Ba ngưỡng tuân thủ khi thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam năm 2026: khu công nghiệp, ĐTM và PCCC

Vanzbon > tin tức > Hướng dẫn tuân thủ theo ngành > Sản xuất > Ba ngưỡng tuân thủ khi thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam năm 2026: khu công nghiệp, ĐTM và PCCC
Mục lục

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Sau các điều chỉnh liên tục về đầu tư, môi trường và phòng cháy chữa cháy tại Việt Nam, doanh nghiệp sản xuất không còn có thể chờ đến khi ký xong hợp đồng thuê hoặc hoàn tất thiết kế nhà xưởng rồi mới bổ sung thủ tục. Khu công nghiệp, ĐTM và PCCC cần được đánh giá đồng thời ngay từ giai đoạn chọn địa điểm; nếu không, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro hồ sơ IRC bị chặn, phải làm lại phương án môi trường, thiết kế PCCC bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc tiến độ vận hành bị kéo dài.

Bài viết tách ba vấn đề tuân thủ dễ bị đánh giá thấp nhất trước khi thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam: thứ nhất, khu công nghiệp có cho phép dự án đi vào hay không; thứ hai, dự án có cần thực hiện ĐTM, giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường hay không; thứ ba, thiết kế, thi công và nghiệm thu PCCC có đủ hỗ trợ kế hoạch vận hành hay không. Trước khi ký hợp đồng thuê trong khu công nghiệp và nộp hồ sơ đăng ký đầu tư, doanh nghiệp nên hoàn tất ba bước rà soát này. Nếu cần lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ quy trình thiết lập nhà máy, pháp nhân công ty, thuế và lao động, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn đầy đủ về thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam năm 2026, bao gồm chọn địa điểm, quy trình đăng ký và các điểm tuân thủ then chốt.

1. Tiếp nhận dự án trong khu công nghiệp: đánh giá song song khả năng triển khai và thủ tục đầu tư đặc biệt

Việc lựa chọn khu công nghiệp không còn chỉ là bài toán vị trí, giá thuê và hạ tầng phụ trợ. Sau khi Luật Đầu tư mới được áp dụng, bước rà soát tiếp nhận dự án tại khu công nghiệp thực hiện đồng thời hai chức năng: dự án có thể triển khai tại địa điểm đó hay không, và dự án có đủ điều kiện áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt để được đơn giản hóa quy trình hay không.

1.1 Khác biệt giữa các loại khu: chức năng của bốn nhóm địa bàn chính

Các địa điểm phổ biến cho dự án sản xuất tại Việt Nam gồm khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao và khu kinh tế. Một số mô hình mới hơn, như khu công nghệ số tập trung, khu thương mại tự do và các khu chức năng kinh tế đặc thù, cũng có thể đóng vai trò tiếp nhận các ngành đặc thù theo quy định đầu tư mới.

Loại khu Chức năng định vị Nội dung doanh nghiệp cần kiểm tra
Khu công nghiệp (IP) Tiếp nhận sản xuất thông thường, bao gồm điện tử, cơ khí, dệt may, thực phẩm, bao bì và các ngành tương tự Quy trình công nghệ, phát thải, nhu cầu nước - điện, logistics và điều kiện nhà xưởng có phù hợp hay không
Khu chế xuất (EPZ) Phục vụ sản xuất định hướng xuất khẩu Cách xử lý hải quan và thuế đối với nguyên liệu nhập khẩu, thành phẩm xuất khẩu và hàng chuyển vào thị trường nội địa Việt Nam
Khu công nghệ cao Tiếp nhận các ngành giá trị gia tăng cao như điện tử, bán dẫn, dược sinh học, vật liệu mới Dự án có đáp ứng tiêu chí công nghệ cao, ưu đãi thuế và định hướng ngành hay không
Khu kinh tế Khu vực tổng hợp, thường bao gồm sản xuất, logistics, thương mại và tiện ích sinh hoạt Phân khu chức năng nơi đặt dự án có cho phép hoạt động sản xuất hay không
Khu công nghệ số tập trung, khu thương mại tự do và các khu tương tự Tiếp nhận công nghệ số, thương mại xuyên biên giới, tài chính và một số ngành đặc thù Dự án có thuộc định hướng tiếp nhận của khu và có nằm trong phạm vi áp dụng thủ tục đặc biệt hay không

Bản thân loại khu không quyết định trực tiếp mức ưu đãi cuối cùng. Ưu đãi thuế, đất đai và thuê đất thường phụ thuộc vào ngành nghề dự án, quy mô đầu tư, địa bàn, yếu tố công nghệ và kết quả xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tài liệu chào thuê của khu để đánh giá ưu đãi cuối cùng.

1.2 Điều kiện tiếp nhận của khu: được xác định bởi quy hoạch, môi trường và hạ tầng

Một khu công nghiệp có thể tiếp nhận dự án sản xuất hay không thường phụ thuộc vào bảy nhóm điều kiện: quy hoạch tổng thể của khu, mục đích sử dụng đất, phê duyệt ĐTM tổng thể của khu, năng lực xử lý nước thải, năng lực cấp điện – cấp nước, điều kiện quản lý hóa chất và hàng nguy hiểm, và cách cơ quan địa phương áp dụng đối với các dự án cùng loại.

Trước khi ký hợp đồng thuê hoặc thư ý định, doanh nghiệp tối thiểu nên kiểm tra các vấn đề sau:

  • Mã ngành VSIC của dự án có phù hợp với quy hoạch của khu hay không;
  • Quy trình công nghệ có bao gồm công đoạn gây ô nhiễm cao, tiêu thụ nhiều nước hoặc tiêu thụ nhiều năng lượng hay không;
  • Dự án có liên quan đến hàng nguy hiểm, hóa chất hoặc kho lưu trữ đặc thù hay không;
  • Nhu cầu xử lý nước thải, khí thải, bụi và chất thải rắn có vượt năng lực tiếp nhận của khu hay không;
  • Trong khu hoặc địa phương đã có dự án tương tự được triển khai thành công hay chưa;
  • Ban quản lý khu công nghiệp hoặc cơ quan địa phương có ý kiến rõ ràng về việc tiếp nhận dự án hay không.

Các dự án có mức độ ô nhiễm cao hơn, sử dụng nhiều nước, liên quan đến hóa chất đặc thù hoặc lưu trữ hàng nguy hiểm thường dễ bị khu công nghiệp hoặc cơ quan phê duyệt địa phương yêu cầu giải trình bổ sung ngay từ giai đoạn chọn địa điểm. Doanh nghiệp nên hoàn tất việc rà soát quy trình công nghệ và điều kiện phát thải trước khi ký hợp đồng thuê, thay vì đợi đến khi nộp hồ sơ IRC hoặc thiết kế nhà xưởng mới bổ sung.

1.3 Điều kiện áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt: làn nhanh cho dự án trong khu theo Luật Đầu tư mới

Điều 28 của Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 quy định rằng dự án nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung, khu thương mại tự do, trung tâm tài chính quốc tế hoặc phân khu chức năng của khu kinh tế có thể lựa chọn thủ tục đầu tư đặc biệt để đăng ký đầu tư, trừ các dự án phải thực hiện chấp thuận chủ trương đầu tư. Văn bản pháp luật có hiệu lực mới nhất có thể được đối chiếu trên Cổng thông tin điện tử văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ Việt Nam và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Dự án áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt có thể được miễn một số thủ tục tiền kiểm, bao gồm chấp thuận chủ trương đầu tư, thẩm định công nghệ, lập báo cáo ĐTM, lập quy hoạch chi tiết, giấy phép xây dựng và một số thủ tục phê duyệt, chấp thuận hoặc cấp phép trong lĩnh vực xây dựng và PCCC. Các tài liệu cốt lõi doanh nghiệp cần nộp gồm:

Tài liệu Vai trò
Văn bản cam kết tuân thủ Cam kết dự án đáp ứng yêu cầu pháp luật về đầu tư, xây dựng, môi trường, PCCC và các lĩnh vực liên quan
Báo cáo kinh tế - kỹ thuật Trình bày quy mô dự án, phương án công nghệ, phương án xây dựng và bố trí vốn đầu tư
Nhận diện tác động môi trường và biện pháp giảm thiểu Mô tả các tác động môi trường có thể phát sinh và biện pháp ứng phó
Tài liệu pháp lý khác Bổ sung theo loại dự án và yêu cầu của khu

Ban quản lý khu công nghiệp thường hoàn tất thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) trong vòng 15 ngày làm việc. Tuy nhiên, IRC không đồng nghĩa với quyền khởi công vô điều kiện. Đối với dự án áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt, trước khi khởi công, nhà đầu tư vẫn phải nộp thông báo khởi công kèm báo cáo kinh tế – kỹ thuật và kết quả rà soát về an toàn xây dựng, môi trường, PCCC do tổ chức đủ điều kiện thực hiện. Nếu dự án thuộc diện phải có giấy phép môi trường, doanh nghiệp còn phải thực hiện các yêu cầu tương ứng theo Luật Bảo vệ môi trường và Nghị định số 96/2026/NĐ-CP. Để đánh giá sự kết nối giữa đăng ký đầu tư và thành lập công ty, doanh nghiệp có thể đọc thêm nội dung về các thay đổi chính trong quy trình đăng ký công ty tại Việt Nam sau sửa đổi Luật Đầu tư năm 2026.

1.4 Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: mối liên kết giữa cơ quan cấp phép và địa chỉ trong khu

Theo cách tiếp cận của Luật Đầu tư mới năm 2026, IRC của dự án trong khu thường do ban quản lý khu tương ứng xử lý; dự án ngoài khu do Sở Tài chính cấp tỉnh xử lý. Thay đổi này gắn với cải cách bộ máy tại Việt Nam. Một phần chức năng trước đây của Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được điều chuyển sang Sở Tài chính, trong khi thẩm quyền đối với dự án trong khu cũng được tập trung hơn vào ban quản lý khu công nghiệp. Thông tin về chính sách tài chính và cơ quan quản lý có thể tham khảo tại Bộ Tài chính; thông tin về đăng ký doanh nghiệp có thể tra cứu hoặc đối chiếu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

IRC gắn với địa chỉ cụ thể trong khu, nội dung dự án, quy mô vốn đầu tư và diện tích đất sử dụng. Bất kỳ thay đổi dự án nào cũng thường cần thực hiện thủ tục điều chỉnh IRC tương ứng. Mối liên kết này có nghĩa là khi địa điểm trong khu công nghiệp đã được xác định, lộ trình tuân thủ về sau gần như đã được định hình.

Việc thay đổi khu công nghiệp thường đồng nghĩa với việc phải điều chỉnh hoặc nộp lại hồ sơ đăng ký đầu tư. Đối với dự án sản xuất, một khi khu được lựa chọn, các bước xây dựng, môi trường, PCCC và thuế phía sau đều sẽ chịu tác động.

2. Đánh giá tác động môi trường: trước hết phân loại bốn nhóm, sau đó xác định ba loại thủ tục

Luật Bảo vệ môi trường số 72/2020/QH14 có hiệu lực từ tháng 1 năm 2022, phân loại dự án đầu tư thành bốn nhóm theo mức độ rủi ro tác động môi trường. Đánh giá tác động môi trường, giấy phép môi trường và đăng ký môi trường là ba thủ tục khác nhau; không thể hiểu đơn giản là “một nhóm tương ứng với một thủ tục”. Doanh nghiệp cần xác định trước dự án thuộc nhóm nào, sau đó mới đánh giá có phải thực hiện ĐTM, giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường hay không. Văn bản luật và nghị định hướng dẫn có thể được đối chiếu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật và tại Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

2.1 Hệ thống Luật Bảo vệ môi trường Việt Nam: logic xác định bốn nhóm dự án

Luật Bảo vệ môi trường phân loại dự án đầu tư thành bốn nhóm:

Nhóm dự án Rủi ro tác động môi trường Yếu tố đánh giá thường gặp
Nhóm I Rủi ro tác động môi trường cao Ngành gây ô nhiễm cao, dự án quy mô lớn, vị trí trong khu vực nhạy cảm về môi trường và các yếu tố tương tự
Nhóm II Rủi ro tác động môi trường trung bình Có phát thải hoặc tiêu thụ tài nguyên ở mức nhất định nhưng rủi ro thấp hơn Nhóm I
Nhóm III Rủi ro tác động môi trường thấp Quy mô phát thải nhỏ, tác động môi trường tương đối hạn chế
Nhóm IV Không có rủi ro tác động môi trường hoặc không thuộc ba nhóm trên Thông thường không phát sinh phát thải hoặc rủi ro ô nhiễm đáng kể

Các tiêu chí phân loại thường bao gồm:

  • Quy mô và công suất dự án;
  • Loại hình ngành nghề;
  • Diện tích sử dụng đất và mặt nước;
  • Quy mô khai thác tài nguyên thiên nhiên;
  • Dự án có nằm trong khu vực nhạy cảm về môi trường hay không;
  • Dự án có gần khu bảo vệ nguồn nước, khu dân cư tập trung, rừng, di sản thiên nhiên hoặc khu vực tương tự hay không.

Tiêu chí phân loại cụ thể chủ yếu dựa trên Nghị định số 08/2022/NĐ-CP và các phụ lục kèm theo. Phụ lục II liệt kê các loại hình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường; Phụ lục III, IV và V lần lượt tương ứng với các loại dự án thuộc Nhóm I, Nhóm II và Nhóm III.

2.2 Phạm vi áp dụng ĐTM: Nhóm I và một số dự án Nhóm II

Đánh giá tác động môi trường (ĐTM) áp dụng đối với dự án Nhóm I và một số dự án Nhóm II được liệt kê tại các điểm c, d, đ và e khoản 4 Điều 28 của Luật Bảo vệ môi trường.

Báo cáo ĐTM cần bao quát mô tả dự án, khảo sát hiện trạng môi trường nền, nhận diện và đánh giá tác động, biện pháp giảm thiểu, kế hoạch quản lý môi trường và chương trình quan trắc. Thông thường, báo cáo này do tổ chức tư vấn ĐTM có đủ điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam công nhận năng lực thực hiện.

Nhìn chung, thời hạn thẩm định ĐTM đối với dự án Nhóm I tối đa là 45 ngày làm việc; đối với một số dự án Nhóm II nhất định, tối đa là 30 ngày làm việc. Thời gian nhà đầu tư bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ không được tính vào thời hạn thẩm định.

Dự án Nhóm III và Nhóm IV thường không phải thực hiện ĐTM, nhưng vẫn cần đánh giá liệu có phát sinh yêu cầu về giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường hay không.

2.3 Giấy phép môi trường và đăng ký môi trường: đánh giá độc lập dựa trên phát thải và chất thải

Việc xác định giấy phép môi trường không thể chỉ dựa vào nhóm dự án. Doanh nghiệp còn phải xem dự án có phát sinh nước thải, bụi, khí thải cần xử lý hoặc chất thải nguy hại phải quản lý theo quy định hay không.

Giấy phép môi trường tích hợp nhiều loại giấy phép trước đây, bao gồm giấy phép xả nước thải, giấy phép xả khí thải, quản lý chất thải nguy hại và các nội dung liên quan. Đây là một thiết kế quan trọng trong Luật Bảo vệ môi trường năm 2020. Nếu dự án Nhóm I, Nhóm II hoặc Nhóm III phát sinh nước thải, bụi, khí thải cần xử lý hoặc chất thải nguy hại, doanh nghiệp thường cần tiếp tục đánh giá có phải xin giấy phép môi trường hay không.

Đăng ký môi trường áp dụng đối với dự án không cần ĐTM và không cần giấy phép môi trường nhưng vẫn có thể phát sinh chất thải. Thời điểm đăng ký cũng cần được phân biệt:

  • Đối với dự án cần giấy phép xây dựng, thông thường phải hoàn tất đăng ký môi trường trước khi được cấp giấy phép xây dựng;
  • Đối với dự án không cần giấy phép xây dựng, thông thường phải hoàn tất đăng ký môi trường trước khi phát sinh hoạt động xả thải.

Ngay từ giai đoạn lập dự án, doanh nghiệp nên thuê tổ chức tư vấn ĐTM có đủ năng lực tại Việt Nam để ban hành ý kiến phân loại và lộ trình thủ tục bằng văn bản, đồng thời trao đổi trước với Bộ Nông nghiệp và Môi trường hoặc cơ quan môi trường địa phương.

2.4 Nghĩa vụ môi trường trong thủ tục đầu tư đặc biệt: đơn giản hóa thủ tục không có nghĩa là giảm trách nhiệm

Dự án trong khu áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt theo Điều 28 có thể được miễn thủ tục lập báo cáo ĐTM. Nhà đầu tư thực hiện cam kết tương ứng thông qua việc nộp nội dung nhận diện tác động môi trường và biện pháp giảm thiểu.

Tuy nhiên, cơ chế miễn này chủ yếu tác động đến bước lập và thẩm định báo cáo ĐTM trước dự án; nó không làm giảm trách nhiệm môi trường của doanh nghiệp. Dự án sản xuất vẫn cần chú ý đến:

  • Xử lý nước thải;
  • Phát thải khí;
  • Kiểm soát bụi;
  • Quản lý chất thải nguy hại;
  • Quan trắc môi trường;
  • Ứng phó sự cố môi trường;
  • Báo cáo định kỳ;
  • Thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Việc dự án có vẫn phải thực hiện giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường hay không cần được đánh giá dựa trên Luật Bảo vệ môi trường, Nghị định số 96/2026/NĐ-CP và tình huống cụ thể của dự án. Đối với dự án có phát thải, chất thải nguy hại hoặc yếu tố nhạy cảm về môi trường, doanh nghiệp nên xác nhận cách áp dụng cụ thể với ban quản lý khu công nghiệp và cơ quan môi trường địa phương trước khi áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt. Về lộ trình tổng thể liên quan đến điều kiện kinh doanh, giấy phép và tuân thủ liên tục, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn toàn trình về giấy phép và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam, từ thiết kế tiếp cận thị trường đến tuân thủ sau vận hành.

3. Tuân thủ PCCC: quản lý theo từng giai đoạn thiết kế, thi công và nghiệm thu

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 được thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2024 và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Nghị định số 105/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 15 tháng 5 năm 2025 và cũng có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Thông tin chính thức về Luật PCCC, cứu nạn cứu hộ, nghiệm thu PCCC và chức năng của cơ quan công an PCCC có thể được đối chiếu tại Bộ Công an và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Tác động của Luật PCCC mới và Nghị định 105 đối với dự án sản xuất chủ yếu nằm ở thẩm duyệt thiết kế PCCC, quản lý quá trình thi công, nghiệm thu PCCC, kiểm định phương tiện PCCC, giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm và bảo hiểm cháy nổ bắt buộc.

3.1 Luật PCCC mới và Nghị định 105: khung pháp lý cũ đã được cập nhật

Luật PCCC mới thay thế Luật Phòng cháy, chữa cháy năm 2001 và các luật sửa đổi liên quan. Nghị định 105 đồng thời bãi bỏ các quy định cũ như Nghị định số 136/2020/NĐ-CP, Nghị định số 83/2017/NĐ-CP, Nghị định số 50/2024/NĐ-CP và Nghị định số 78/2011/NĐ-CP. Doanh nghiệp sản xuất bắt đầu thiết kế, thi công hoặc cải tạo nhà xưởng sau ngày 1 tháng 7 năm 2025 nên xác định yêu cầu tuân thủ dựa trên Luật PCCC mới và Nghị định 105.

Các trọng tâm của Nghị định 105 bao gồm:

  • Danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC;
  • Phân công cơ quan có thẩm quyền thẩm duyệt thiết kế PCCC;
  • Thủ tục nghiệm thu PCCC;
  • Quy tắc kiểm định phương tiện PCCC;
  • Giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm;
  • Đối tượng phải mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc;
  • Yêu cầu khắc phục đối với cơ sở hiện hữu và cơ chế chuyển tiếp.

Trong đó, bảo hiểm cháy nổ bắt buộc cần được xác định theo Phụ lục VII của Nghị định 105 và các danh mục liên quan. Doanh nghiệp cần rà soát xem cơ sở của mình có thuộc diện phải mua bảo hiểm hay không.

3.2 Thẩm duyệt hồ sơ thiết kế PCCC: phân công giữa cơ quan xây dựng và cơ quan công an PCCC

Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ thiết kế PCCC được phân công lại theo Nghị định 105.

  • Điều 6 của Nghị định 105 quy định rằng đối với dự án có báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở thuộc diện cơ quan xây dựng thẩm định, nếu nằm trong Phụ lục III, nội dung thiết kế PCCC sẽ được cơ quan xây dựng thẩm định tích hợp cùng quy trình thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc thiết kế xây dựng. Các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật và thông tin cơ quan quản lý về xây dựng có thể tra cứu tại Bộ Xây dựng;
  • Đối với các dự án khác, việc thẩm duyệt thiết kế PCCC do Cục Cảnh sát PCCC và CNCH thuộc Bộ Công an hoặc phòng PCCC của Công an cấp tỉnh thực hiện theo phạm vi luật định.

Cách phân công này có nghĩa là trước hết dự án nhà máy cần xác định liệu có thuộc phạm vi thẩm định tích hợp của cơ quan xây dựng hay không. Hồ sơ thiết kế phải do đơn vị thiết kế có đủ năng lực về PCCC tại Việt Nam lập và phải tuân thủ hệ thống QCVN 06 hiện hành về quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn cháy cho nhà và công trình, cùng các bản sửa đổi sau đó. Phiên bản áp dụng cụ thể cần được xác nhận theo thời điểm nộp hồ sơ thiết kế.

Thời gian thẩm duyệt thường từ 1 đến 2 tháng; dự án phức tạp có thể kéo dài đến 3 tháng. Dự án trong khu áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt có thể được miễn thủ tục thẩm duyệt thiết kế PCCC, nhưng bản thân hồ sơ thiết kế vẫn phải được lập theo các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.

3.3 Nghiệm thu PCCC và đưa vào vận hành: khác biệt giữa quy trình tiêu chuẩn và thủ tục đặc biệt

Theo quy trình tiêu chuẩn, nhà máy thuộc diện thẩm duyệt thiết kế PCCC thường phải hoàn tất nghiệm thu PCCC hoặc nhận xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về kết quả nghiệm thu trước khi đưa vào sử dụng. Nội dung nghiệm thu PCCC thường tập trung vào:

  • Công trình thi công có phù hợp với hồ sơ thiết kế hay không;
  • Phân khu cháy có đáp ứng yêu cầu hay không;
  • Hệ thống sprinkler tự động đã được lắp đặt và thử nghiệm đạt yêu cầu hay chưa;
  • Hệ thống báo cháy tự động có vận hành bình thường hay không;
  • Hệ thống hút khói, chống khói có đạt kiểm tra hiệu năng hay không;
  • Cấp nước chữa cháy và hệ thống họng nước chữa cháy có đáp ứng yêu cầu hay không;
  • Chiếu sáng sự cố, chỉ dẫn thoát nạn và lối thoát nạn có tuân thủ quy định hay không;
  • Đào tạo PCCC cho nhân sự và phương án ứng phó khẩn cấp đã sẵn sàng hay chưa.

Đối với dự án áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt, doanh nghiệp cần kết hợp Điều 28, Nghị định 105 và cách áp dụng tại địa phương để xác định yêu cầu về nghiệm thu PCCC, thông báo khởi công và kiểm tra sau đó. Doanh nghiệp không nên vì được miễn một số phê duyệt PCCC tiền kiểm mà xem nhẹ thiết kế PCCC, chất lượng thi công và hồ sơ thử nghiệm. Về việc nhà máy có thể vận hành ngay sau khi thành lập hay không, cũng như mối quan hệ giữa môi trường, PCCC và giấy phép sản xuất, doanh nghiệp có thể đọc thêm nội dung về việc nhà máy sản xuất tại Việt Nam sau khi thành lập có được đi vào vận hành ngay hay không, bắt đầu từ môi trường, PCCC và giấy phép sản xuất.

3.4 Phân cấp rủi ro PCCC của nhà máy: công trình, công nghệ và hàng lưu trữ cùng quyết định yêu cầu

Yêu cầu PCCC đối với nhà máy thường chịu tác động của các yếu tố sau:

  • Công năng công trình;
  • Diện tích xây dựng;
  • Chiều cao công trình;
  • Quy trình sản xuất;
  • Tính chất của hàng hóa lưu trữ;
  • Có liên quan đến chất dễ cháy, dễ nổ hoặc hóa chất nguy hiểm hay không;
  • Cấp nguy hiểm cháy, nổ.

Cấp nguy hiểm cháy thường được phân từ cao đến thấp theo các cấp A, B, C, D và E.

Cấp Mức rủi ro Tình huống thường gặp
Cấp A, cấp B Nguy hiểm cao Hóa dầu, sản xuất khí dễ cháy, lưu trữ chất lỏng dễ cháy và các trường hợp tương tự
Cấp C Nguy hiểm trung bình Chế biến gỗ, sản phẩm nhựa, dệt may và các hoạt động tương tự
Cấp D, cấp E Nguy hiểm thấp Lắp ráp điện tử, gia công kim loại, bao bì thực phẩm và các hoạt động tương tự

Cấp càng cao, yêu cầu về diện tích phân khu cháy, giới hạn chịu lửa, cấu hình hệ thống PCCC, thử nghiệm nghiệm thu và bảo trì vận hành càng nghiêm ngặt.

Đối với nhà máy đã vận hành, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu Luật PCCC mới, Nghị định 105 và các thông báo khắc phục do cơ quan địa phương ban hành để xác định có nghĩa vụ bổ sung hay không. Một số địa phương đã dần công bố kế hoạch khắc phục đối với các cơ sở trong tỉnh chưa đáp ứng yêu cầu PCCC; do đó, nhà xưởng hiện hữu không thể chỉ dựa vào hồ sơ phê duyệt cũ để đánh giá tình trạng tuân thủ hiện tại.

4. Danh sách quyết định then chốt trước khi thiết lập nhà máy

Rủi ro khi thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam tập trung ở ba điểm: lựa chọn khu công nghiệp, xác định thủ tục môi trường và thiết kế PCCC. Trước khi ký hợp đồng thuê hoặc chính thức nộp hồ sơ IRC, doanh nghiệp nên thực hiện một vòng rà soát tuân thủ.

4.1 Sai lệch trong lựa chọn khu công nghiệp: ba dạng không phù hợp thường gặp

Có ba mô hình sai lệch thường gặp khi lựa chọn khu công nghiệp.

  • Thứ nhất là điều kiện tiếp nhận không phù hợp – sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp mới phát hiện quy hoạch khu, mục đích sử dụng đất, phê duyệt ĐTM tổng thể hoặc hạ tầng không thể hỗ trợ quy trình công nghệ, phát thải hoặc nhu cầu lưu trữ của dự án, khiến hồ sơ IRC bị từ chối hoặc buộc phải điều chỉnh phương án dự án.
  • Thứ hai là thủ tục đầu tư đặc biệt không áp dụng – doanh nghiệp mặc nhiên cho rằng dự án được đơn giản hóa thủ tục, nhưng trên thực tế dự án thuộc diện phải chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc không nằm trong các loại khu được liệt kê tại Điều 28, nên vẫn phải đi theo quy trình đầy đủ và kế hoạch đưa vào vận hành nhanh ban đầu không còn khả thi.
  • Thứ ba là xung đột điều khoản thuê – mục đích sử dụng đất, diện tích xây dựng hoặc hệ số sử dụng đất trong hợp đồng thuê không thống nhất với yêu cầu quy hoạch 1/500 sau đó, khiến doanh nghiệp phải đàm phán lại hợp đồng thuê. Gốc rễ của cả ba lỗi này đều là mức độ thẩm định tại giai đoạn chọn địa điểm chưa đủ sâu.

4.2 Đánh giá sai thủ tục môi trường: đánh giá thấp tác động môi trường tạo ra chi phí dây chuyền

Sai lệch trong xác định thủ tục môi trường thường xuất hiện ở các dự án sau:

  • Công đoạn mạ điện có xử lý kim loại nặng bị đánh giá nhầm là gia công kim loại thông thường;
  • Công đoạn sơn phủ có phát thải hợp chất hữu cơ dễ bay hơi bị đánh giá nhầm là lắp ráp thông thường;
  • Dự án nằm gần khu bảo vệ nguồn nước hoặc khu dân cư bị xử lý như dự án ở khu vực thông thường;
  • Lượng chất thải nguy hại phát sinh bị đánh giá thấp;
  • Phê duyệt ĐTM tổng thể của khu không bao phủ quy trình công nghệ của dự án.

Sau khi đánh giá sai, doanh nghiệp có thể phải khởi động lại thủ tục ĐTM hoặc giấy phép môi trường. Các phương án thiết kế, kế hoạch thi công hoặc thậm chí điều kiện thuê đã hoàn tất đều có thể bị ảnh hưởng.

Ngay cả khi dự án áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm đối với nội dung nhận diện tác động môi trường và biện pháp giảm thiểu. Nếu kiểm tra sau đó phát hiện tác động thực tế vượt phạm vi cam kết, doanh nghiệp vẫn có thể bị yêu cầu khắc phục, tạm dừng sản xuất hoặc bị thu hồi đăng ký.

4.3 Thay đổi thiết kế PCCC: chi phí khắc phục trước vận hành thường cao nhất

Nếu vấn đề thiết kế PCCC chỉ được phát hiện sau khi thi công hoặc ngay trước khi vận hành, chi phí khắc phục thường cao hơn đáng kể so với xử lý ở giai đoạn thiết kế.

Các vấn đề thường gặp bao gồm:

  • Diện tích phân khu cháy vượt giới hạn;
  • Phạm vi bao phủ của hệ thống sprinkler tự động không đủ;
  • Hệ thống hút khói, chống khói không đạt kiểm tra hiệu năng;
  • Hệ thống báo cháy tự động không đáp ứng yêu cầu hiện hành;
  • Khoảng cách thoát nạn hoặc chiều rộng lối thoát nạn không phù hợp;
  • Thời lượng nguồn điện dự phòng cho chiếu sáng sự cố không đủ;
  • Khoảng cách giữa kho hàng nguy hiểm và khu sản xuất không đáp ứng yêu cầu;
  • Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc chưa được mua theo quy định.

Đối với các dự án xây mới, mở rộng hoặc cải tạo bắt đầu sau ngày 1 tháng 7 năm 2025, doanh nghiệp nên thiết kế và thi công xuyên suốt theo Luật PCCC mới và Nghị định 105, thay vì tiếp tục sử dụng mẫu hồ sơ cũ.

5. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá tuân thủ tiền đề trước khi thiết lập nhà máy tại Việt Nam như thế nào

Trước khi dự án sản xuất đi vào Việt Nam, Vanzbon sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát mối quan hệ giữa chọn địa điểm, điều kiện ngành nghề, ĐTM, PCCC, thành lập công ty và điều kiện vận hành. Mục tiêu là tránh tình trạng doanh nghiệp chỉ hoàn tất đăng ký công ty nhưng sau đó phải điều chỉnh nhiều lần ở giai đoạn thuê nhà xưởng, xin giấy phép hoặc khởi công. Phạm vi hỗ trợ cụ thể bao gồm:

  • Đánh giá dự án phù hợp với khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hay khu kinh tế, đồng thời phân tích khả năng áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt;
  • Rà soát quy hoạch khu, mục đích sử dụng đất, phê duyệt ĐTM tổng thể và năng lực tiếp nhận của hạ tầng, từ đó nhận diện rủi ro không phù hợp về điều kiện tiếp nhận;
  • Hệ thống hóa phân nhóm môi trường của dự án và xác định lộ trình cụ thể cho ĐTM, giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường;
  • Điều phối việc xác định tuyến thẩm duyệt thiết kế PCCC, chuẩn bị hồ sơ thiết kế, giám sát thi công và kết nối nghiệm thu;
  • Đưa IRC, hợp đồng thuê, thiết kế nhà xưởng, yêu cầu môi trường và PCCC vào cùng một lịch trình để tránh chậm trễ tuân thủ ở một điểm gây tác động dây chuyền;
  • Kết hợp cách áp dụng mới nhất của Luật Đầu tư, Luật Bảo vệ môi trường và Luật PCCC trong giai đoạn 2025-2026 để xây dựng phương án triển khai tuân thủ cụ thể đến cấp khu công nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nên đánh giá tuân thủ trước. Tối thiểu, doanh nghiệp cần xác nhận quy hoạch khu, điều kiện ngành nghề, năng lực hạ tầng, lộ trình môi trường và điều kiện PCCC trước khi ký hợp đồng thuê. Nếu ký trước rồi mới rà soát, doanh nghiệp dễ phải đàm phán lại hợp đồng thuê, điều chỉnh phương án dự án hoặc chậm vận hành. Mã VSIC phù hợp với quy hoạch khu, phạm vi bao phủ của phê duyệt ĐTM tổng thể, năng lực xử lý nước thải và năng lực cấp điện – cấp nước là các điểm kiểm tra cốt lõi trước khi ký hợp đồng thuê.

Điều 28 của Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 quy định rằng dự án nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung, khu thương mại tự do, trung tâm tài chính quốc tế hoặc phân khu chức năng của khu kinh tế có thể lựa chọn thủ tục đầu tư đặc biệt, trừ dự án phải thực hiện chấp thuận chủ trương đầu tư. Doanh nghiệp cần xác nhận dự án có thuộc các khu vực áp dụng này hay không, có nằm trong phạm vi loại trừ hay không, và cách ban quản lý khu công nghiệp áp dụng trên thực tế.

Không thể hiểu như vậy. Thủ tục đầu tư đặc biệt miễn một số thủ tục tiền kiểm – chẳng hạn có thể không phải lập báo cáo ĐTM hoặc làm thủ tục thẩm duyệt thiết kế PCCC – nhưng doanh nghiệp vẫn phải nộp văn bản cam kết tuân thủ, báo cáo kinh tế – kỹ thuật, nội dung nhận diện tác động môi trường và biện pháp giảm thiểu, đồng thời chịu trách nhiệm đầy đủ về các cam kết đó. Trước khi khởi công, doanh nghiệp còn phải nộp thông báo khởi công kèm kết quả rà soát an toàn xây dựng, môi trường, PCCC và các nội dung liên quan. Nếu kiểm tra sau đó phát hiện cam kết không đúng, dự án có thể bị yêu cầu khắc phục, tạm dừng sản xuất hoặc thậm chí bị thu hồi đăng ký.

Không. Dự án Nhóm III và Nhóm IV thường không cần ĐTM, nhưng việc có cần giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường là một đánh giá độc lập. Nếu dự án phát sinh nước thải, bụi, khí thải cần xử lý hoặc chất thải nguy hại phải quản lý theo quy định, vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ giấy phép môi trường. Dự án không cần ĐTM và không cần giấy phép môi trường thông thường cũng phải hoàn tất đăng ký môi trường trước khi được cấp giấy phép xây dựng hoặc trước khi phát sinh hoạt động xả thải, tùy trường hợp.

Điều này phụ thuộc vào việc dự án có thuộc phạm vi thẩm định tích hợp của cơ quan xây dựng hay không. Điều 6 của Nghị định 105 quy định rằng dự án cần cơ quan xây dựng thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc thiết kế xây dựng, đồng thời nằm trong Phụ lục III, thì nội dung thiết kế PCCC được cơ quan xây dựng thẩm định cùng quy trình thẩm định xây dựng. Các dự án khác do Cục Cảnh sát PCCC và CNCH thuộc Bộ Công an hoặc phòng PCCC của Công an cấp tỉnh thẩm duyệt theo phạm vi luật định. Doanh nghiệp cần xác định tuyến thẩm duyệt ngay từ giai đoạn thiết kế để tránh phải làm lại hồ sơ về sau.

Không thể đánh đồng trực tiếp. Thẩm duyệt thiết kế PCCC chỉ giải quyết vấn đề ở giai đoạn thiết kế. Trước khi vận hành, doanh nghiệp còn phải kiểm tra công trình có thi công đúng thiết kế hay không, hệ thống PCCC có được thử nghiệm đạt yêu cầu hay không, có cần hoàn tất nghiệm thu PCCC hoặc có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về kết quả nghiệm thu hay không, cũng như đào tạo nhân sự và phương án ứng phó khẩn cấp đã sẵn sàng hay chưa. Với dự án áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt, dù được miễn một số phê duyệt PCCC tiền kiểm, doanh nghiệp vẫn không được bỏ qua thiết kế PCCC, chất lượng thi công và hồ sơ thử nghiệm.

Cần rà soát theo Luật PCCC mới, Nghị định 105 và các thông báo khắc phục do cơ quan địa phương ban hành. Dự án xây mới, mở rộng hoặc cải tạo phải đánh giá theo quy định mới; nhà máy đang vận hành cũng cần theo dõi các kế hoạch khắc phục mà một số địa phương công bố đối với cơ sở chưa đáp ứng yêu cầu PCCC trong phạm vi tỉnh. Không nên chỉ dựa vào hồ sơ phê duyệt cũ để đánh giá tình trạng tuân thủ hiện tại. Phạm vi mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc cũng cần được xác định lại theo Phụ lục VII của Nghị định 105 và các danh mục liên quan.

7. Kết luận: trước khi thiết lập nhà máy sản xuất, cần xác nhận khu công nghiệp, ĐTM và PCCC có thể kết nối với nhau hay không

Năm 2026, tác động của việc lựa chọn khu công nghiệp đối với thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam tăng lên rõ rệt. Chọn đúng khu không chỉ giúp giảm rủi ro chọn địa điểm, mà còn có thể ảnh hưởng đến việc dự án có được áp dụng thủ tục đầu tư đặc biệt hay không, có thể đơn giản hóa một số thủ tục tiền kiểm hay không, và yêu cầu môi trường – PCCC có thể kết nối thuận lợi với xây dựng và vận hành hay không.

Thủ tục đầu tư đặc biệt giúp nâng cao hiệu quả đăng ký đầu tư thông qua việc miễn một số phê duyệt tiền kiểm, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về môi trường, PCCC, an toàn xây dựng và giám sát sau đó. Trước khi ký hợp đồng thuê khu hoặc nộp hồ sơ IRC, doanh nghiệp nên đối chiếu Luật Đầu tư mới, Luật Bảo vệ môi trường và Luật PCCC mới để xác nhận điều kiện tiếp nhận của khu, xác định thủ tục môi trường, thiết kế PCCC và phương án xây dựng có hỗ trợ lẫn nhau hay không. Các vấn đề rộng hơn như tiếp cận thị trường sản xuất tại Việt Nam, thành lập pháp nhân công ty, thuế và tuân thủ lao động có thể được lập kế hoạch cùng với hướng dẫn đầy đủ về thiết lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam năm 2026, bao gồm chọn địa điểm, quy trình đăng ký và các điểm tuân thủ then chốt.

Các bài viết liên quan

erika-m-IXJdMf5aCqc-unsplash

Hướng dẫn tuân thủ cho doanh nghiệp chế xuất EPE tại Việt Nam năm 2026: điều kiện thành lập, giám sát hải quan và rủi ro thuế

ilikevn-saigon-5201915_1920

Cách tính chi phí lao động trong ngành sản xuất tại Việt Nam: Hướng dẫn toàn diện về lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở

tho-ge-industry-9562428_1920

Sau khi lập nhà máy sản xuất tại Việt Nam, có thể vận hành ngay không? Trước hết cần xem xét môi trường, PCCC và giấy phép sản xuất

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Gặp gỡ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về gia nhập thị trường Việt Nam, tuân thủ thuế

Đăng ký công ty tại Việt Nam
© 2026 VANZBON. Đã đăng ký bản quyền.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Vanzbon cung cấp hỗ trợ tuân thủ toàn chuỗi, chuyên gia tư vấn phản hồi trong vòng 30 phút.

Vui lòng chọn dịch vụ *
  • Vui lòng chọn dịch vụ
  • Đăng ký công ty
  • Giấy phép kinh doanh
  • Tiếp cận thị trường
  • Nhân sự
  • Mở tài khoản ngân hàng
  • Dịch vụ lựa chọn địa điểm kinh doanh
  • Thuế và kế toán
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ visa
  • Khảo sát thị trường
  • Dịch vụ thư ký
  • Dịch vụ liên hệ chính phủ
  • Khác
Hướng dẫn thành lập công ty

Từ tư vấn miễn phí, đăng ký công ty, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép, đăng ký thuế đến mở tài khoản ngân hàng và xin thị thực, chúng tôi đều cung cấp giải pháp toàn diện. Hãy để Vanzbon giúp bạn đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp thành công tại Việt Nam!

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Vanzbon – đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp và dịch vụ kinh doanh, cung cấp giải pháp toàn diện từ nghiên cứu thị trường, đăng ký công ty, xin giấy phép, tuân thủ thuế đến hỗ trợ vận hành, đảm bảo doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững tại thị trường Việt Nam.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải đồng thời đáp ứng ba điều kiện: có căn cứ thực chất hợp pháp, quy trình tuân thủ đúng luật và chứng cứ đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp cho rằng người lao động thực sự không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật, việc thiếu sót trong thời hạn thông báo, cuộc họp kỷ luật, quyền giải trình của người lao động hoặc hồ sơ chứng cứ vẫn có thể khiến quyết định chấm dứt bị coi là trái pháp luật.

Bài viết này được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Lao động (Bộ luật số 45/2019/QH14) và các văn bản chính thức liên quan, nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một hướng dẫn tuân thủ có thể áp dụng trong thực tiễn. Nếu cần rà soát trước các quy chế thường xuyên như hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử lao động và làm thêm giờ, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tuân thủ lao động tại Việt Nam năm 2026: hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử và làm thêm giờ.

1. Các trường hợp chính dẫn đến chấm dứt quan hệ lao động tại Việt Nam

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình huống của mình thuộc phương án chấm dứt nào. Mỗi phương án có căn cứ pháp lý, thời hạn thông báo, chủ thể tham gia và trách nhiệm thanh toán khác nhau:

STT Phương án chấm dứt Căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động)
1 Chấm dứt theo thỏa thuận Khoản 3 Điều 34
2 Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn Khoản 1 Điều 34
3 Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng Điều 35
4 Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật Điều 36
5 Cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp Điều 42, Điều 43, Điều 44
6 Sa thải kỷ luật Điều 125

Lưu ý trọng yếu: không được trộn lẫn các phương án khác nhau. Ví dụ, nếu lý do chấm dứt xuất phát từ hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động, doanh nghiệp cần áp dụng thủ tục sa thải kỷ luật, chứ không nên xử lý theo thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hai phương án này có căn cứ pháp lý, yêu cầu thông báo và trình tự xử lý khác nhau.

2. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật

2.1 Trong những trường hợp nào doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp pháp định sau:

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của doanh nghiệp; khi xây dựng quy chế này, nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đó;

2. Người lao động bị ốm đau hoặc tai nạn và sau thời hạn điều trị liên tục theo luật mà khả năng lao động vẫn chưa hồi phục;

3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc do yêu cầu di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp khắc phục cần thiết nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;

4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo Điều 31;

5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác;

6. Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên;

7. Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động và việc này ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của doanh nghiệp.

2.2 Cần thông báo trước bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động, trừ các trường hợp được miễn thông báo theo luật và quy định riêng đối với một số ngành nghề đặc thù, thời hạn báo trước thường phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng:

Loại hợp đồng lao động Thời hạn báo trước
Hợp đồng không xác định thời hạn Ít nhất 45 ngày
Hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng Ít nhất 30 ngày
Hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng Ít nhất 3 ngày làm việc

Sai sót thường gặp: đối với thời hạn 45 ngày và 30 ngày, luật sử dụng khái niệm “ngày”, không phải “ngày làm việc”; chỉ thời hạn 3 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng được quy định rõ là ngày làm việc. Trường hợp chấm dứt do người lao động ốm đau dài ngày theo điểm b khoản 1 Điều 36, thời hạn báo trước là ít nhất 3 ngày làm việc và không phụ thuộc vào loại hợp đồng. Một số ngành nghề, công việc đặc thù có thời hạn báo trước riêng.

• Các trường hợp không cần báo trước chỉ bao gồm: người lao động không quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, và người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên. Việc đủ tuổi nghỉ hưu hoặc cung cấp thông tin sai khi tuyển dụng không thuộc nhóm miễn thông báo.

2.3 Những người lao động nào đang trong thời gian được bảo vệ khỏi đơn phương chấm dứt?

Theo Điều 37 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36 trong các trường hợp sau:

• Người lao động đang bị ốm đau, tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện về thời hạn điều trị dài ngày tại điểm b khoản 1 Điều 36;

• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc các kỳ nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý;

• Lao động nữ đang mang thai, người lao động đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý đặc biệt:

• Trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản và nuôi con dưới 12 tháng tuổi, doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật và cũng không được xử lý kỷ luật lao động trong thời gian bảo vệ này. Nếu người lao động có hành vi vi phạm trong thời gian được bảo vệ, doanh nghiệp có thể thu thập và cố định chứng cứ trước;

• Sau khi hết thời gian bảo vệ, nếu thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể gia hạn theo luật, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày.

2.4 Thông báo chấm dứt cần ghi rõ nội dung gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt bằng văn bản cho người lao động theo luật. Để thuận tiện cho việc chứng minh về sau, thông báo nên nêu rõ lý do chấm dứt và căn cứ pháp lý, ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực, phương án thanh toán tiền lương và các khoản liên quan, đồng thời lưu giữ chứng cứ chứng minh người lao động đã nhận được thông báo.

3. Sa thải kỷ luật

3.1 Những hành vi vi phạm nào có thể áp dụng hình thức sa thải?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động, các hành vi vi phạm có thể áp dụng hình thức sa thải bao gồm:

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc;

2. Người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu nội quy lao động đã có quy định cũng thuộc nhóm căn cứ pháp định này;

3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, trong thời gian chưa được xóa kỷ luật lại tái phạm cùng hành vi;

4. Kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng, người lao động nghỉ tổng cộng 5 ngày làm việc trong 30 ngày liên tục hoặc 20 ngày làm việc trong 365 ngày liên tục.

Khi hành vi của người lao động đáp ứng Điều 125, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sa thải nhưng vẫn phải chứng minh lỗi của người lao động và hoàn tất thủ tục xử lý kỷ luật theo luật. Việc tạm đình chỉ công việc trong quá trình xác minh là biện pháp điều tra theo luật, không phải là một hình thức kỷ luật.

3.2 Doanh nghiệp cần chứng minh những sự kiện vi phạm và lỗi nào?

Doanh nghiệp cần chứng minh các yếu tố sau: sự kiện vi phạm, lỗi của người lao động, điều khoản nội quy lao động được áp dụng và việc hành vi đó đáp ứng điều kiện pháp định để áp dụng hình thức sa thải.

3.3 Cuộc họp xử lý kỷ luật cần được tổ chức như thế nào?

Theo Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP Điều 70, việc sa thải kỷ luật cần được xử lý theo trình tự sau:

Trình tự xử lý: phát hiện và lập biên bản hành vi vi phạm → thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động → thông báo cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc → tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật và bảo đảm quyền giải trình của người lao động → lập biên bản cuộc họp → ban hành và gửi quyết định bằng văn bản trong thời hiệu xử lý theo luật.

3.3.1 Thời hiệu xử lý:

• Thời hiệu xử lý đối với hành vi vi phạm thông thường là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;

• Đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản hoặc tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý là 12 tháng;

• Khi hết thời gian bảo vệ mà thời hiệu xử lý đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hiệu xử lý, nhưng thời hạn gia hạn tối đa không quá 60 ngày;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu nói trên. Pháp luật không quy định một thời hạn thống nhất kiểu “ban hành quyết định trong 30 ngày sau cuộc họp”.

3.3.2 Thành phần tham dự và yêu cầu thông báo theo luật:

Doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người lao động bị xử lý và hành vi bị cho là vi phạm cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc, đồng thời bảo đảm các chủ thể đó nhận được thông báo;

• Thành phần tham dự theo luật bao gồm người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; nếu người lao động dưới 15 tuổi thì còn bao gồm người đại diện theo pháp luật;

• Người lao động có quyền tự mình giải trình hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hỗ trợ giải trình;

• Sau khi doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ, nếu các chủ thể phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo;

• Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Nếu người tham dự từ chối ký, người ghi biên bản cần ghi rõ họ tên người từ chối ký và lý do; việc từ chối ký tự thân không đương nhiên làm thủ tục vô hiệu;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải do người có thẩm quyền ban hành trong thời hiệu xử lý theo luật và được gửi cho các chủ thể phải tham dự cuộc họp kỷ luật.

3.4 Các vấn đề thường gặp

Nội quy lao động chưa được xây dựng, lấy ý kiến, thông báo cho người lao động hoặc niêm yết tại vị trí cần thiết theo luật;

• Thông báo họp không đủ 5 ngày làm việc hoặc không chứng minh được các chủ thể phải tham dự đã nhận thông báo;

• Không tạo cơ hội cho người lao động trình bày và giải trình;

• Người lao động là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nhưng doanh nghiệp không thông báo cho tổ chức đó theo luật;

• Biên bản cuộc họp không đầy đủ hoặc sau khi người tham dự từ chối ký, biên bản không ghi họ tên và lý do từ chối ký;

• Quyết định xử lý kỷ luật được ban hành quá thời hiệu xử lý theo luật.

4. Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế và tổ chức lại doanh nghiệp

4.1 Trường hợp áp dụng

Bộ luật Lao động quy định riêng cho hai nhóm tình huống:

• Điều 42 áp dụng đối với thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lao động, thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh hoặc máy móc thiết bị công nghệ, thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm, cũng như các nguyên nhân về cơ cấu, công nghệ hoặc kinh tế như khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc chính sách điều chỉnh cơ cấu kinh tế của Nhà nước;

• Điều 43 áp dụng đối với chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.

4.2 Xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo Điều 42 đến Điều 44, khi những thay đổi liên quan ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động, bao gồm:

• Danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng hoặc chuyển sang làm việc không trọn thời gian;

• Danh sách người lao động nghỉ hưu;

• Danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;

• Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện phương án;

• Biện pháp thực hiện và nguồn kinh phí.

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần trao đổi ý kiến với tổ chức đó. Sau khi phương án được thông qua, doanh nghiệp phải công khai cho người lao động trong vòng 15 ngày.

4.3 Tổ chức đại diện người lao động và thủ tục thông báo

Khi cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42, doanh nghiệp cần trao đổi trước với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên nếu doanh nghiệp có tổ chức đó, đồng thời thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động bị ảnh hưởng trước ít nhất 30 ngày.

Các trường hợp chia, hợp nhất, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền tài sản theo Điều 43 không áp dụng quy tắc thông báo thống nhất 30 ngày tại khoản 6 Điều 42. Doanh nghiệp cần tập trung xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 43 và Điều 44.

4.4 Cách tính trợ cấp mất việc làm

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và bị mất việc do các trường hợp tại Điều 42 hoặc Điều 43, doanh nghiệp phải chi trả trợ cấp mất việc làm: mỗi năm làm việc được trả 1 tháng tiền lương, nhưng tối thiểu bằng 2 tháng tiền lương. Thời gian tính trợ cấp cần trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, cũng như thời gian làm việc đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Khi đánh giá chi phí cắt giảm lao động hoặc tái cơ cấu, doanh nghiệp sản xuất cũng có thể kết hợp hướng dẫn tính chi phí nhân sự trong sản xuất tại Việt Nam: tiền lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở để tính đồng bộ chi phí lao động thường xuyên và chi phí chấm dứt.

5. Sau khi quan hệ lao động kết thúc: thanh toán và xử lý hồ sơ

5.1 Khi nào phải thanh toán tiền lương, trợ cấp và các khoản liên quan?

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động:

• Hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động;

• Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, vì lý do kinh tế, tổ chức lại doanh nghiệp, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm và các trường hợp pháp định khác, thời hạn có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 30 ngày.

5.2 Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Luật số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Luật này không thống nhất bãi bỏ các biểu mẫu báo giảm lao động hiện hành, cũng không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang “biểu mẫu mới sau ngày 1 tháng 7 năm 2025” mới được tiếp nhận thủ tục nghỉ việc. Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình và biểu mẫu hiện hành do cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam công bố tại từng thời điểm.

Các nội dung của luật mới liên quan trực tiếp đến thủ tục nghỉ việc bao gồm:

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt;

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả lại sổ bảo hiểm xã hội giấy cho người lao động;

• Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và sổ bảo hiểm xã hội giấy có giá trị pháp lý như nhau; sổ bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai chậm nhất từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, còn sổ giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm có yêu cầu.

5.3 Doanh nghiệp còn phải hoàn tất những thủ tục nghỉ việc nào?

Sắp xếp hoạt động Cách xử lý địa chỉ
Công ty công nghệ đặt trụ sở tại văn phòng chia sẻ, đội ngũ làm việc tại một văn phòng khác Kiểm tra văn phòng thực tế có cần đăng ký là địa điểm kinh doanh hay không
Công ty thương mại đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng, hàng hóa được lưu tại kho Xử lý riêng trụ sở chính và sắp xếp kho bãi
Doanh nghiệp sản xuất đặt trụ sở tại khu đô thị, nhà máy nằm trong khu công nghiệp Quản lý nhà máy riêng như địa điểm dự án và địa điểm sản xuất
Doanh nghiệp thương mại điện tử tách riêng trụ sở, chăm sóc khách hàng và kho đổi trả Đánh giá đăng ký và giấy phép theo chức năng thực tế của từng địa điểm
Công ty nhà hàng tách riêng trụ sở và cửa hàng Cửa hàng không thể chỉ dựa vào đăng ký trụ sở để bao phủ hoạt động kinh doanh

6. Doanh nghiệp cần lưu giữ những chứng cứ nào

Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng cứ tương ứng với từng phương án chấm dứt và kiểm tra theo danh sách sau:

Phương án chấm dứt Chứng cứ về lý do Chứng cứ về thủ tục Chứng cứ thanh toán
Không hoàn thành công việc Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc và hồ sơ ban hành; kết quả đánh giá định kỳ; kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn; ghi nhận bằng văn bản về việc không đạt yêu cầu Hồ sơ lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng tiêu chí hiệu quả công việc (nếu có); thông báo chấm dứt và chứng từ giao nhận Chứng từ thanh toán tiền lương và trợ cấp; hồ sơ xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Ốm đau dài ngày Chẩn đoán, thời hạn điều trị và tài liệu chứng minh khả năng lao động chưa hồi phục do cơ sở y tế cấp Chứng cứ về loại hợp đồng; thông báo chấm dứt và hồ sơ giao nhận Bảng giao nhận tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ
Sa thải kỷ luật Biên bản vi phạm, camera, lời khai nhân chứng, giải trình bằng văn bản của người lao động; nội quy lao động và hồ sơ thông báo, niêm yết Thông báo họp và giao nhận; hồ sơ giải trình; biên bản cuộc họp; quyết định kỷ luật và giao nhận Hồ sơ thanh toán lương và bảo hiểm; biên bản xác nhận quyết toán cuối cùng
Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế Văn bản quyết định thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc tài liệu chứng minh lý do kinh tế Phương án sử dụng lao động; hồ sơ trao đổi ý kiến; thông báo 30 ngày trong trường hợp Điều 42 Cách tính trợ cấp mất việc và chứng từ thanh toán
Chấm dứt theo thỏa thuận Hồ sơ quá trình thương lượng Thỏa thuận chấm dứt có chữ ký của hai bên và tài liệu ủy quyền ký kết Hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận; xác nhận của hai bên về các khoản đã thanh toán

Các nội dung dưới đây là khuyến nghị quản lý chứng cứ của doanh nghiệp. Thời hạn lưu giữ cụ thể cần được xác định cùng với quy định về tranh chấp lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội, thuế, hồ sơ nhân sự và dữ liệu cá nhân:

1. Chứng cứ bằng văn bản: hợp đồng lao động, nội quy lao động, hồ sơ đánh giá, thông báo và tài liệu họp cần được lưu thành hồ sơ có thể tra cứu; khi tranh chấp đã phát sinh hoặc có thể dự kiến một cách hợp lý, không nên xóa các tài liệu liên quan;

2. Chứng cứ điện tử: email, hệ thống nội bộ và tin nhắn trao đổi tức thời cần được lưu giữ ở mức tối đa dưới dạng tệp gốc, có thông tin thời gian và đầy đủ bối cảnh;

3. Tư liệu âm thanh, hình ảnh: camera, ghi âm và ghi hình cần được lưu bản gốc, thời điểm tạo và hồ sơ quá trình trích xuất, đồng thời tuân thủ yêu cầu về dữ liệu cá nhân và quản lý giám sát;

4. Chứng cứ giao nhận: có thể sử dụng ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ và các phương thức khác. Nếu người lao động từ chối nhận, doanh nghiệp có thể lập ghi nhận cùng thời điểm và củng cố chứng cứ bằng người làm chứng, gửi lại qua bưu chính hoặc phương thức xác minh khác; luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải dùng thư bảo đảm có khai giá hoặc phải có hai người làm chứng.

7. Sai sót thường gặp và hậu quả của việc chấm dứt trái pháp luật

7.1 Doanh nghiệp thường mắc sai sót thủ tục nào khi chấm dứt hợp đồng lao động?

STT Sai sót điển hình Hậu quả
1 Không phân biệt đơn phương chấm dứt của doanh nghiệp, sa thải kỷ luật và cắt giảm vì lý do kinh tế; trộn lẫn thủ tục Có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật
2 Có lý do chấm dứt nhưng chứng cứ không đủ Doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ chứng minh theo luật
3 Hiểu nhầm 30 ngày, 45 ngày là ngày làm việc Có thể dẫn đến thiếu thời hạn báo trước
4 Sa thải kỷ luật mà không tổ chức cuộc họp kỷ luật, ban hành quyết định trực tiếp Có thể cấu thành vi phạm thủ tục
5 Đơn phương chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi Có thể cấu thành chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trái pháp luật và phát sinh trách nhiệm tương ứng
6 Không thanh toán trong thời hạn luật định hoặc không kịp thời xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội Có thể bị yêu cầu thanh toán bổ sung, thực hiện bổ sung và chịu trách nhiệm xử phạt hành chính

7.2 Doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý nào nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật?

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật có thể phải chịu các trách nhiệm sau:

1. Về nguyên tắc, phải khôi phục quan hệ lao động, trả tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc, đóng bổ sung bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian đó, đồng thời trả thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;

2. Nếu không bảo đảm đủ thời hạn báo trước, phải trả thêm khoản tiền lương tương ứng với thời gian thiếu báo trước;

3. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc theo luật;

4. Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản nêu trên và trợ cấp thôi việc, hai bên còn phải thỏa thuận khoản bồi thường bổ sung, nhưng khoản này không được thấp hơn 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

7.3 Khi nào việc chấm dứt trái pháp luật có thể liên quan đến trách nhiệm hình sự?

Theo Văn bản hợp nhất Bộ luật Hình sự số 135/VBHN-VPQH Điều 162, bất kỳ người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà sa thải người lao động trái pháp luật, ra quyết định buộc thôi việc trái pháp luật đối với công chức, viên chức, hoặc cưỡng ép, đe dọa buộc họ thôi việc và gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Điều khoản này không chỉ giới hạn ở người quản lý doanh nghiệp và cũng không yêu cầu người lao động phải tự sát mới cấu thành tội phạm cơ bản; việc người bị sa thải tự sát là một tình tiết tăng nặng. Trách nhiệm hình sự chỉ áp dụng khi đáp ứng đầy đủ cấu thành tội phạm, không phải là hậu quả đương nhiên của mọi trường hợp chấm dứt trái pháp luật.

8. Danh sách kiểm tra thủ tục và chứng cứ trước khi doanh nghiệp chấm dứt lao động

Trước khi ra quyết định chấm dứt, doanh nghiệp nên kiểm tra từng mục dưới đây (bản tháng 7 năm 2026):

□ Bước 1: Xác định phương án chấm dứt — thuộc trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế?

□ Bước 2: Rà soát căn cứ pháp định — tình huống có đáp ứng đầy đủ các yếu tố cấu thành theo điều khoản tương ứng của Bộ luật Lao động hay không?

□ Bước 3: Kiểm tra các hạn chế bảo vệ đặc biệt — người lao động có đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi hay không? Có đang trong thời gian điều trị hoặc nghỉ phép được bảo vệ theo luật hay không?

□ Bước 4: Xác nhận thủ tục thông báo hoặc họp — cách tính thời hạn thông báo đã chính xác chưa? Cuộc họp kỷ luật đã được thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc chưa? Đã thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở của người lao động theo luật hay chưa, nếu áp dụng?

□ Bước 5: Rà soát mức độ đầy đủ của chứng cứ — chứng cứ về lý do và chứng cứ về thủ tục có đầy đủ để doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ chứng minh trong tranh chấp hay không?

□ Bước 6: Xác định phương án thanh toán — tiền lương, trợ cấp, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sẽ được xác nhận và xử lý như thế nào?

9. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam như thế nào?

Đội ngũ Việt Nam của Vanzbon có thể kết hợp nguyên nhân chấm dứt, tình trạng của người lao động và cách sắp xếp hợp đồng lao động để hỗ trợ doanh nghiệp rà soát phương án chấm dứt và thủ tục cần thực hiện, bao gồm:

• Xác định nên áp dụng thủ tục chấm dứt theo thỏa thuận, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế

• Rà soát căn cứ chấm dứt, thời hạn thông báo, giới hạn bảo vệ đặc biệt và yêu cầu tham gia của tổ chức đại diện người lao động

• Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ đánh giá hiệu suất, tài liệu vi phạm, biên bản họp, chứng từ giao nhận và các chứng cứ khác

• Hỗ trợ chuẩn bị thông báo chấm dứt, quyết định kỷ luật, thỏa thuận chấm dứt theo thỏa thuận và tài liệu họp liên quan

• Rà soát tiền lương, ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và thủ tục bảo hiểm xã hội

• Đưa ra khuyến nghị về rủi ro chấm dứt trái pháp luật, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh và xử lý tranh chấp về sau

Trước khi gửi thông báo chấm dứt hoặc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp có thể nộp hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, hồ sơ đánh giá, tài liệu vi phạm và phương án chấm dứt dự kiến để rà soát, qua đó tránh làm tăng rủi ro tranh chấp do chọn sai phương án hoặc thiếu thủ tục.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có thể hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hủy bỏ thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh người lao động “không đạt yêu cầu tuyển dụng” hoặc phải được người lao động đồng ý; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương thử việc cho thời gian người lao động đã làm việc.

Doanh nghiệp cần gửi thông báo họp cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc và bảo đảm họ nhận được thông báo. Nếu người lao động hoặc các chủ thể phải tham dự khác đã nhận thông báo hợp lệ nhưng không xác nhận tham gia hoặc vắng mặt, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gửi thông báo và ghi nhận việc vắng mặt, đồng thời bảo lưu cơ hội giải trình mà người lao động có theo luật trong cuộc họp. Pháp luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải có hai người làm chứng, cũng không quy định thời hạn giải trình bằng văn bản tối thiểu 3 ngày làm việc.

Không thể kết luận một cách chung chung rằng “từ chối nhận thì không ảnh hưởng đến hiệu lực”. Doanh nghiệp vẫn phải chứng minh mình đã thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản và giao nhận theo quy định áp dụng. Có thể kết hợp ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ, ghi nhận việc từ chối nhận và các phương thức khác để hình thành chứng cứ. Pháp luật không có yêu cầu thống nhất bắt buộc phải sử dụng thư bảo đảm có khai giá và có hai người không có lợi ích liên quan làm chứng.

Doanh nghiệp nên lưu tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, hồ sơ xây dựng và ban hành tiêu chí, tài liệu chứng minh người lao động đã biết tiêu chí, kết quả đánh giá của từng kỳ đánh giá, kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn, cũng như tài liệu bằng văn bản phản hồi cho người lao động về kết quả không đạt yêu cầu. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cũng cần lưu hồ sơ lấy ý kiến của tổ chức đó khi xây dựng quy chế đánh giá hiệu quả công việc.

Tối thiểu nên bao gồm việc hai bên tự nguyện chấm dứt quan hệ lao động, ngày chấm dứt, các khoản tiền lương và ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc hoặc khoản chi trả theo thỏa thuận, phương án xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, bàn giao hồ sơ và phương thức xử lý tranh chấp. Hai bên có thể xác nhận các khoản đã thanh toán, nhưng thỏa thuận không nên loại trừ các quyền bắt buộc mà người lao động được hưởng theo luật.

11. Kết luận: trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, cần rà soát phương án, thủ tục và chứng cứ

Đối với việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, căn cứ thực chất, thủ tục pháp định và hồ sơ chứng cứ là ba yếu tố không thể thiếu. Chọn sai phương án, thiếu thủ tục hoặc không đủ chứng cứ đều có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro khôi phục quan hệ lao động hoặc bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp nên lồng ghép yêu cầu tuân thủ vào quản trị hằng ngày thay vì chỉ chuẩn bị khi sắp chấm dứt hợp đồng. Trong các tình huống có người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt, cắt giảm lao động tập thể hoặc ranh giới pháp lý chưa rõ, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Khi liên quan đến tranh chấp lao động phức tạp hoặc thiết kế quy trình, doanh nghiệp có thể kết hợp dịch vụ pháp lý tại Việt Nam để tiếp tục rà soát phương án áp dụng, thẩm quyền ký tài liệu và hồ sơ chứng cứ.

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com