Cách xây dựng đội ngũ đầu tiên cho hoạt động thương mại và phân phối tại Việt Nam: Vì sao không nên gộp sales, vận hành thương mại, hậu mãi và tuân thủ vào cùng một vị trí?

Cam kết với khách hàng mất kiểm soát, giá kênh phân phối rối loạn, trách nhiệm hậu mãi bị bỏ trống, hợp đồng lao động không phản ánh đúng thực tế — những vấn đề này thường bắt nguồn từ một sai lầm ngay giai đoạn khởi động hoạt động thương mại và phân phối tại Việt Nam: gộp sales, vận hành thương mại, hậu mãi và tuân thủ cho một người kiêm nhiệm. Ngắn hạn có thể tiết kiệm nhân sự, nhưng dài hạn lại đánh đổi bằng trật tự vận hành. Bài viết này tập trung giải quyết câu hỏi: đội ngũ đầu tiên nên được tách như thế nào, và những chức năng nào bắt buộc phải phân tách ngay từ đầu.

Trong giai đoạn đầu thâm nhập thị trường Việt Nam, doanh nghiệp thường có xu hướng tuyển trước một “nhân sự kinh doanh đa năng” — người cùng lúc phụ trách phát triển khách hàng, làm việc với nhà phân phối, theo dõi đơn hàng, quản lý công nợ, xử lý hậu mãi, thậm chí kiêm cả hành chính và tuân thủ. Cách làm này khá phổ biến, nhưng cũng thường cài sẵn rủi ro về cơ cấu ngay từ bước khởi động.

Lý do là bởi thương mại và phân phối không phải một hành động đơn lẻ, mà là một chuỗi hoàn chỉnh — phía trước là phát triển khách hàng và kênh phân phối; ở giữa là báo giá, hợp đồng, đơn hàng, giao hàng và thu tiền; phía sau là hậu mãi, khiếu nại, phụ tùng, đổi trả và hỗ trợ liên tục tại thị trường địa phương. Khi các hoạt động này do pháp nhân có vốn đầu tư nước ngoài hoặc chủ thể có yếu tố nước ngoài thực hiện, doanh nghiệp còn phải đồng thời đáp ứng các yêu cầu tuân thủ về hợp đồng lao động, mô tả công việc, thẩm quyền ký kết, giấy phép lao động cho người nước ngoài và phạm vi ngành nghề kinh doanh. Nghị định 09/2018/NĐ-CP quy định rõ về “mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa”, điều đó có nghĩa là việc xây dựng đội ngũ phải được thiết kế đồng bộ với chức năng của pháp nhân và mô hình kinh doanh, chứ không thể tách rời từng phần.

Trọng tâm của bài viết là: trong giai đoạn khởi động hoạt động thương mại và phân phối tại Việt Nam, doanh nghiệp nên xây dựng đội ngũ đầu tiên như thế nào để tránh gộp bốn chức năng sales, vận hành thương mại, hậu mãi và tuân thủ vào cùng một vị trí.