác định trị giá hải quan.Thông tư số 39/2015/TT-BTC của Bộ Tài chínhquy định cụ thể về trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; đến năm 2019 tiếp tục được sửa đổi bởi Thông tư số 60/2019/TT-BTC. Thực tiễn áp dụng của cơ quan hải quan cũng cho thấy “giá thực tế đã thanh toán hoặc sẽ phải thanh toán” của hàng nhập khẩu không phải là mức doanh nghiệp có thể tự do kê khai, mà phải được xem xét theo quy tắc cộng, trừ và xử lý các tình huống đặc thù.

Đối với nhà máy, vướng mắc này thường xuất hiện sớm ở một số tình huống điển hình:

  • Giá mua trong giao dịch liên kết được khai thấp;
  • Khuôn mẫu hoặc công cụ, đồ gá do bên mua cung cấp nhưng không được phản ánh đúng vào giá khai báo;
  • Phí cấp phép công nghệ hoặc tiền bản quyền (royalty) gắn với điều kiện bán của hàng hóa nhập khẩu;
  • Tại thời điểm ký hợp đồng mua thiết bị, giá cuối cùng vẫn chưa được chốt (ví dụ giao dịch theo giá tạm tính);
  • Hàng được gia công thuê rồi nhập khẩu trở lại;
  • Báo giá gộp giữa mẫu thử và hàng sản xuất hàng loạt.

Đây đều không phải là những khoản có thể “điều chỉnh về sau” ở cấp độ thuế thu nhập doanh nghiệp; câu hỏi mà hải quan sẽ đặt ra trước tiên là: trị giá tính thuế của lô hàng này thực chất là bao nhiêu?

1.3 Xuất xứ hàng hóa quyết định thuế suất ưu đãi và điều kiện xuất khẩu

Quy tắc xuất xứ hàng hóa tại Việt Nam không nằm trong một văn bản duy nhất, mà được hình thành từ các quy định chi tiết về xuất xứ theo Luật Quản lý ngoại thương, quy định thủ tục của Bộ Tài chính về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và bộ quy tắc xuất xứ chuyên biệt theo từng hiệp định thương mại tự do.Nghị định số 31/2018/NĐ-CP của Chính phủlà nền tảng quan trọng của hệ thống xuất xứ hàng hóa tại Việt Nam;Thông tư số 33/2023/TT-BTC của Bộ Tài chínhquy định riêng về việc khai báo, nộp, kiểm tra, xác định trước và xác minh xuất xứ đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; đồng thời, Bộ Công Thương cùng các cổng thông tin về phòng vệ thương mại và FTA của Việt Nam thường xuyên công bố các bộ quy tắc xuất xứ theo từng hiệp định.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, lý do khiến vấn đề xuất xứ thường bộc lộ sớm hơn thuế thu nhập doanh nghiệp là vì nó trực tiếp quyết định hai việc: thứ nhất, hàng nhập khẩu có được áp dụng thuế suất ưu đãi hay không; thứ hai, khi xuất khẩu có thể tuyên bố hàng hóa có xuất xứ Việt Nam hay không để hưởng ưu đãi FTA hoặc đáp ứng yêu cầu mua hàng của khách hàng. Đặc biệt khi nhà máy sử dụng nhiều nguyên liệu nhập khẩu và chỉ thực hiện lắp ráp hoặc gia công sâu tại Việt Nam, điều doanh nghiệp dễ đánh giá sai nhất không phải là biên lợi nhuận, mà là “liệu lô hàng này có thật sự đáp ứng tiêu chí xuất xứ Việt Nam theo một hiệp định cụ thể hay không”.

Vì sao vấn đề tài chính - thuế của doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam thường không vướng trước ở thuế thu nhập doanh nghiệp

2.1 Thuế thu nhập doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả theo năm

Thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam dĩ nhiên không phải là vấn đề thứ yếu hay xuất hiện về sau. Đặc biệt, trong năm 2025, Việt Nam đã thông quaLuật Thuế thu nhập doanh nghiệp mớivà xác định có hiệu lực từ ngày 01/10/2025. Các quy định, ưu đãi và cách hiểu về thuế TNDN vẫn tác động sâu tới hiệu quả tài chính dài hạn của một dự án sản xuất.

Tuy nhiên, xét theo trình tự bộc lộ rủi ro, thuế thu nhập doanh nghiệp thường phụ thuộc vào các vấn đề xảy ra muộn hơn: doanh thu được ghi nhận khi nào, chi phí nào được khấu trừ, khấu hao được xử lý ra sao, điều kiện ưu đãi đã đáp ứng chưa, lỗ được chuyển như thế nào, giao dịch liên kết bị điều chỉnh ra sao và lợi nhuận cuối cùng hình thành ở đâu. Thủ tục quyết toán năm do hệ thống dịch vụ thuế của Việt Nam công bố cũng cho thấy việc quyết toán thuế được triển khai theo chu kỳ năm, và doanh nghiệp thường nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Rõ ràng mốc này luôn đến sau hoạt động nhập hàng, thông quan và nộp thuế ở khâu nhập khẩu.

2.2 Khi nhà máy chưa có lợi nhuận ở giai đoạn đầu, vấn đề định giá hải quan và xuất xứ đã xuất hiện trước

Đây chính là độ trễ thời gian giữa dự án sản xuất và doanh nghiệp dịch vụ thông thường. Một nhà máy mới từ giai đoạn chuẩn bị dự án, nhập máy móc, lắp đặt chạy thử, sản xuất thử đến khi sản xuất ổn định có thể trải qua thời gian lỗ kéo dài hoặc lợi nhuận rất thấp. Ở giai đoạn này, thuế thu nhập doanh nghiệp chưa chắc là vấn đề nổi bật nhất vì doanh nghiệp có thể chưa có đủ thu nhập chịu thuế; nhưng định giá hải quan và xuất xứ hàng hóa sẽ không chờ đến lúc doanh nghiệp có lãi mới phát sinh. Nhập máy móc thì phải xác định trị giá, nhập nguyên liệu thì phải xác định trị giá, muốn áp dụng thuế suất ưu đãi thì phải xem xuất xứ, và muốn hưởng ưu đãi theo hiệp định khi xuất khẩu thì cũng phải xem xuất xứ.

Nói cách khác, nhà máy sản xuất không vận hành theo trình tự “có thuế thu nhập doanh nghiệp trước rồi mới đến vấn đề hải quan”, mà thường là ngược lại: cơ sở tính thuế hải quan, tờ khai hải quan, chuỗi chứng từ xuất xứ và thuế GTGT khâu nhập khẩu xuất hiện trước, còn thuế thu nhập doanh nghiệp theo kết quả lợi nhuận năm mới đến sau. Đây cũng là lý do vì sao nhiều dự án nhà máy nhìn bề ngoài đang làm “tuân thủ tài chính – thuế”, nhưng trên thực tế thứ chặn tiến độ trước tiên thường không phải hồ sơ kê khai thuế TNDN mà là ách tắc thông quan, truy thu, không áp dụng được thuế suất ưu đãi hoặc bị kiểm tra xuất xứ.

2.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp giải thích lợi nhuận, còn hải quan giải thích giao dịch

  • Về bản chất, thuế thu nhập doanh nghiệp là cách giải thích ở tầng lợi nhuận: doanh thu phát sinh ở đâu, chi phí có được khấu trừ hay không, ưu đãi có được hưởng hay không.
  • Trong khi đó, định giá hải quan và xuất xứ lại là cách giải thích ở tầng giao dịch: lô hàng này trị giá bao nhiêu, vì sao có mức giá đó, có chứng minh được xuất xứ từ một quốc gia nhất định hay không và vì sao được áp dụng mức thuế suất ưu đãi này.
  • Đối với nhà máy, chứng cứ ở tầng giao dịch thường xuất hiện sớm hơn và cũng phân tán hơn so với chứng cứ ở tầng lợi nhuận: hợp đồng mua hàng, hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ thanh toán, thỏa thuận khuôn mẫu, hợp đồng dịch vụ kỹ thuật, định mức vật tư (BOM), quy trình sản xuất, tỷ lệ phối liệu, chứng nhận xuất xứ, tuyên bố của nhà cung cấp, chứng từ vận chuyển… tất cả đều có thể bị yêu cầu giải trình trọn bộ ở đầu hải quan.

Những tình huống cụ thể mà doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam dễ vướng trước nhất

3.1 Máy móc, khuôn mẫu và đồ gá: cửa ải đầu tiên là trị giá tính thuế tại thời điểm nhập cảnh

Sai lầm phổ biến nhất ở giai đoạn đầu của nhà máy là nhìn việc nhập máy móc, jig, đồ gá và khuôn mẫu hoàn toàn dưới góc độ kế toán, cho rằng vấn đề cốt lõi chỉ nằm ở thời gian khấu hao, vốn hóa và khả năng khấu trừ về sau khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trên thực tế, câu hỏi hải quan đặt ra trước tiên là: trị giá tính thuế khi nhập khẩu đã đầy đủ chưa? Có khoản nào được tách riêng nhưng thực chất phải cộng vào không? Có thỏa thuận thanh toán nào gắn với điều kiện bán của hàng hóa không? Phụ kiện phục vụ chạy thử và thiết bị chính thức đã được tách bạch hợp lý chưa? Nói cách khác, rào cản thuế đầu tiên của những tài sản này không nằm ở khấu hao thuế TNDN, mà ở cơ sở định giá ngay khi nhập cảnh.

3.2 Mua hàng liên kết: không chỉ kích hoạt chuyển giá mà còn kích hoạt định giá hải quan sớm hơn

Nhiều tập đoàn sản xuất thường nghĩ tới hồ sơ chuyển giá và điều chỉnh thuế đặc biệt đối với thuế thu nhập doanh nghiệp trước tiên. Nhưng với nhà máy thiên về nhập khẩu, giá mua trong giao dịch liên kết sẽ bị soi trước hết dưới góc độ định giá hải quan.

Bởi điều hải quan quan tâm là: giá giao dịch có được chấp nhận hay không, có phải cộng thêm khoản nào không, và có tồn tại quan hệ làm ảnh hưởng đến giá giao dịch hay không. Nói cách khác, cùng một nhóm giao dịch liên kết nhưng cơ quan thuế và cơ quan hải quan đang nhìn vào hai bộ câu hỏi khác nhau: cơ quan thuế xem lợi nhuận có bị chuyển dịch hay không, còn hải quan xem trước hết trị giá tính thuế có bị khai thấp hay không. Nếu cách tiếp cận và bộ hồ sơ của hai bên không được thống nhất từ sớm, doanh nghiệp rất dễ rơi vào xung đột giải thích kiểu “một cách hiểu cho thuế TNDN, một cách hiểu khác cho hải quan”.

3.3 Điểm nghẽn về xuất xứ: nhầm lẫn giữa “sản xuất tại Việt Nam” và “mang xuất xứ Việt Nam”

Sai lầm phổ biến nhất của nhà máy sản xuất khi nhìn về xuất xứ là đồng nhất việc “được sản xuất tại Việt Nam” với việc “đủ điều kiện mang xuất xứ Việt Nam”.

Tuy nhiên, hệ thống xuất xứ của Việt Nam và quy tắc theo từng FTA không quan tâm đến yếu tố địa lý đơn thuần, mà quan tâm đến bài kiểm tra theo quy tắc: hàng hóa có phải hoàn toàn có được hay không, có đáp ứng tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hóa hay không, hàm lượng giá trị khu vực có đạt mức yêu cầu hay không, có hoàn thành công đoạn gia công chế biến cụ thể hay không, hoặc có đáp ứng các điều kiện khác của hiệp định hay không. Hệ thống quản lý xuất xứ chính thức của Việt Nam và các cổng thông tin FTA liên tục công bố chương xuất xứ theo từng hiệp định; trong những năm gần đây, Hải quan Việt Nam cũng đã phát hành sổ tay nghiệp vụ kiểm tra xuất xứ theo FTA, chính vì quy tắc của từng hiệp định không giống nhau và rất dễ bị nhầm lẫn.

Vì vậy, đối với nhà máy xuất khẩu, rủi ro thực sự không nằm ở việc “hàng đã được làm ra tại Việt Nam”, mà ở chỗ “doanh nghiệp có chứng cứ để chứng minh hàng hóa đó mang xuất xứ Việt Nam theo hiệp định mục tiêu hay không”. Khi chuỗi chứng từ này không đủ vững, hệ quả bị ảnh hưởng không phải là thuế TNDN cuối năm mà là báo giá đơn hàng, cam kết với khách hàng, ưu đãi thuế quan, thậm chí cả nguy cơ bị truy thu hoặc buộc phải tái cấu trúc giao dịch về sau.

Năm điểm mà người phụ trách tài chính - thuế cần làm rõ ngay từ giai đoạn đầu

Nội dung cần xác định sớm Câu hỏi trọng tâm cần trả lời Vì sao cần làm rõ từ đầu
Khai báo trị giá tính thuế Giá khai báo có bỏ sót khoản phải cộng hay không Tác động trực tiếp đến cơ sở tính thuế nhập khẩu, VAT khâu nhập khẩu và rủi ro truy thu
Áp dụng quy tắc xuất xứ Ưu đãi nhập khẩu và FTA xuất khẩu thực sự theo bộ quy tắc nào Tác động trực tiếp đến thuế suất áp dụng và khả năng đáp ứng yêu cầu xuất xứ của khách hàng
Cách hiểu giữa hải quan và thuế TNDN có thống nhất không Hai cách giải thích cho cùng một giao dịch có mâu thuẫn không Ảnh hưởng đến kiểm tra hải quan và giải trình thuế về sau
Hồ sơ thông quan có đầy đủ không Hợp đồng, BOM, C/O, chứng từ thanh toán và vận chuyển có khép kín thành chuỗi chứng cứ không Ảnh hưởng đến định giá, xuất xứ và hoạt động kiểm tra sau này
Thứ tự chẩn đoán thuế giai đoạn đầu Nên rà soát thuế quan/xuất xứ trước hay tính toán CIT trước Ảnh hưởng đến tốc độ triển khai dự án và dòng tiền ban đầu

4.1 Khai báo trị giá tính thuế: có phù hợp với cấu trúc giao dịch trong hợp đồng hay không

Doanh nghiệp cần làm rõ sớm: trong mức giá khai báo có bỏ sót khoản nào bắt buộc phải cộng vào hay không? Máy móc, khuôn mẫu, thiết kế, khoản hỗ trợ, phí cấp phép và các điều chỉnh giá về sau có làm thay đổi trị giá tính thuế ở khâu nhập khẩu hay không? Giá giao dịch liên kết có đủ chứng cứ để chứng minh tính hợp lý hay không? Những câu hỏi này không nên đợi đến khi hải quan chất vấn mới xử lý.

4.2 Quy tắc xuất xứ của nguyên liệu và thành phẩm: rốt cuộc áp dụng bộ quy tắc nào

Doanh nghiệp cần phân định từ sớm: khi nhập khẩu muốn áp dụng mức thuế suất ưu đãi nào, khi xuất khẩu đang xin ưu đãi FTA nào cho khách hàng, áp dụng theo hiệp định nào, cơ sở đánh giá là quy tắc xuất xứ thông thường hay quy tắc xuất xứ theo hiệp định, và phải chuẩn bị những chứng cứ xuất xứ nào. Quy tắc giữa các hiệp định không mặc nhiên thông suốt cho nhau.

4.3 Cách hiểu giữa hải quan và thuế thu nhập doanh nghiệp: đã được điều phối thống nhất hay chưa

Cùng một giao dịch mua hàng, cùng một khoản tiền bản quyền, cùng một bộ khuôn mẫu nhưng góc nhìn của hải quan và thuế thu nhập doanh nghiệp là khác nhau. Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định: hồ sơ nào dùng để giải thích giá và xuất xứ với hải quan, hồ sơ nào dùng để giải thích chi phí, khấu hao, lợi nhuận và giao dịch liên kết với cơ quan thuế; và giữa hai bộ cách hiểu này có tồn tại mâu thuẫn hay không.

4.4 Bộ hồ sơ thông quan: có đang được xem như một phần của hồ sơ thuế nền hay không

Tuân thủ tài chính – thuế của doanh nghiệp sản xuất không thể chỉ dựa vào sổ cái, chứng từ kế toán và hồ sơ kiểm toán. Nhiều tranh chấp phát sinh về sau thực chất đều phải lần ngược về hợp đồng mua hàng, chứng từ thanh toán, BOM, hồ sơ xuất xứ, tờ khai hải quan, chứng từ vận chuyển, phiếu đóng gói và thuyết minh gia công. Điều này cũng cho thấy tài liệu quản lý xuất nhập khẩu giữ vị trí cốt lõi trong hệ thống tuân thủ của doanh nghiệp — ngay chính cổng thông tin thương mại chính thức của Việt Nam cũng là nền tảng thông tin tuân thủ do hải quan quản lý.

4.5 Ở giai đoạn đầu dự án: nên ưu tiên chẩn đoán loại vấn đề thuế nào

Đối với nhà máy tại Việt Nam, hạng mục nên được làm trước thường không phải là bài toán ước tính ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp, mà là chẩn đoán thuế ở khâu nhập khẩu, định giá hải quan, xác định xuất xứ, phân loại mã HS, thuế GTGT khâu nhập khẩu và chuỗi chứng từ của chuỗi cung ứng. Không phải vì thuế thu nhập doanh nghiệp không quan trọng, mà vì xét theo trình tự thời gian, đầu hải quan tạo tác động lên dòng tiền sớm hơn và cũng ảnh hưởng đến tiến độ dự án sớm hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Vì cơ sở tính thuế hình thành sớm nhất trong dự án sản xuất thường là cơ sở tính thuế ở khâu nhập khẩu, không phải cơ sở tính thuế trên lợi nhuận.

Ngay khi máy móc, nguyên liệu, khuôn mẫu và phụ tùng phát sinh xuất nhập khẩu, trị giá tính thuế, thuế suất áp dụng, thuế GTGT khâu nhập khẩu và chuỗi chứng từ xuất xứ đã bước vào khâu khai báo và thông quan; còn thuế thu nhập doanh nghiệp thường phải đợi tới giai đoạn ghi nhận doanh thu, tập hợp chi phí và quyết toán năm mới bộc lộ tập trung.

Không. Hai bên đang nhìn vào hai tầng vấn đề khác nhau.

Định giá hải quan giải thích lô hàng này trị giá bao nhiêu, vì sao có mức giá đó và những khoản tiền nào phải cộng vào trị giá tính thuế; trong khi thuế thu nhập doanh nghiệp giải thích doanh thu hình thành ở đâu, chi phí có được khấu trừ không, lợi nhuận được xác nhận như thế nào và doanh nghiệp có đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế hay không.

Vì điều hải quan quan tâm trước tiên là giá giao dịch nhập khẩu có được chấp nhận hay không.

Trong cùng một giao dịch mua hàng liên kết, cơ quan thuế quan tâm đến việc lợi nhuận có bị chuyển dịch hay không, còn hải quan quan tâm sớm hơn đến việc trị giá tính thuế có bị khai thấp hay không, có cần cộng thêm khoản nào hay không và quan hệ liên kết có ảnh hưởng đến giá giao dịch hay không.

Không.

“Sản xuất tại Việt Nam” và “đáp ứng điều kiện xuất xứ Việt Nam theo một hiệp định cụ thể” không phải là một khái niệm. Quy tắc xuất xứ thường xem xét chuyển đổi mã số hàng hóa, hàm lượng giá trị khu vực, công đoạn gia công cụ thể hoặc các điều kiện khác theo hiệp định, chứ không chỉ nhìn vào địa điểm sản xuất.

Vì trong những điều kiện nhất định, các khoản này có thể bị coi là một phần cấu thành phải cộng vào khi xác định trị giá hải quan.

Nếu bên mua cung cấp khuôn mẫu, đồ gá, hỗ trợ thiết kế hoặc chi trả phí giấy phép, tiền bản quyền gắn với điều kiện bán của hàng hóa nhập khẩu, hải quan sẽ tiếp tục đánh giá xem các khoản tiền đó có phải đưa vào trị giá tính thuế hay không, thay vì chỉ mặc nhiên chấp nhận đúng số tiền trên hóa đơn.

Thông thường nên làm trước chẩn đoán về định giá hải quan, xuất xứ hàng hóa, phân loại mã HS, thuế GTGT khâu nhập khẩu và chuỗi chứng từ.

Không phải vì thuế thu nhập doanh nghiệp không quan trọng, mà vì xét theo trình tự thời gian, đầu hải quan tác động đến dòng tiền sớm hơn, đồng thời ảnh hưởng sớm hơn đến hiệu quả thông quan, khả năng áp dụng thuế suất ưu đãi và tiến độ triển khai dự án.

Vanzbon hỗ trợ nhà máy tại Việt Nam làm rõ định giá hải quan, xuất xứ và cách hiểu về thuế như thế nào

Đối với doanh nghiệp đang chuẩn bị đầu tư nhà máy tại Việt Nam hoặc đã bước vào giai đoạn đưa thiết bị vào, sản xuất thử và sản xuất hàng loạt, điều cần làm rõ ở giai đoạn đầu thường không phải là quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm, mà là logic giải thích đối với định giá hải quan, xuất xứ, cơ sở tính thuế ở khâu nhập khẩu và chuỗi chứng từ. Xoay quanh những vấn đề này, Vanzbon thường hỗ trợ doanh nghiệp rà soát trước các nội dung sau:

1. Rà soát cấu trúc giao dịch nhập khẩu và xác định trị giá tính thuế

Xem xét đối với máy móc, khuôn mẫu, đồ gá, nguyên liệu, royalty, khoản hỗ trợ và các điều chỉnh giá về sau để xác định hạng mục nào sẽ ảnh hưởng đến trị giá tính thuế ở khâu nhập khẩu, từ đó tránh tình trạng chỉ đến giai đoạn định giá hải quan mới phải giải trình bổ sung.

2. Rà soát quy tắc xuất xứ và lộ trình áp dụng FTA

Kết hợp nguồn nhập khẩu, thị trường xuất khẩu, cơ cấu vật liệu và phương thức gia công của doanh nghiệp để xác định cần áp dụng bộ quy tắc xuất xứ nào, phải chuẩn bị những chứng cứ gì và liệu ưu đãi mà khách hàng muốn áp dụng có đủ cơ sở hỗ trợ hay không.

3. Điều phối cách hiểu giữa hải quan và thuế thu nhập doanh nghiệp

Đối với các tình huống như mua hàng liên kết, đầu tư khuôn mẫu, tiền bản quyền, chuyển giá và tập hợp chi phí, Vanzbon sẽ nhận diện sớm xem giữa cách giải thích của hải quan và thuế thu nhập doanh nghiệp có xung đột hay không, từ đó giảm chi phí truy thu, điều chỉnh và giải trình về sau.

4. Chuẩn bị hồ sơ thông quan và hồ sơ thuế nền theo cùng một hệ thống

Đưa hợp đồng mua hàng, chứng từ thanh toán, BOM, tờ khai hải quan, hồ sơ xuất xứ, chứng từ vận chuyển và thuyết minh gia công vào cùng một cơ chế quản lý chuỗi chứng cứ, thay vì chờ đến khi có kiểm tra mới quay lại bổ sung hồ sơ.

5. Thiết kế thứ tự chẩn đoán thuế cho giai đoạn đầu dự án

Bám theo tiến độ lập dự án nhà máy, nhập thiết bị, lắp đặt chạy thử, sản xuất thử và sản xuất hàng loạt để xác định nội dung hải quan và xuất xứ nào bắt buộc phải xử lý trước, và nội dung thuế thu nhập doanh nghiệp hay thuế dài hạn nào có thể tiếp tục triển khai trong giai đoạn vận hành tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp đang thúc đẩy dự án nhà máy tại Việt Nam, càng làm rõ sớm các vấn đề này thì các công việc phía sau như quản lý thuế thu nhập doanh nghiệp, quản trị ưu đãi, hoạch định lợi nhuận và tuân thủ thường xuyên càng dễ được xây dựng trên cùng một khung logic có thể giải trình.

Kết luận: Vấn đề thuế của doanh nghiệp sản xuất không bắt đầu từ báo cáo lãi lỗ, mà bắt đầu từ dòng hàng hóa

Đối với nhà máy tại Việt Nam, thuế thu nhập doanh nghiệp giải thích kết quả lợi nhuận, còn định giá hải quan và xuất xứ giải thích chính giao dịch; và chứng cứ của giao dịch luôn xuất hiện trước kết quả lợi nhuận.

Điều mà tuân thủ tài chính – thuế của doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam thực sự cần xử lý thường không phải bản thân thuế thu nhập doanh nghiệp, mà là quá trình hình thành dòng hàng hóa, dòng chứng từ và cơ sở tính thuế của nhà máy. Ngay khi máy móc, nguyên liệu, khuôn mẫu và thành phẩm phát sinh xuất nhập khẩu, định giá hải quan và xuất xứ đã bắt đầu quyết định nghĩa vụ thuế, khả năng áp dụng ưu đãi, hiệu quả thông quan và rủi ro kiểm tra về sau; còn thuế thu nhập doanh nghiệp chủ yếu được hạch toán theo năm sau khi kết quả kinh doanh hình thành.

Vì vậy, với doanh nghiệp đang chuẩn bị đầu tư nhà máy tại Việt Nam hoặc đã bước vào giai đoạn sản xuất hàng loạt, ngưỡng tuân thủ đầu tiên thường không phải là “cuối năm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp ra sao”, mà là “giải thích giá nhập khẩu thế nào, chứng minh xuất xứ ra sao và đồng bộ cách hiểu giữa hải quan với cơ quan thuế”. Càng làm rõ sớm, doanh nghiệp càng dễ triển khai quản lý thuế TNDN, ưu đãi và lợi nhuận trên một khung logic nhất quán.

Các bài viết liên quan

45a20f13-c63d-43d5-9ea2-61b9ac6464a2

Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) tại Việt Nam năm 2026: Cách xác định đối với thiết bị, dịch vụ và lắp đặt công trình

cf52ba60-c58b-453f-9598-e771643532fe

Hướng dẫn thuế giá trị gia tăng (VAT) tại Việt Nam năm 2026: Thuế suất, giảm thuế 8%, khấu trừ đầu vào và yêu cầu kê khai

企业微信截图_17864328729742

Thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam năm 2026: trọng tâm kê khai và tuân thủ

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Gặp gỡ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về gia nhập thị trường Việt Nam, tuân thủ thuế

Đăng ký công ty tại Việt Nam
© 2026 VANZBON. Đã đăng ký bản quyền.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Vanzbon cung cấp hỗ trợ tuân thủ toàn chuỗi, chuyên gia tư vấn phản hồi trong vòng 30 phút.

Vui lòng chọn dịch vụ *
  • Vui lòng chọn dịch vụ
  • Đăng ký công ty
  • Giấy phép kinh doanh
  • Tiếp cận thị trường
  • Nhân sự
  • Mở tài khoản ngân hàng
  • Dịch vụ lựa chọn địa điểm kinh doanh
  • Thuế và kế toán
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ visa
  • Khảo sát thị trường
  • Dịch vụ thư ký
  • Dịch vụ liên hệ chính phủ
  • Khác
Hướng dẫn thành lập công ty

Từ tư vấn miễn phí, đăng ký công ty, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép, đăng ký thuế đến mở tài khoản ngân hàng và xin thị thực, chúng tôi đều cung cấp giải pháp toàn diện. Hãy để Vanzbon giúp bạn đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp thành công tại Việt Nam!

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Vanzbon – đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp và dịch vụ kinh doanh, cung cấp giải pháp toàn diện từ nghiên cứu thị trường, đăng ký công ty, xin giấy phép, tuân thủ thuế đến hỗ trợ vận hành, đảm bảo doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững tại thị trường Việt Nam.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải đồng thời đáp ứng ba điều kiện: có căn cứ thực chất hợp pháp, quy trình tuân thủ đúng luật và chứng cứ đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp cho rằng người lao động thực sự không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật, việc thiếu sót trong thời hạn thông báo, cuộc họp kỷ luật, quyền giải trình của người lao động hoặc hồ sơ chứng cứ vẫn có thể khiến quyết định chấm dứt bị coi là trái pháp luật.

Bài viết này được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Lao động (Bộ luật số 45/2019/QH14) và các văn bản chính thức liên quan, nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một hướng dẫn tuân thủ có thể áp dụng trong thực tiễn. Nếu cần rà soát trước các quy chế thường xuyên như hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử lao động và làm thêm giờ, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tuân thủ lao động tại Việt Nam năm 2026: hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử và làm thêm giờ.

1. Các trường hợp chính dẫn đến chấm dứt quan hệ lao động tại Việt Nam

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình huống của mình thuộc phương án chấm dứt nào. Mỗi phương án có căn cứ pháp lý, thời hạn thông báo, chủ thể tham gia và trách nhiệm thanh toán khác nhau:

STT Phương án chấm dứt Căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động)
1 Chấm dứt theo thỏa thuận Khoản 3 Điều 34
2 Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn Khoản 1 Điều 34
3 Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng Điều 35
4 Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật Điều 36
5 Cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp Điều 42, Điều 43, Điều 44
6 Sa thải kỷ luật Điều 125

Lưu ý trọng yếu: không được trộn lẫn các phương án khác nhau. Ví dụ, nếu lý do chấm dứt xuất phát từ hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động, doanh nghiệp cần áp dụng thủ tục sa thải kỷ luật, chứ không nên xử lý theo thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hai phương án này có căn cứ pháp lý, yêu cầu thông báo và trình tự xử lý khác nhau.

2. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật

2.1 Trong những trường hợp nào doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp pháp định sau:

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của doanh nghiệp; khi xây dựng quy chế này, nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đó;

2. Người lao động bị ốm đau hoặc tai nạn và sau thời hạn điều trị liên tục theo luật mà khả năng lao động vẫn chưa hồi phục;

3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc do yêu cầu di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp khắc phục cần thiết nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;

4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo Điều 31;

5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác;

6. Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên;

7. Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động và việc này ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của doanh nghiệp.

2.2 Cần thông báo trước bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động, trừ các trường hợp được miễn thông báo theo luật và quy định riêng đối với một số ngành nghề đặc thù, thời hạn báo trước thường phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng:

Loại hợp đồng lao động Thời hạn báo trước
Hợp đồng không xác định thời hạn Ít nhất 45 ngày
Hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng Ít nhất 30 ngày
Hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng Ít nhất 3 ngày làm việc

Sai sót thường gặp: đối với thời hạn 45 ngày và 30 ngày, luật sử dụng khái niệm “ngày”, không phải “ngày làm việc”; chỉ thời hạn 3 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng được quy định rõ là ngày làm việc. Trường hợp chấm dứt do người lao động ốm đau dài ngày theo điểm b khoản 1 Điều 36, thời hạn báo trước là ít nhất 3 ngày làm việc và không phụ thuộc vào loại hợp đồng. Một số ngành nghề, công việc đặc thù có thời hạn báo trước riêng.

• Các trường hợp không cần báo trước chỉ bao gồm: người lao động không quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, và người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên. Việc đủ tuổi nghỉ hưu hoặc cung cấp thông tin sai khi tuyển dụng không thuộc nhóm miễn thông báo.

2.3 Những người lao động nào đang trong thời gian được bảo vệ khỏi đơn phương chấm dứt?

Theo Điều 37 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36 trong các trường hợp sau:

• Người lao động đang bị ốm đau, tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện về thời hạn điều trị dài ngày tại điểm b khoản 1 Điều 36;

• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc các kỳ nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý;

• Lao động nữ đang mang thai, người lao động đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý đặc biệt:

• Trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản và nuôi con dưới 12 tháng tuổi, doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật và cũng không được xử lý kỷ luật lao động trong thời gian bảo vệ này. Nếu người lao động có hành vi vi phạm trong thời gian được bảo vệ, doanh nghiệp có thể thu thập và cố định chứng cứ trước;

• Sau khi hết thời gian bảo vệ, nếu thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể gia hạn theo luật, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày.

2.4 Thông báo chấm dứt cần ghi rõ nội dung gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt bằng văn bản cho người lao động theo luật. Để thuận tiện cho việc chứng minh về sau, thông báo nên nêu rõ lý do chấm dứt và căn cứ pháp lý, ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực, phương án thanh toán tiền lương và các khoản liên quan, đồng thời lưu giữ chứng cứ chứng minh người lao động đã nhận được thông báo.

3. Sa thải kỷ luật

3.1 Những hành vi vi phạm nào có thể áp dụng hình thức sa thải?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động, các hành vi vi phạm có thể áp dụng hình thức sa thải bao gồm:

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc;

2. Người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu nội quy lao động đã có quy định cũng thuộc nhóm căn cứ pháp định này;

3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, trong thời gian chưa được xóa kỷ luật lại tái phạm cùng hành vi;

4. Kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng, người lao động nghỉ tổng cộng 5 ngày làm việc trong 30 ngày liên tục hoặc 20 ngày làm việc trong 365 ngày liên tục.

Khi hành vi của người lao động đáp ứng Điều 125, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sa thải nhưng vẫn phải chứng minh lỗi của người lao động và hoàn tất thủ tục xử lý kỷ luật theo luật. Việc tạm đình chỉ công việc trong quá trình xác minh là biện pháp điều tra theo luật, không phải là một hình thức kỷ luật.

3.2 Doanh nghiệp cần chứng minh những sự kiện vi phạm và lỗi nào?

Doanh nghiệp cần chứng minh các yếu tố sau: sự kiện vi phạm, lỗi của người lao động, điều khoản nội quy lao động được áp dụng và việc hành vi đó đáp ứng điều kiện pháp định để áp dụng hình thức sa thải.

3.3 Cuộc họp xử lý kỷ luật cần được tổ chức như thế nào?

Theo Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP Điều 70, việc sa thải kỷ luật cần được xử lý theo trình tự sau:

Trình tự xử lý: phát hiện và lập biên bản hành vi vi phạm → thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động → thông báo cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc → tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật và bảo đảm quyền giải trình của người lao động → lập biên bản cuộc họp → ban hành và gửi quyết định bằng văn bản trong thời hiệu xử lý theo luật.

3.3.1 Thời hiệu xử lý:

• Thời hiệu xử lý đối với hành vi vi phạm thông thường là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;

• Đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản hoặc tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý là 12 tháng;

• Khi hết thời gian bảo vệ mà thời hiệu xử lý đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hiệu xử lý, nhưng thời hạn gia hạn tối đa không quá 60 ngày;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu nói trên. Pháp luật không quy định một thời hạn thống nhất kiểu “ban hành quyết định trong 30 ngày sau cuộc họp”.

3.3.2 Thành phần tham dự và yêu cầu thông báo theo luật:

Doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người lao động bị xử lý và hành vi bị cho là vi phạm cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc, đồng thời bảo đảm các chủ thể đó nhận được thông báo;

• Thành phần tham dự theo luật bao gồm người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; nếu người lao động dưới 15 tuổi thì còn bao gồm người đại diện theo pháp luật;

• Người lao động có quyền tự mình giải trình hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hỗ trợ giải trình;

• Sau khi doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ, nếu các chủ thể phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo;

• Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Nếu người tham dự từ chối ký, người ghi biên bản cần ghi rõ họ tên người từ chối ký và lý do; việc từ chối ký tự thân không đương nhiên làm thủ tục vô hiệu;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải do người có thẩm quyền ban hành trong thời hiệu xử lý theo luật và được gửi cho các chủ thể phải tham dự cuộc họp kỷ luật.

3.4 Các vấn đề thường gặp

Nội quy lao động chưa được xây dựng, lấy ý kiến, thông báo cho người lao động hoặc niêm yết tại vị trí cần thiết theo luật;

• Thông báo họp không đủ 5 ngày làm việc hoặc không chứng minh được các chủ thể phải tham dự đã nhận thông báo;

• Không tạo cơ hội cho người lao động trình bày và giải trình;

• Người lao động là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nhưng doanh nghiệp không thông báo cho tổ chức đó theo luật;

• Biên bản cuộc họp không đầy đủ hoặc sau khi người tham dự từ chối ký, biên bản không ghi họ tên và lý do từ chối ký;

• Quyết định xử lý kỷ luật được ban hành quá thời hiệu xử lý theo luật.

4. Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế và tổ chức lại doanh nghiệp

4.1 Trường hợp áp dụng

Bộ luật Lao động quy định riêng cho hai nhóm tình huống:

• Điều 42 áp dụng đối với thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lao động, thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh hoặc máy móc thiết bị công nghệ, thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm, cũng như các nguyên nhân về cơ cấu, công nghệ hoặc kinh tế như khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc chính sách điều chỉnh cơ cấu kinh tế của Nhà nước;

• Điều 43 áp dụng đối với chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.

4.2 Xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo Điều 42 đến Điều 44, khi những thay đổi liên quan ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động, bao gồm:

• Danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng hoặc chuyển sang làm việc không trọn thời gian;

• Danh sách người lao động nghỉ hưu;

• Danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;

• Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện phương án;

• Biện pháp thực hiện và nguồn kinh phí.

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần trao đổi ý kiến với tổ chức đó. Sau khi phương án được thông qua, doanh nghiệp phải công khai cho người lao động trong vòng 15 ngày.

4.3 Tổ chức đại diện người lao động và thủ tục thông báo

Khi cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42, doanh nghiệp cần trao đổi trước với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên nếu doanh nghiệp có tổ chức đó, đồng thời thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động bị ảnh hưởng trước ít nhất 30 ngày.

Các trường hợp chia, hợp nhất, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền tài sản theo Điều 43 không áp dụng quy tắc thông báo thống nhất 30 ngày tại khoản 6 Điều 42. Doanh nghiệp cần tập trung xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 43 và Điều 44.

4.4 Cách tính trợ cấp mất việc làm

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và bị mất việc do các trường hợp tại Điều 42 hoặc Điều 43, doanh nghiệp phải chi trả trợ cấp mất việc làm: mỗi năm làm việc được trả 1 tháng tiền lương, nhưng tối thiểu bằng 2 tháng tiền lương. Thời gian tính trợ cấp cần trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, cũng như thời gian làm việc đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Khi đánh giá chi phí cắt giảm lao động hoặc tái cơ cấu, doanh nghiệp sản xuất cũng có thể kết hợp hướng dẫn tính chi phí nhân sự trong sản xuất tại Việt Nam: tiền lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở để tính đồng bộ chi phí lao động thường xuyên và chi phí chấm dứt.

5. Sau khi quan hệ lao động kết thúc: thanh toán và xử lý hồ sơ

5.1 Khi nào phải thanh toán tiền lương, trợ cấp và các khoản liên quan?

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động:

• Hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động;

• Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, vì lý do kinh tế, tổ chức lại doanh nghiệp, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm và các trường hợp pháp định khác, thời hạn có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 30 ngày.

5.2 Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Luật số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Luật này không thống nhất bãi bỏ các biểu mẫu báo giảm lao động hiện hành, cũng không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang “biểu mẫu mới sau ngày 1 tháng 7 năm 2025” mới được tiếp nhận thủ tục nghỉ việc. Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình và biểu mẫu hiện hành do cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam công bố tại từng thời điểm.

Các nội dung của luật mới liên quan trực tiếp đến thủ tục nghỉ việc bao gồm:

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt;

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả lại sổ bảo hiểm xã hội giấy cho người lao động;

• Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và sổ bảo hiểm xã hội giấy có giá trị pháp lý như nhau; sổ bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai chậm nhất từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, còn sổ giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm có yêu cầu.

5.3 Doanh nghiệp còn phải hoàn tất những thủ tục nghỉ việc nào?

Sắp xếp hoạt động Cách xử lý địa chỉ
Công ty công nghệ đặt trụ sở tại văn phòng chia sẻ, đội ngũ làm việc tại một văn phòng khác Kiểm tra văn phòng thực tế có cần đăng ký là địa điểm kinh doanh hay không
Công ty thương mại đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng, hàng hóa được lưu tại kho Xử lý riêng trụ sở chính và sắp xếp kho bãi
Doanh nghiệp sản xuất đặt trụ sở tại khu đô thị, nhà máy nằm trong khu công nghiệp Quản lý nhà máy riêng như địa điểm dự án và địa điểm sản xuất
Doanh nghiệp thương mại điện tử tách riêng trụ sở, chăm sóc khách hàng và kho đổi trả Đánh giá đăng ký và giấy phép theo chức năng thực tế của từng địa điểm
Công ty nhà hàng tách riêng trụ sở và cửa hàng Cửa hàng không thể chỉ dựa vào đăng ký trụ sở để bao phủ hoạt động kinh doanh

6. Doanh nghiệp cần lưu giữ những chứng cứ nào

Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng cứ tương ứng với từng phương án chấm dứt và kiểm tra theo danh sách sau:

Phương án chấm dứt Chứng cứ về lý do Chứng cứ về thủ tục Chứng cứ thanh toán
Không hoàn thành công việc Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc và hồ sơ ban hành; kết quả đánh giá định kỳ; kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn; ghi nhận bằng văn bản về việc không đạt yêu cầu Hồ sơ lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng tiêu chí hiệu quả công việc (nếu có); thông báo chấm dứt và chứng từ giao nhận Chứng từ thanh toán tiền lương và trợ cấp; hồ sơ xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Ốm đau dài ngày Chẩn đoán, thời hạn điều trị và tài liệu chứng minh khả năng lao động chưa hồi phục do cơ sở y tế cấp Chứng cứ về loại hợp đồng; thông báo chấm dứt và hồ sơ giao nhận Bảng giao nhận tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ
Sa thải kỷ luật Biên bản vi phạm, camera, lời khai nhân chứng, giải trình bằng văn bản của người lao động; nội quy lao động và hồ sơ thông báo, niêm yết Thông báo họp và giao nhận; hồ sơ giải trình; biên bản cuộc họp; quyết định kỷ luật và giao nhận Hồ sơ thanh toán lương và bảo hiểm; biên bản xác nhận quyết toán cuối cùng
Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế Văn bản quyết định thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc tài liệu chứng minh lý do kinh tế Phương án sử dụng lao động; hồ sơ trao đổi ý kiến; thông báo 30 ngày trong trường hợp Điều 42 Cách tính trợ cấp mất việc và chứng từ thanh toán
Chấm dứt theo thỏa thuận Hồ sơ quá trình thương lượng Thỏa thuận chấm dứt có chữ ký của hai bên và tài liệu ủy quyền ký kết Hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận; xác nhận của hai bên về các khoản đã thanh toán

Các nội dung dưới đây là khuyến nghị quản lý chứng cứ của doanh nghiệp. Thời hạn lưu giữ cụ thể cần được xác định cùng với quy định về tranh chấp lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội, thuế, hồ sơ nhân sự và dữ liệu cá nhân:

1. Chứng cứ bằng văn bản: hợp đồng lao động, nội quy lao động, hồ sơ đánh giá, thông báo và tài liệu họp cần được lưu thành hồ sơ có thể tra cứu; khi tranh chấp đã phát sinh hoặc có thể dự kiến một cách hợp lý, không nên xóa các tài liệu liên quan;

2. Chứng cứ điện tử: email, hệ thống nội bộ và tin nhắn trao đổi tức thời cần được lưu giữ ở mức tối đa dưới dạng tệp gốc, có thông tin thời gian và đầy đủ bối cảnh;

3. Tư liệu âm thanh, hình ảnh: camera, ghi âm và ghi hình cần được lưu bản gốc, thời điểm tạo và hồ sơ quá trình trích xuất, đồng thời tuân thủ yêu cầu về dữ liệu cá nhân và quản lý giám sát;

4. Chứng cứ giao nhận: có thể sử dụng ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ và các phương thức khác. Nếu người lao động từ chối nhận, doanh nghiệp có thể lập ghi nhận cùng thời điểm và củng cố chứng cứ bằng người làm chứng, gửi lại qua bưu chính hoặc phương thức xác minh khác; luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải dùng thư bảo đảm có khai giá hoặc phải có hai người làm chứng.

7. Sai sót thường gặp và hậu quả của việc chấm dứt trái pháp luật

7.1 Doanh nghiệp thường mắc sai sót thủ tục nào khi chấm dứt hợp đồng lao động?

STT Sai sót điển hình Hậu quả
1 Không phân biệt đơn phương chấm dứt của doanh nghiệp, sa thải kỷ luật và cắt giảm vì lý do kinh tế; trộn lẫn thủ tục Có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật
2 Có lý do chấm dứt nhưng chứng cứ không đủ Doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ chứng minh theo luật
3 Hiểu nhầm 30 ngày, 45 ngày là ngày làm việc Có thể dẫn đến thiếu thời hạn báo trước
4 Sa thải kỷ luật mà không tổ chức cuộc họp kỷ luật, ban hành quyết định trực tiếp Có thể cấu thành vi phạm thủ tục
5 Đơn phương chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi Có thể cấu thành chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trái pháp luật và phát sinh trách nhiệm tương ứng
6 Không thanh toán trong thời hạn luật định hoặc không kịp thời xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội Có thể bị yêu cầu thanh toán bổ sung, thực hiện bổ sung và chịu trách nhiệm xử phạt hành chính

7.2 Doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý nào nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật?

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật có thể phải chịu các trách nhiệm sau:

1. Về nguyên tắc, phải khôi phục quan hệ lao động, trả tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc, đóng bổ sung bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian đó, đồng thời trả thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;

2. Nếu không bảo đảm đủ thời hạn báo trước, phải trả thêm khoản tiền lương tương ứng với thời gian thiếu báo trước;

3. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc theo luật;

4. Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản nêu trên và trợ cấp thôi việc, hai bên còn phải thỏa thuận khoản bồi thường bổ sung, nhưng khoản này không được thấp hơn 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

7.3 Khi nào việc chấm dứt trái pháp luật có thể liên quan đến trách nhiệm hình sự?

Theo Văn bản hợp nhất Bộ luật Hình sự số 135/VBHN-VPQH Điều 162, bất kỳ người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà sa thải người lao động trái pháp luật, ra quyết định buộc thôi việc trái pháp luật đối với công chức, viên chức, hoặc cưỡng ép, đe dọa buộc họ thôi việc và gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Điều khoản này không chỉ giới hạn ở người quản lý doanh nghiệp và cũng không yêu cầu người lao động phải tự sát mới cấu thành tội phạm cơ bản; việc người bị sa thải tự sát là một tình tiết tăng nặng. Trách nhiệm hình sự chỉ áp dụng khi đáp ứng đầy đủ cấu thành tội phạm, không phải là hậu quả đương nhiên của mọi trường hợp chấm dứt trái pháp luật.

8. Danh sách kiểm tra thủ tục và chứng cứ trước khi doanh nghiệp chấm dứt lao động

Trước khi ra quyết định chấm dứt, doanh nghiệp nên kiểm tra từng mục dưới đây (bản tháng 7 năm 2026):

□ Bước 1: Xác định phương án chấm dứt — thuộc trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế?

□ Bước 2: Rà soát căn cứ pháp định — tình huống có đáp ứng đầy đủ các yếu tố cấu thành theo điều khoản tương ứng của Bộ luật Lao động hay không?

□ Bước 3: Kiểm tra các hạn chế bảo vệ đặc biệt — người lao động có đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi hay không? Có đang trong thời gian điều trị hoặc nghỉ phép được bảo vệ theo luật hay không?

□ Bước 4: Xác nhận thủ tục thông báo hoặc họp — cách tính thời hạn thông báo đã chính xác chưa? Cuộc họp kỷ luật đã được thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc chưa? Đã thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở của người lao động theo luật hay chưa, nếu áp dụng?

□ Bước 5: Rà soát mức độ đầy đủ của chứng cứ — chứng cứ về lý do và chứng cứ về thủ tục có đầy đủ để doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ chứng minh trong tranh chấp hay không?

□ Bước 6: Xác định phương án thanh toán — tiền lương, trợ cấp, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sẽ được xác nhận và xử lý như thế nào?

9. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam như thế nào?

Đội ngũ Việt Nam của Vanzbon có thể kết hợp nguyên nhân chấm dứt, tình trạng của người lao động và cách sắp xếp hợp đồng lao động để hỗ trợ doanh nghiệp rà soát phương án chấm dứt và thủ tục cần thực hiện, bao gồm:

• Xác định nên áp dụng thủ tục chấm dứt theo thỏa thuận, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế

• Rà soát căn cứ chấm dứt, thời hạn thông báo, giới hạn bảo vệ đặc biệt và yêu cầu tham gia của tổ chức đại diện người lao động

• Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ đánh giá hiệu suất, tài liệu vi phạm, biên bản họp, chứng từ giao nhận và các chứng cứ khác

• Hỗ trợ chuẩn bị thông báo chấm dứt, quyết định kỷ luật, thỏa thuận chấm dứt theo thỏa thuận và tài liệu họp liên quan

• Rà soát tiền lương, ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và thủ tục bảo hiểm xã hội

• Đưa ra khuyến nghị về rủi ro chấm dứt trái pháp luật, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh và xử lý tranh chấp về sau

Trước khi gửi thông báo chấm dứt hoặc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp có thể nộp hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, hồ sơ đánh giá, tài liệu vi phạm và phương án chấm dứt dự kiến để rà soát, qua đó tránh làm tăng rủi ro tranh chấp do chọn sai phương án hoặc thiếu thủ tục.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có thể hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hủy bỏ thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh người lao động “không đạt yêu cầu tuyển dụng” hoặc phải được người lao động đồng ý; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương thử việc cho thời gian người lao động đã làm việc.

Doanh nghiệp cần gửi thông báo họp cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc và bảo đảm họ nhận được thông báo. Nếu người lao động hoặc các chủ thể phải tham dự khác đã nhận thông báo hợp lệ nhưng không xác nhận tham gia hoặc vắng mặt, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gửi thông báo và ghi nhận việc vắng mặt, đồng thời bảo lưu cơ hội giải trình mà người lao động có theo luật trong cuộc họp. Pháp luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải có hai người làm chứng, cũng không quy định thời hạn giải trình bằng văn bản tối thiểu 3 ngày làm việc.

Không thể kết luận một cách chung chung rằng “từ chối nhận thì không ảnh hưởng đến hiệu lực”. Doanh nghiệp vẫn phải chứng minh mình đã thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản và giao nhận theo quy định áp dụng. Có thể kết hợp ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ, ghi nhận việc từ chối nhận và các phương thức khác để hình thành chứng cứ. Pháp luật không có yêu cầu thống nhất bắt buộc phải sử dụng thư bảo đảm có khai giá và có hai người không có lợi ích liên quan làm chứng.

Doanh nghiệp nên lưu tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, hồ sơ xây dựng và ban hành tiêu chí, tài liệu chứng minh người lao động đã biết tiêu chí, kết quả đánh giá của từng kỳ đánh giá, kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn, cũng như tài liệu bằng văn bản phản hồi cho người lao động về kết quả không đạt yêu cầu. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cũng cần lưu hồ sơ lấy ý kiến của tổ chức đó khi xây dựng quy chế đánh giá hiệu quả công việc.

Tối thiểu nên bao gồm việc hai bên tự nguyện chấm dứt quan hệ lao động, ngày chấm dứt, các khoản tiền lương và ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc hoặc khoản chi trả theo thỏa thuận, phương án xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, bàn giao hồ sơ và phương thức xử lý tranh chấp. Hai bên có thể xác nhận các khoản đã thanh toán, nhưng thỏa thuận không nên loại trừ các quyền bắt buộc mà người lao động được hưởng theo luật.

11. Kết luận: trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, cần rà soát phương án, thủ tục và chứng cứ

Đối với việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, căn cứ thực chất, thủ tục pháp định và hồ sơ chứng cứ là ba yếu tố không thể thiếu. Chọn sai phương án, thiếu thủ tục hoặc không đủ chứng cứ đều có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro khôi phục quan hệ lao động hoặc bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp nên lồng ghép yêu cầu tuân thủ vào quản trị hằng ngày thay vì chỉ chuẩn bị khi sắp chấm dứt hợp đồng. Trong các tình huống có người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt, cắt giảm lao động tập thể hoặc ranh giới pháp lý chưa rõ, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Khi liên quan đến tranh chấp lao động phức tạp hoặc thiết kế quy trình, doanh nghiệp có thể kết hợp dịch vụ pháp lý tại Việt Nam để tiếp tục rà soát phương án áp dụng, thẩm quyền ký tài liệu và hồ sơ chứng cứ.

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com