Khi tuyển dụng lao động tại Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến hợp đồng lao động. Từ thời điểm người lao động gia nhập, thử việc, làm việc chính thức cho đến tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội, nội quy lao động và nghỉ việc, mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu pháp lý riêng. Bước sang năm 2026, các quy định về lương tối thiểu theo vùng, ngày nghỉ hưởng lương theo luật, chế độ thai sản và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động cũng đã có thêm những thay đổi mới.
Vì vậy, doanh nghiệp thực sự cần giải quyết ba vấn đề: hiện nay phải căn cứ vào những quy định nào; ở từng giai đoạn sử dụng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện những gì; và sau các thay đổi của năm 2026, liệu hợp đồng, chính sách tiền lương và quy chế nội bộ hiện có còn phù hợp với quy định hiện hành hay không.
1. Năm 2026, doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định nào của luật lao động Việt Nam?
Khung pháp lý cơ bản điều chỉnh việc sử dụng lao động tại Việt Nam vẫn xuất phát từ Bộ luật Lao động, nhưng trong năm 2026 doanh nghiệp không thể chỉ xem bản gốc được ban hành năm 2019. Bản hợp nhất Bộ luật Lao động số 18/VBHN-VPQH được công bố vào tháng 2/2026 đã tích hợp các sửa đổi có hiệu lực tính đến thời điểm đó.
Đồng thời, các vấn đề như lương tối thiểu, bảo hiểm xã hội, người lao động nước ngoài, ngày nghỉ theo luật và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động còn chịu tác động của các luật, nghị định và nghị quyết chuyên ngành ban hành sau đó. Vì vậy, khi xử lý từng vấn đề sử dụng lao động cụ thể, doanh nghiệp nên lấy Bộ luật Lao động hiện hành làm nền tảng, rồi đối chiếu tiếp với các quy định chuyên ngành tương ứng.
1.1 Hiện nay nên căn cứ vào phiên bản Bộ luật Lao động nào?
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 được thông qua năm 2019 có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 và thay thế Bộ luật Lao động năm 2012. Sau đó, một số quy định tiếp tục được điều chỉnh, vì vậy khi tra cứu quy định lao động hiện hành trong năm 2026, doanh nghiệp nên xuất phát từ bản hợp nhất mới nhất rồi kết hợp rà soát các văn bản chuyên ngành ban hành sau đó.
Điều này ảnh hưởng rất trực tiếp đến doanh nghiệp. Nếu mẫu hợp đồng lao động, quy chế nhân sự hoặc sổ tay vận hành nội bộ đã được sử dụng trong nhiều năm, thì các nội dung liên quan đến lương tối thiểu, lao động nước ngoài, bảo hiểm xã hội, xử phạt vi phạm hành chính hoặc cơ quan có thẩm quyền không thể mặc nhiên coi là vẫn còn hiệu lực.
1.2 Những quan hệ sử dụng lao động nào chịu sự điều chỉnh của luật lao động Việt Nam?
Việc có hình thành quan hệ lao động hay không không thể chỉ nhìn vào tên gọi của thỏa thuận.
Nếu một thỏa thuận đồng thời có các đặc điểm như người lao động cung cấp sức lao động có trả công, được trả lương, và chịu sự quản lý, chỉ đạo hoặc giám sát của bên sử dụng lao động, thì dù văn bản được đặt tên là “hợp đồng dịch vụ” hoặc “hợp đồng hợp tác”, vẫn có thể bị xác định là quan hệ hợp đồng lao động.
Vì vậy, khi đánh giá một hình thức sử dụng lao động có thuộc phạm vi điều chỉnh của luật lao động hay không, doanh nghiệp cần xem xét cách thức làm việc thực tế của hai bên chứ không chỉ nhìn vào tiêu đề hợp đồng.
2. Năm 2026 có những thay đổi nào về sử dụng lao động tại Việt Nam mà doanh nghiệp nên rà soát lại?
Trong năm 2026, doanh nghiệp ít nhất cần rà soát lại bốn nhóm thay đổi. Phần này chỉ tập trung nêu “điều gì đã thay đổi”; còn quy tắc áp dụng cụ thể sẽ được trình bày ở các mục tương ứng bên dưới.
2.1 Lương tối thiểu theo vùng đã được điều chỉnh
Nghị định số 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, theo đó mức lương tối thiểu tháng và lương tối thiểu giờ của bốn vùng lương đều đã được cập nhật.
Nếu mức lương của người lao động trong doanh nghiệp đang tiệm cận ngưỡng tối thiểu, doanh nghiệp cần đối chiếu lại theo tiêu chuẩn mới của năm 2026, thay vì tiếp tục sử dụng dữ liệu lương tối thiểu của năm 2024 hoặc 2025.
2.2 Ngày 24/11 được bổ sung là ngày nghỉ hưởng lương theo luật
Từ năm 2026, ngày 24/11 – “Ngày Văn hóa Việt Nam” – trở thành ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo luật mới. Doanh nghiệp cần đưa thay đổi này vào hệ thống chấm công, sắp xếp ca làm việc và phương án trả lương.
Tính đến thời điểm rà soát thông tin hiện tại, phương án nghỉ bù cụ thể vẫn chưa nên được ghi cứng như một quy tắc thống nhất trong quy chế nội bộ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể trước hết xác nhận bản thân ngày nghỉ theo luật, sau đó thực hiện theo lịch hằng năm được công bố chính thức.
2.3 Có quy định mới về chế độ đối với trường hợp sinh con thứ hai
Từ ngày 1/7/2026, các trường hợp sinh con thứ hai đáp ứng điều kiện theo quy định sẽ áp dụng chế độ thai sản mới, trong đó lao động nữ đủ điều kiện có thể được nghỉ thai sản 7 tháng.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là toàn bộ lao động nữ đều được kéo dài thời gian nghỉ thai sản lên 7 tháng. Doanh nghiệp vẫn cần xác định người lao động có thuộc trường hợp áp dụng theo quy định mới hay không.
2.4 Căn cứ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động đã được cập nhật
Nghị định số 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và thay thế Nghị định số 12/2022/NĐ-CP trước đây.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng danh mục xử phạt vi phạm lao động được tổng hợp từ trước, doanh nghiệp cần rà soát lại căn cứ hiện hành, đặc biệt với các nội dung liên quan đến hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội và quản lý lao động nội bộ.
3. Khi tuyển dụng người lao động, doanh nghiệp cần xử lý hợp đồng lao động và thời gian thử việc như thế nào?
Trước khi người lao động bắt đầu làm việc, doanh nghiệp trước tiên phải xác nhận quan hệ lao động, hình thức hợp đồng và phương án thử việc. Chỉ cần thiết kế sai ở một trong các khâu này, các vấn đề liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội và chấm dứt quan hệ lao động về sau đều có thể bị ảnh hưởng.
3.1 Trong trường hợp nào sẽ bị xác định là hợp đồng lao động?
Chỉ cần hai bên trên thực tế hình thành quan hệ lao động có trả công, có trả lương và có sự quản lý, giám sát, thì dù văn bản không sử dụng tên gọi “hợp đồng lao động”, quan hệ đó vẫn có thể được xem là quan hệ lao động.
Vì vậy, doanh nghiệp không thể chỉ đổi tên hợp đồng thành “hợp đồng dịch vụ” để loại trừ nghĩa vụ theo luật lao động. Trọng tâm đánh giá luôn là phương thức làm việc trên thực tế.
Theo quy định hiện hành, về nguyên tắc doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Điều này có nghĩa là việc ký hợp đồng không nên bị kéo dài quá lâu so với thời điểm người lao động thực tế nhận việc.
3.2 Hợp đồng lao động tại Việt Nam có những loại và hình thức chính nào?
Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động chủ yếu được chia thành hai loại:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn, với thời hạn tối đa không quá 36 tháng.
Về nguyên tắc, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản. Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu cũng có giá trị pháp lý tương ứng.
Trong trường hợp thông thường, hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng có thể được giao kết bằng lời nói, trừ các trường hợp đặc biệt mà pháp luật yêu cầu bắt buộc phải lập thành văn bản. Vì vậy, doanh nghiệp không nên đơn giản hiểu rằng “hợp đồng dưới 1 tháng thì không cần ký bằng văn bản”.
3.3 Xác định thời gian thử việc cho từng vị trí như thế nào?
Thời gian thử việc tại Việt Nam không áp dụng đồng loạt theo mốc 30 ngày hoặc 60 ngày, mà được xác định theo tính chất của từng vị trí, với thời hạn tối đa như sau:
- Chức danh quản lý doanh nghiệp: tối đa 180 ngày;
- Vị trí yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên: tối đa 60 ngày;
- Vị trí công nhân kỹ thuật, kỹ thuật viên trình độ trung cấp hoặc nghiệp vụ: tối đa 30 ngày;
- Các vị trí khác: tối đa 6 ngày làm việc.
Mỗi vị trí chỉ được thử việc một lần, và tiền lương trong thời gian thử việc không được thấp hơn 85% mức lương của công việc đó.
Ngoài ra, hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng không được thỏa thuận thử việc. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng cơ chế “toàn bộ nhân viên đều thử việc 2 tháng” như một quy định chung, mà cần xác định dựa trên vị trí và thời hạn hợp đồng.
4. Trong thời gian người lao động làm việc, doanh nghiệp quản lý thời giờ làm việc, làm thêm và nghỉ phép như thế nào?
Sau khi người lao động chính thức vào làm việc, những vấn đề lao động phát sinh thường xuyên nhất trong thực tế chủ yếu tập trung vào thời giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ và nghỉ phép. Ở đây cần phân biệt giữa “cơ chế sắp ca, bố trí lịch làm việc của doanh nghiệp” và “giới hạn tối đa mà pháp luật cho phép”.
4.1 Những giới hạn cơ bản đối với thời giờ làm việc bình thường là gì?
Trong điều kiện thông thường, thời giờ làm việc bình thường không được vượt quá 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần.
Nếu doanh nghiệp bố trí thời giờ làm việc bình thường theo tuần, thì mỗi ngày có thể sắp xếp tối đa đến 10 giờ, nhưng tổng thời giờ làm việc bình thường trong tuần vẫn không được vượt quá 48 giờ.
Vì vậy, 48 giờ là trần thời giờ làm việc theo tuần theo quy định chung, chứ không có nghĩa doanh nghiệp buộc phải bố trí thời giờ làm việc bình thường của người lao động đủ 48 giờ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng chế độ làm việc ngắn hơn.
4.2 Trong trường hợp nào doanh nghiệp được bố trí làm thêm giờ?
Khi sắp xếp làm thêm giờ, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện pháp lý như có sự đồng ý của người lao động, đồng thời còn phải tuân thủ các giới hạn theo ngày, theo tháng và theo năm.
Trong điều kiện thông thường, tổng thời gian làm thêm không được vượt quá 40 giờ mỗi tháng và trần làm thêm theo năm là 200 giờ. Nếu bố trí thời giờ làm việc theo tuần, tổng thời giờ làm việc bình thường cộng với làm thêm nhìn chung không được vượt quá 12 giờ mỗi ngày.
Một số ngành nghề hoặc trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật có thể áp dụng trần làm thêm theo năm cao hơn, nhưng không vì thế mà hiểu rằng “300 giờ/năm” là tiêu chuẩn phổ thông để mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng trực tiếp.
4.3 Tiền lương làm thêm giờ được tính như thế nào?
Khi làm thêm vào các thời điểm khác nhau, mức tối thiểu dùng để tính tiền lương làm thêm cũng khác nhau:
- Làm thêm vào ngày làm việc bình thường: ít nhất bằng 150% tiền lương của ngày làm việc bình thường;
- Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất bằng 200%;
- Làm thêm vào ngày lễ, tết hoặc ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo luật: ít nhất bằng 300%.
Làm việc ban đêm và làm thêm vào ban đêm còn liên quan đến các quy tắc tính lương bổ sung khác. Vì đây là bài viết tổng quan về luật lao động, nội dung này chỉ giữ lại các tiêu chí cốt lõi để doanh nghiệp đánh giá việc bố trí làm thêm; còn cách tính đầy đủ có thể được phân tích sâu hơn trong chuyên đề riêng về thời giờ làm việc và làm thêm giờ.
4.4 Quy định cơ bản về nghỉ hằng năm và ngày nghỉ hưởng lương theo luật là gì?
Sau khi người lao động làm việc liên tục đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm không mặc định đồng loạt là 12 ngày, mà được chia theo từng nhóm đối tượng và điều kiện làm việc như sau:
- Điều kiện làm việc bình thường: 12 ngày làm việc;
- Một số nhóm người lao động nhất định hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: 14 ngày làm việc;
- Công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại hoặc nguy hiểm: 16 ngày làm việc.
Nếu thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm sẽ được tính theo thời gian làm việc thực tế.
Trong năm 2026, doanh nghiệp còn cần đưa ngày 24/11 – ngày nghỉ hưởng lương theo luật mới được bổ sung – vào kế hoạch sắp ca và hệ thống chấm công hằng năm.
5. Trong năm 2026, doanh nghiệp xác định lương tối thiểu tại Việt Nam như thế nào?
Bài viết này chỉ giải quyết hai câu hỏi cơ bản liên quan đến lương tối thiểu: mức lương tối thiểu năm 2026 là bao nhiêu và doanh nghiệp phải áp dụng theo vùng lương nào. Các vấn đề rộng hơn về chi trả tiền lương, thưởng, khấu trừ và chính sách đãi ngộ không được mở rộng trong mục này.
5.1 Mức lương tối thiểu của bốn vùng trong năm 2026 là bao nhiêu?
Từ ngày 1/1/2026, bốn vùng lương áp dụng các mức tối thiểu như sau:
| Vùng lương | Lương tối thiểu tháng | Lương tối thiểu giờ |
|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 VND | 25.500 VND |
| Vùng II | 4.730.000 VND | 22.700 VND |
| Vùng III | 4.140.000 VND | 20.000 VND |
| Vùng IV | 3.700.000 VND | 17.800 VND |
Khi đánh giá mức lương năm 2026 của người lao động đã đạt chuẩn tối thiểu hay chưa, doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu hiện hành của chính năm đó, thay vì tiếp tục áp dụng mức lương tối thiểu của các năm trước.
5.2 Doanh nghiệp xác định vùng lương áp dụng như thế nào?
Về nguyên tắc, vùng lương tối thiểu được xác định theo địa điểm hoạt động kinh doanh thực tế của người sử dụng lao động.
Nếu doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều địa phương khác nhau, mỗi chi nhánh có thể phải áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng với nơi đặt cơ sở. Đối với một số khu công nghiệp hoặc địa điểm kinh doanh đặc thù nằm trên nhiều vùng lương, doanh nghiệp còn có thể phải áp dụng mức của vùng cao hơn.
Vì vậy, đối với các doanh nghiệp đồng thời có trụ sở chính, nhà máy và nhiều chi nhánh, không thể chỉ căn cứ vào địa chỉ đăng ký của trụ sở chính để xác định lương tối thiểu cho toàn bộ người lao động.
6. Khi nào doanh nghiệp cần tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động?
Sau khi quan hệ lao động được thiết lập, doanh nghiệp còn phải đánh giá người lao động đã đáp ứng điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay chưa. Tiêu chí áp dụng đối với lao động Việt Nam và lao động nước ngoài không hoàn toàn giống nhau.
6.1 Khi nào lao động Việt Nam thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?
Theo chế độ bảo hiểm xã hội hiện hành, về nguyên tắc, người lao động Việt Nam ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên sẽ thuộc phạm vi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Nếu tên gọi của thỏa thuận khác đi, nhưng trên thực tế vẫn là quan hệ lao động có trả công và chịu sự quản lý của doanh nghiệp, thì vẫn có thể phải đánh giá theo bản chất sử dụng lao động thực tế để xác định có thuộc diện bắt buộc tham gia hay không.
Sau khi người lao động đáp ứng điều kiện tham gia bắt buộc, doanh nghiệp thông thường phải nộp hồ sơ liên quan trong thời hạn 30 ngày.
6.2 Quy định về bảo hiểm xã hội đối với lao động nước ngoài khác gì?
Đối với lao động nước ngoài, doanh nghiệp không thể áp dụng trực tiếp tiêu chí “hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng” như đối với lao động trong nước.
Về nguyên tắc, người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam có thể thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, các trường hợp điều động nội bộ doanh nghiệp, người đã đến tuổi nghỉ hưu theo luật hoặc trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác có thể được loại trừ.
Vì vậy, khi xác định nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội đối với lao động nước ngoài, doanh nghiệp ít nhất cần làm rõ hai yếu tố: thời hạn hợp đồng lao động đã đạt ngưỡng áp dụng hay chưa, và người lao động có thuộc trường hợp bị loại trừ theo luật hay không.
7. Sau khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, doanh nghiệp quản lý nội quy lao động như thế nào?
Tuân thủ lao động không chỉ dừng ở việc ký đúng hợp đồng lao động với từng nhân viên. Khi số lượng người lao động của doanh nghiệp đạt đến một ngưỡng nhất định, doanh nghiệp còn cần quản lý chấm công, kỷ luật lao động, hành vi vi phạm và các vấn đề sử dụng lao động nội bộ khác thông qua nội quy lao động.
7.1 Trong trường hợp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?
Khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động theo quy trình hiện hành.
Hợp đồng lao động và nội quy lao động là hai lớp yêu cầu quản trị hoàn toàn khác nhau. Ngay cả khi doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động đúng quy định với toàn bộ nhân viên, điều đó cũng không thể thay thế cho việc đăng ký nội quy lao động.
7.2 Nội quy lao động phải đăng ký khi nào?
Sau khi nội quy lao động được ban hành, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngày.
Vì vậy, khi số lượng người lao động đạt đến ngưỡng tương ứng, doanh nghiệp nên kịp thời xây dựng và ban hành chính thức hệ thống nội quy lao động phù hợp với quy định hiện hành, thay vì chờ đến khi phát sinh tranh chấp lao động rồi mới bổ sung hồ sơ.
7.3 Hiện nay cần nộp hồ sơ tại cơ quan nào?
Những năm gần đây, thủ tục hành chính liên quan đã được điều chỉnh. Theo quy trình hiện hành, việc đăng ký nội quy lao động chủ yếu do cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp tỉnh thực hiện; trong trường hợp được ủy quyền, cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp xã tương ứng cũng có thể là đơn vị xử lý.
Vì vậy, khi tham khảo các tài liệu tuân thủ nhân sự được biên soạn trước đây, doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra xem tên cơ quan có thẩm quyền và cấp hành chính nêu trong tài liệu đó đã lỗi thời hay chưa.
7.4 Vì sao nội quy lao động ảnh hưởng đến công tác quản lý lao động trên thực tế?
Nội quy lao động không chỉ là một bộ hồ sơ cần đăng ký, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng về mặt chế độ để xử lý chấm công, kỷ luật lao động, hành vi vi phạm của người lao động và tranh chấp lao động trong thực tế hay không.
Từ tháng 9/2026, các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động đã áp dụng theo quy định xử phạt mới. Nếu quy chế nội bộ của doanh nghiệp vẫn dẫn chiếu các văn bản đã hết hiệu lực, tiêu chuẩn tiền lương không chính xác hoặc các quy định kỷ luật không còn phù hợp với yêu cầu hiện hành, rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp áp dụng biện pháp quản lý đối với người lao động cũng sẽ tăng lên.
8. Khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp cần xử lý những gì?
Khi quan hệ lao động chấm dứt, doanh nghiệp cần lần lượt xử lý căn cứ chấm dứt, việc thanh toán quyền lợi cho người lao động và trợ cấp thôi việc. Bài viết này chỉ giữ lại các nguyên tắc đánh giá chung mà doanh nghiệp bắt buộc phải nắm được; còn căn cứ chấm dứt cụ thể và thời hạn báo trước trong từng trường hợp sẽ được trình bày sâu hơn trong chuyên đề riêng về chấm dứt quan hệ lao động.
8.1 Sau khi quan hệ lao động kết thúc thì trong bao lâu phải hoàn tất việc thanh toán?
Sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, về nguyên tắc doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các quyền lợi hợp pháp mà người lao động được hưởng trong thời hạn 14 ngày làm việc.
Pháp luật cho phép áp dụng thời hạn xử lý dài hơn trong một số trường hợp đặc biệt, nhưng đối với các trường hợp nghỉ việc thông thường, doanh nghiệp không nên tiếp tục lấy mốc “thanh toán trong 7 ngày” thường thấy trong các tài liệu cũ làm tiêu chuẩn hiện hành.
8.2 Trường hợp nào phát sinh trợ cấp thôi việc?
Trợ cấp thôi việc không phải là khoản chi đương nhiên phát sinh ngay sau khi người lao động nghỉ việc.
Khi đáp ứng điều kiện theo luật, mỗi năm làm việc đủ điều kiện tính hưởng thường được tính bằng nửa tháng tiền lương để xác định trợ cấp thôi việc. Tuy nhiên, trước khi tính toán trên thực tế, doanh nghiệp còn phải xác định thời gian làm việc nào được tính vào thời gian làm căn cứ hưởng trợ cấp thôi việc, đồng thời loại trừ các giai đoạn đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp hoặc các khoảng thời gian khác mà pháp luật quy định không tính.
Vì vậy, doanh nghiệp không thể lấy trực tiếp công thức “số năm làm việc × nửa tháng lương” để ra số tiền cuối cùng. Trước hết cần xác định người lao động này có thuộc điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc hay không, sau đó mới tính thời gian làm việc đủ điều kiện.
9. Khi sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp còn phải kiểm tra thêm những quy định nào?
Người lao động nước ngoài cũng chịu sự điều chỉnh của các quy tắc lao động chung như hợp đồng lao động, thời giờ làm việc và tiền lương. Tuy nhiên, ngoài ra doanh nghiệp còn phải xử lý riêng vấn đề điều kiện làm việc hợp pháp và bảo hiểm xã hội chuyên biệt.
Ba vấn đề này cần được tách riêng để đánh giá: hợp đồng lao động có hợp pháp hay không, người lao động có đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam hay không, và người lao động có thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.
9.1 Hợp đồng lao động hợp lệ không đồng nghĩa với việc tuân thủ về giấy phép lao động
Hợp đồng lao động điều chỉnh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động; còn giấy phép lao động giải quyết việc người lao động nước ngoài có đủ tư cách pháp lý để làm việc tại Việt Nam hay không.
Vì vậy, ngay cả khi doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động đúng quy định với người lao động nước ngoài, điều đó cũng không đồng nghĩa có thể suy ra rằng người lao động đã đáp ứng yêu cầu về giấy phép lao động.
Hiện nay, việc cấp mới, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài, cũng như một số trường hợp miễn giấy phép, chủ yếu được thực hiện theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
9.2 Doanh nghiệp cần kiểm tra riêng những nội dung nào?
Khi sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp ít nhất cần kiểm tra riêng các nội dung sau:
- Hợp đồng lao động và việc bố trí vị trí công việc trên thực tế có phù hợp với quy định của luật lao động hay không;
- Người lao động có cần xin giấy phép lao động hay thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động hay không;
- Thời hạn hợp đồng và tình trạng pháp lý của người lao động có làm phát sinh nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.
Trong đó, ngưỡng cụ thể về bảo hiểm xã hội đã được trình bày tại Mục 6; còn điều kiện, hồ sơ và quy trình đầy đủ liên quan đến giấy phép lao động thuộc chuyên đề riêng về sử dụng lao động nước ngoài nên không được mở rộng trong bài viết này.
10. Năm 2026, doanh nghiệp có thể kiểm tra tuân thủ lao động theo danh sách này
Nếu doanh nghiệp đã tuyển dụng lao động tại Việt Nam, có thể rà soát hệ thống sử dụng lao động hiện tại theo trình tự dưới đây:
- Kiểm tra mẫu hợp đồng lao động: xác nhận loại hợp đồng, thời hạn và quy trình ký kết có còn phù hợp với luật lao động hiện hành hay không.
- Kiểm tra chế độ thử việc: đối chiếu thời hạn thử việc theo từng vị trí và xác nhận tiền lương thử việc đã đạt mức pháp định hay chưa.
- Kiểm tra thời giờ làm việc và nghỉ phép: rà soát thời giờ làm việc bình thường, trần làm thêm, tiền lương làm thêm và ngày nghỉ hưởng lương theo luật mới bổ sung trong năm 2026.
- Kiểm tra lương tối thiểu: xác nhận lại vùng lương áp dụng và mức tối thiểu năm 2026 theo địa điểm làm việc thực tế của người lao động.
- Kiểm tra bảo hiểm xã hội: tách riêng lao động Việt Nam và lao động nước ngoài để đánh giá tương ứng xem đã đủ điều kiện tham gia bắt buộc hay chưa.
- Kiểm tra nội quy lao động: nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, cần xác nhận nội quy lao động đã được đăng ký theo đúng quy trình hiện hành hay chưa.
- Kiểm tra quy trình người lao động nghỉ việc: đối chiếu thời hạn thanh toán và cách xác định trợ cấp thôi việc xem có còn đang áp dụng theo quy định hiện hành hay không.
- Kiểm tra việc sử dụng lao động nước ngoài: rà soát riêng hợp đồng lao động, giấy phép lao động và bảo hiểm xã hội, không dùng một nội dung để thay thế cho hai nội dung còn lại.
Nếu các hệ thống này đã nhiều năm chưa được cập nhật, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra trước các nội dung liên quan đến lương tối thiểu, quy định xử phạt, quy định dành cho lao động nước ngoài và thông tin về cơ quan có thẩm quyền, vì đây là những nội dung đã có điều chỉnh trong những năm gần đây.
11. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sử dụng lao động và tuân thủ lao động tại Việt Nam như thế nào?
Sau khi mở rộng đội ngũ tại Việt Nam, doanh nghiệp thường sẽ đồng thời phát sinh các vấn đề liên quan đến hợp đồng, thử việc, tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội, quy chế nội bộ và bố trí lao động nước ngoài. Vanzbon có thể cung cấp hỗ trợ tương ứng trên cơ sở cơ cấu nhân sự và địa điểm kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm:
- Rà soát mẫu hợp đồng lao động và phương án thử việc;
- Rà soát việc thực hiện quy định về thời giờ làm việc, nghỉ phép và lương tối thiểu năm 2026;
- Kiểm tra xem doanh nghiệp đã đạt ngưỡng phải đăng ký nội quy lao động hay chưa, đồng thời hỗ trợ chuẩn bị các hồ sơ, quy chế liên quan;
- Rà soát điều kiện áp dụng bảo hiểm xã hội đối với lao động Việt Nam và lao động nước ngoài;
- Kiểm tra sự phù hợp giữa hợp đồng lao động của lao động nước ngoài và phương án giấy phép lao động;
- Kiểm tra xem trong các quy chế nội bộ hiện hành còn đang dẫn chiếu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc tiêu chuẩn đã hết hiệu lực hay bị thay thế hay không.
Phạm vi công việc cụ thể nên được xác định xoay quanh những vấn đề sử dụng lao động đang thực sự tồn tại trong doanh nghiệp, thay vì gộp toàn bộ thủ tục lao động vào cùng một dự án.
12. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Luật lao động Việt Nam yêu cầu mọi quan hệ lao động phải được thiết lập bằng hợp đồng lao động bằng văn bản, trong đó phải ghi rõ vị trí công việc, mức lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội và các điều khoản cơ bản khác.
Theo luật lao động Việt Nam, nếu doanh nghiệp sa thải nhân viên không đúng quy trình hoặc không có lý do hợp pháp, phải trả khoản bồi thường tối thiểu bằng hai tháng tiền lương.
Theo quy định, tiền làm thêm giờ phải được trả bằng 150% lương vào ngày làm việc, 200% vào cuối tuần và 300% vào ngày lễ. Người lao động cũng phải đồng ý làm thêm giờ.
Người lao động được hưởng tối thiểu 12 ngày phép năm. Sau mỗi 5 năm làm việc liên tục, người lao động được cộng thêm ngày nghỉ hàng năm.
Theo luật lao động Việt Nam, nội dung hợp đồng của người lao động nước ngoài phải phù hợp với giấy phép lao động còn hiệu lực và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Thời gian thử việc tối đa là 30 ngày cho vị trí thông thường và 60 ngày cho vị trí kỹ thuật hoặc quản lý. Trong thời gian thử việc, người lao động vẫn được hưởng đầy đủ quyền lợi như nhân viên chính thức.
Doanh nghiệp và người lao động phải cùng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp đóng 17,5% và người lao động đóng 8% theo tỷ lệ quy định.
Hợp đồng lao động phải được ký bằng văn bản, mức lương không thấp hơn mức tối thiểu vùng và phải bao gồm đầy đủ các điều khoản bắt buộc như mô tả công việc, lương, và bảo hiểm xã hội.
Theo quy định, việc chấm dứt hợp đồng phải có lý do hợp pháp. Doanh nghiệp phải thông báo trước và trả bồi thường theo quy định của luật.
Doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp các chế độ phúc lợi cơ bản như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm thất nghiệp, cũng như quyền nghỉ ốm và nghỉ thai sản.
Tranh chấp lao động có thể được giải quyết thông qua hòa giải tại Ủy ban hòa giải lao động, trọng tài lao động hoặc tòa án. Doanh nghiệp cần đảm bảo người lao động có kênh khiếu nại và giải quyết phù hợp.
Trong thời gian thử việc, doanh nghiệp chỉ được chấm dứt hợp đồng nếu có lý do hợp lý như không đạt yêu cầu công việc và phải thực hiện đúng quy trình pháp lý.
Chính phủ Việt Nam công bố mức lương tối thiểu hàng năm theo từng vùng và ngành nghề. Doanh nghiệp phải trả lương không thấp hơn mức tối thiểu được quy định.
Theo quy định, người lao động nước ngoài phải tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp theo hiệp định quốc tế, họ có thể được miễn tham gia hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo luật lao động, lao động nữ được nghỉ thai sản ít nhất 6 tháng và được hưởng 100% tiền lương trong thời gian này. Doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy định về chế độ thai sản.
13. Kết luận: tuân thủ lao động tại Việt Nam cần được rà soát theo từng giai đoạn sử dụng lao động
Luật lao động Việt Nam bảo vệ quyền lợi của người lao động một cách nghiêm ngặt. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định liên quan, có thể phải đối mặt với hòa giải lao động, bồi thường thiệt hại hoặc ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.Để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tuân thủ, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý tuân thủ toàn diện, tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên và tham vấn ý kiến của chuyên gia pháp lý nhằm ngăn ngừa rủi ro tranh chấp.Bằng việc tuân thủ chặt chẽ các quy định của luật lao động Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ phòng tránh rủi ro pháp lý mà còn khẳng định hình ảnh nhà tuyển dụng có trách nhiệm, tạo dựng niềm tin từ nhân viên và nâng cao uy tín trên thị trường.Vanzbon cung cấp dịch vụ pháp lý và quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành ổn định tại thị trường Việt Nam và đạt được sự phát triển lâu dài. Dù là quản lý hợp đồng lao động, tuân thủ tiền lương hay giải quyết tranh chấp lao động, chúng tôi luôn sẵn sàng mang đến giải pháp chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.
