Việc nhân viên được phái cử có thể đồng thời phải đóng bảo hiểm xã hội tại nước phái cử và tại Việt Nam hay không thường cần được đánh giá dựa trên hai yếu tố. Thứ nhất, người lao động tại Việt Nam thuộc diện điều chuyển nội bộ doanh nghiệp hay ký hợp đồng lao động địa phương với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Thứ hai, giữa nước phái cử và Việt Nam có hiệp định bảo hiểm xã hội đã có hiệu lực và áp dụng cho người lao động đó hay không. Việc người lao động đã tham gia bảo hiểm tại nước phái cử không đương nhiên miễn nghĩa vụ đóng tại Việt Nam.
Bài viết này so sánh quy định tham gia bảo hiểm giữa trường hợp điều chuyển nội bộ và tuyển dụng địa phương, đồng thời trình bày các trường hợp miễn trừ theo luật, Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc, tỷ lệ và căn cứ đóng, rủi ro đóng trùng, cũng như cơ chế nhận bảo hiểm xã hội một lần sau khi chấm dứt làm việc. Hiện nay, Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc đã có hiệu lực và có cơ chế thực hiện rõ ràng; đối với người lao động được phái cử từ các quốc gia khác, doanh nghiệp cần đối chiếu riêng quy định của Việt Nam và quy định của nước phái cử.
1. Tiêu chí áp dụng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam: đã thay đổi từ tháng 7/2025
Để xác định hình thức sử dụng lao động phù hợp, doanh nghiệp trước hết cần nắm rõ phạm vi áp dụng của bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam. Trước đây, một trong các điều kiện để xác định người lao động nước ngoài có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam hay không là “có giấy phép lao động hay không”. Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15) và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2025, tiêu chí áp dụng đã được điều chỉnh.
Theo quy định mới, người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam đều phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, không phân biệt quốc tịch và không phụ thuộc vào việc người đó có giấy phép lao động hay giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hay không.
Trừ các trường hợp miễn trừ theo luật hoặc trường hợp được điều chỉnh bởi điều ước quốc tế, tiêu chí tham gia bắt buộc này về nguyên tắc không khác nhau theo quốc tịch của người lao động. Việc một số doanh nghiệp trước đây viện dẫn lý do “người lao động không cần giấy phép lao động” (ví dụ kết hôn với công dân Việt Nam) để không tham gia bảo hiểm xã hội không còn phù hợp với quy định hiện hành.
2. Ba trường hợp có thể được miễn tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Ba trường hợp sau có thể được miễn nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam:
• Người lao động điều chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transferee): là quản lý, giám đốc điều hành hoặc chuyên gia do công ty thuộc tập đoàn ở nước ngoài cử sang, và đã làm việc liên tục cho công ty ở nước ngoài đó ít nhất 12 tháng trước khi được cử sang Việt Nam. Cơ chế này không phân biệt người lao động đến từ quốc gia nào, mà tập trung vào thời gian làm việc, tính chất chức danh và các điều kiện khách quan khác.
• Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo pháp luật Việt Nam tại thời điểm ký hợp đồng lao động.
• Trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác — hiện nay cơ chế áp dụng trên thực tế chủ yếu là Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc.
3. Cơ chế đặc thù theo Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam - Hàn Quốc
Hiện nay, hiệp định song phương về bảo hiểm xã hội đã được Việt Nam ký kết và có hiệu lực là Hiệp định Việt Nam – Hàn Quốc. Theo thông tin chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc thực hiện Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc, hiệp định này đã chính thức có hiệu lực từ ngày 1/1/2024. Theo hiệp định, người lao động do công ty Hàn Quốc phái cử sang Việt Nam có thể chỉ tham gia bảo hiểm tại Hàn Quốc trong thời hạn áp dụng ban đầu tối đa 60 tháng và không phải đóng trùng tại Việt Nam. Trường hợp được cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được chỉ định của hai bên chấp thuận, thời hạn này có thể được gia hạn ngoại lệ, tối đa thêm 36 tháng. Để được miễn, người lao động cần có Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm do Cơ quan Hưu trí quốc gia Hàn Quốc cấp.
Ngày 8/12/2023, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và Hàn Quốc đã ký thỏa thuận hành chính về việc triển khai hiệp định. Ngày 23/1/2024, Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Cơ quan Hưu trí quốc gia Hàn Quốc (NPS) đã ký thỏa thuận thực hiện hiệp định bảo hiểm xã hội theo hình thức trực tuyến. Chính phủ Việt Nam đã phê duyệt hiệp định theo Nghị quyết số 60/NQ-CP ngày 25/4/2023. Sau khi hai nước hoàn tất thủ tục nội bộ, hiệp định có hiệu lực từ ngày 1/1/2024.
4. Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội theo hợp đồng lao động địa phương (tiêu chuẩn hiện hành năm 2026)
Nếu người lao động ký hợp đồng lao động trực tiếp với pháp nhân tại Việt Nam với thời hạn hợp đồng từ đủ 12 tháng trở lên, việc đóng bảo hiểm tại Việt Nam được thực hiện theo các tỷ lệ sau:
| Loại bảo hiểm | Người sử dụng lao động đóng | Người lao động đóng |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, tử tuất 14% + ốm đau, thai sản 3% + tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 0,5%) | 17,5% | 8% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Người lao động nước ngoài không tham gia | Người lao động nước ngoài không tham gia |
| Tổng cộng | 20,5% | 9,5% |
Mức tiền lương làm căn cứ đóng có trần. Theo Nghị định số 161/2026/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 1/7/2026, mức lương cơ sở được điều chỉnh từ 2,34 triệu VND/tháng lên 2,53 triệu VND/tháng. Trần tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bằng 20 lần mức lương cơ sở; do đó, từ ngày 1/7/2026, mức trần đã được điều chỉnh từ 46,8 triệu VND/tháng lên 50,6 triệu VND/tháng. Phần vượt trần không tiếp tục được tính đóng.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, bảo hiểm xã hội cần được đưa vào ngân sách nhân sự cùng với tiền lương, làm thêm giờ và chỗ ở. Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tính chi phí lao động trong ngành sản xuất tại Việt Nam, bao gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở để có cách nhìn tổng thể hơn.
5. Việc có phát sinh “đóng trùng” hay không còn phụ thuộc vào quy định của nước phái cử
Như đã nêu, việc Việt Nam có bắt buộc tham gia bảo hiểm hay người lao động có đáp ứng điều kiện miễn trừ hay không được xác định độc lập với quốc tịch. Tuy nhiên, việc “đóng trùng” có thực sự phát sinh hay không còn phụ thuộc vào một biến số quan trọng khác: hệ thống bảo hiểm xã hội của nước phái cử có yêu cầu người lao động tiếp tục đóng trong thời gian làm việc ở nước ngoài hay không. Quy định này khác nhau tùy từng quốc gia:
• Một số quốc gia cho phép người lao động tạm dừng hoặc chấm dứt đóng trong thời gian làm việc ở nước ngoài, với điều kiện và thủ tục cụ thể theo từng nước;
• Một số quốc gia yêu cầu tiếp tục đóng nếu quan hệ lao động vẫn được duy trì với pháp nhân trong nước;
• Nếu quan hệ lao động với pháp nhân tại nước phái cử đã được chấm dứt hợp pháp, việc có còn phải tham gia bảo hiểm tại nước phái cử hay không vẫn cần được xác định theo pháp luật của nước đó.
Nội dung này cần được doanh nghiệp xác nhận riêng theo quy định bảo hiểm xã hội của quốc gia nơi đặt trụ sở chính. Nghĩa vụ tuân thủ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam không tự động được miễn chỉ vì người lao động đồng thời đã tham gia bảo hiểm tại nước phái cử, trừ khi đáp ứng điều kiện miễn trừ theo diện “điều chuyển nội bộ” hoặc điều kiện áp dụng của Hiệp định Việt Nam – Hàn Quốc.
6. Doanh nghiệp nên ứng phó với rủi ro tuân thủ bảo hiểm xã hội khi phái cử nhân viên sang Việt Nam như thế nào?
6.1 Kiểm tra điều kiện điều chuyển nội bộ và hồ sơ chứng minh trước khi phái cử
Việc có thể áp dụng miễn trừ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam theo diện “điều chuyển nội bộ” hay không phụ thuộc vào thời gian làm việc, tính chất chức danh và các điều kiện khách quan khác. Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người lao động điều chuyển nội bộ cần có văn bản cử đi làm việc do người sử dụng lao động ở nước ngoài ban hành, đồng thời xác nhận người lao động đã làm việc liên tục cho công ty ở nước ngoài đó ít nhất 12 tháng trước khi nhập cảnh vào Việt Nam. Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước văn bản cử đi, hồ sơ quá trình làm việc và các tài liệu chứng minh liên quan để có cơ sở đầy đủ cho việc xác định miễn trừ sau này.
Giấy phép lao động, xác nhận miễn giấy phép lao động và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội là các vấn đề cần được đánh giá riêng. Khi sắp xếp nhân sự phái cử, doanh nghiệp có thể tham khảo bối cảnh mới về thị thực và giấy phép lao động tại Việt Nam: hướng dẫn tuân thủ cho nhà đầu tư và doanh nghiệp để đồng thời kiểm tra điều kiện làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài.
6.2 Nếu phải sử dụng hợp đồng lao động địa phương, cần đồng thời kiểm tra quy định của nước phái cử
Việc tạm dừng hay duy trì quan hệ bảo hiểm xã hội của người lao động tại nước phái cử là một vấn đề độc lập theo pháp luật trong nước của nước phái cử. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hình thức sử dụng lao động cụ thể, chẳng hạn quan hệ lao động có được duy trì hay không, có thông qua bên thứ ba phái cử hay không, để xác nhận riêng với tư vấn nhân sự hoặc tư vấn bảo hiểm xã hội tại cả hai bên.
Hợp đồng lao động địa phương, tiền lương, phái cử và làm thêm giờ cũng cần được thiết kế thống nhất. Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tuân thủ lao động địa phương tại Việt Nam năm 2026: hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử và làm thêm giờ để rà soát đầy đủ các yêu cầu về sử dụng lao động.
6.3 Nắm rõ điều kiện và quy trình nhận bảo hiểm xã hội một lần
Theo khoản 2 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động nước ngoài có thể đề nghị nhận bảo hiểm xã hội một lần khi hợp đồng lao động chấm dứt, hoặc khi giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hết hạn mà không được gia hạn.
Khác với người lao động Việt Nam thường phải chờ đủ 12 tháng sau khi nghỉ việc mới được đề nghị, người lao động nước ngoài có thể nộp hồ sơ ngay khi đáp ứng điều kiện mà không cần chờ. Mức hưởng được tính theo thời gian đóng và tiền lương tháng bình quân; đối với thời gian đóng từ năm 2014 trở đi, mỗi năm đóng được tính bằng 2 tháng tiền lương bình quân. Hồ sơ pháp lý cơ bản gồm sổ bảo hiểm xã hội và đơn đề nghị nhận bảo hiểm xã hội một lần; việc có phải nộp hộ chiếu, tài liệu chấm dứt hợp đồng lao động, giấy phép lao động và giấy tờ cư trú hay không cần căn cứ danh mục hồ sơ do cơ quan tiếp nhận công bố đối với từng lý do cụ thể. Người lao động có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện; văn bản ủy quyền ký ở nước ngoài cần được công chứng, chứng nhận/hợp pháp hóa hoặc dịch thuật theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Thời hạn giải quyết theo luật là 7 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ.
Cơ chế này có thể phần nào bù đắp vấn đề “đóng nhiều, sử dụng ít” trong các đợt phái cử ngắn hạn, nhưng đây là biện pháp xử lý sau khi đã đóng và không thể thay thế việc đánh giá đúng hình thức sử dụng lao động và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm ngay từ đầu.
6.4 Doanh nghiệp Hàn Quốc nên kiểm tra điều kiện áp dụng hiệp định
Theo các thông tin công khai chính thức của Việt Nam được rà soát trước thời điểm bài viết này được phát hành, hiệp định song phương về bảo hiểm xã hội đã có hiệu lực và có cơ chế thực hiện rõ ràng là Hiệp định Việt Nam – Hàn Quốc. Doanh nghiệp Hàn Quốc nên kiểm tra điều kiện áp dụng hiệp định; đối với doanh nghiệp từ các quốc gia khác, trọng tâm đánh giá nên đặt vào khả năng áp dụng cơ chế “điều chuyển nội bộ”.
7. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tuân thủ bảo hiểm xã hội cho lao động nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?
Vanzbon tập trung vào dịch vụ tuân thủ nhân sự và bảo hiểm xã hội tại thị trường Việt Nam, hỗ trợ nhu cầu phái cử và sử dụng lao động nước ngoài thông qua:
• Đánh giá hình thức sử dụng lao động nước ngoài, xác định nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo diện điều chuyển nội bộ hoặc tuyển dụng địa phương
• Rà soát điều kiện miễn trừ theo diện điều chuyển nội bộ và chuẩn bị văn bản cử đi, hồ sơ làm việc ở nước ngoài cùng các tài liệu liên quan
• Hỗ trợ đăng ký bảo hiểm xã hội tại Việt Nam, kiểm tra mức tiền lương làm căn cứ đóng và quản lý thông tin kê khai
• Đánh giá nghĩa vụ bảo hiểm xã hội tại nước phái cử và rủi ro đóng trùng
• Hỗ trợ hồ sơ nhận bảo hiểm xã hội một lần sau khi hợp đồng lao động chấm dứt hoặc giấy phép liên quan hết hạn
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, kể từ ngày 1/7/2025, đều phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, không phụ thuộc vào việc có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hay không.
Có. Ba nhóm miễn trừ gồm: (1) người lao động điều chuyển nội bộ doanh nghiệp — do công ty thuộc tập đoàn ở nước ngoài cử sang, và đã làm việc liên tục cho công ty ở nước ngoài ít nhất 12 tháng trước khi phái cử, với chức danh quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật; (2) người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo pháp luật Việt Nam tại thời điểm ký hợp đồng lao động; (3) trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác, hiện nay cơ chế áp dụng chính trên thực tế là Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc.
Tỷ lệ bảo hiểm xã hội là 25,5% (người sử dụng lao động 17,5%, người lao động 8%); tỷ lệ bảo hiểm y tế là 4,5% (người sử dụng lao động 3%, người lao động 1,5%); người lao động nước ngoài không tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Tổng cộng, người sử dụng lao động đóng 20,5% và người lao động đóng 9,5%.
Có. Mức trần bằng 20 lần mức lương cơ sở. Trước ngày 1/7/2026, mức trần là 46,8 triệu VND/tháng; từ ngày 1/7/2026, khi mức lương cơ sở được điều chỉnh lên 2,53 triệu VND/tháng, mức trần tương ứng được điều chỉnh lên 50,6 triệu VND/tháng.
Có. Khi hợp đồng lao động chấm dứt hoặc giấy phép lao động hết hạn mà không được gia hạn, người lao động có thể đề nghị nhận bảo hiểm xã hội một lần. Người lao động nước ngoài đủ điều kiện có thể nộp hồ sơ ngay, không cần chờ 12 tháng như người lao động Việt Nam. Thời hạn giải quyết là 7 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ.
Hiệp định bảo hiểm xã hội Việt Nam – Hàn Quốc có hiệu lực từ ngày 1/1/2024. Người lao động do công ty Hàn Quốc phái cử sang Việt Nam có thời hạn áp dụng ban đầu tối đa 60 tháng; nếu được cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được chỉ định của hai bên chấp thuận, có thể được gia hạn ngoại lệ tối đa thêm 36 tháng.
Không nhất thiết. Điều này phụ thuộc vào việc Việt Nam có bắt buộc tham gia bảo hiểm hay không và nước phái cử có yêu cầu người lao động tiếp tục đóng trong thời gian làm việc ở nước ngoài hay không. Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam không tự động được miễn chỉ vì người lao động đồng thời đang tham gia bảo hiểm tại nước phái cử; doanh nghiệp cần căn cứ hình thức sử dụng lao động cụ thể để xác nhận riêng với tư vấn bảo hiểm xã hội tại cả hai bên.
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt. Theo Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, từ ngày 10/9/2026, hành vi không đăng ký đầy đủ người tham gia bảo hiểm theo quy định có thể bị phạt tối đa 150 triệu VND, đồng thời có thể bị cơ quan thanh tra lao động kiểm tra và yêu cầu truy đóng.
9. Kết luận: Cần xác định nghĩa vụ tham gia bảo hiểm và điều kiện miễn trừ trước khi phái cử lao động nước ngoài sang Việt Nam
Việc người lao động nước ngoài có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam hay không cần được đánh giá dựa trên thời hạn hợp đồng lao động, pháp nhân sử dụng lao động tại Việt Nam, phương thức phái cử, điều kiện điều chuyển nội bộ và điều ước quốc tế áp dụng. Người lao động đã tham gia bảo hiểm tại nước phái cử không đương nhiên được miễn nghĩa vụ đóng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu tham gia bảo hiểm và điều kiện miễn trừ tại Việt Nam trước khi phái cử nhân sự, chuẩn bị văn bản cử đi, hồ sơ quá trình làm việc và các tài liệu chứng minh liên quan, đồng thời xác nhận nước phái cử có yêu cầu tiếp tục đóng bảo hiểm hay không. Đối với người lao động phải tham gia bảo hiểm tại Việt Nam, doanh nghiệp cũng cần dự toán trước chi phí đóng của cả doanh nghiệp và người lao động, thực hiện kê khai đúng hạn và sắp xếp thủ tục nhận bảo hiểm xã hội một lần sau khi quan hệ lao động chấm dứt.
