Doanh nghiệp năng lượng mới có vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam: 4 vấn đề cốt lõi cần xác định trước khi đầu tư năm 2026

Vanzbon > tin tức > Điều kiện gia nhập & giấy phép > Điều kiện đầu tư nước ngoài > Doanh nghiệp năng lượng mới có vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam: 4 vấn đề cốt lõi cần xác định trước khi đầu tư năm 2026
Mục lục

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Rủi ro lớn nhất đối với dự án năng lượng mới có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam không nằm ở chỗ chính sách thiếu thân thiện, mà ở việc triển khai quá vội khi chưa nắm rõ quy định mới, để rồi chỉ sau khi thành lập công ty mới nhận ra rằng dự án về cơ bản không thể triển khai. Thị trường năng lượng mới của Việt Nam đang trải qua quá trình chuyển đổi sâu sắc từ mô hình do chính sách dẫn dắt sang mô hình do thị trường dẫn dắt. Loạt quy định dày đặc được ban hành trong giai đoạn 2024–2025 đã thay đổi tận gốc logic gia nhập thị trường. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc thực chất nào, trước hết bạn cần hoàn tất bốn đánh giá cốt lõi dưới đây.

Nếu bạn đã hoàn tất bốn đánh giá dưới đây và quyết định tiếp tục triển khai đăng ký, có thể tham khảo thêm hướng dẫn đi kèm của chúng tôi: 【Năm 2026, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thành lập công ty năng lượng mới tại Việt Nam như thế nào?】

目录

Dự án của bạn đã được đưa vào quy hoạch PDP8 hay chưa: đây là ngưỡng bắt buộc đầu tiên đối với đầu tư năng lượng mới tại Việt Nam

Tại Việt Nam, dự án năng lượng mới chưa được đưa vào Quy hoạch phát triển điện lực quốc gia (PDP8) sẽ không có căn cứ pháp lý để được chấp thuận chủ trương đầu tư, đồng thời cũng không thể khởi động các bước phê duyệt tiếp theo. Đây là rào cản mà phần lớn doanh nghiệp Trung Quốc thường bỏ qua nhất ở giai đoạn đầu thâm nhập thị trường.

1.1 Mục tiêu điện mặt trời tăng gần 4 lần, lưu trữ năng lượng tăng hơn 3.000%: quy mô công suất trong PDP8 điều chỉnh

Ngày 15/4/2025, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam ký Quyết định số 768/QĐ-TTg, chính thức phê duyệt PDP8 điều chỉnh và thực hiện các điều chỉnh lớn đối với quy hoạch trước đó.

  • Mục tiêu công suất điện mặt trời tập trung được nâng mạnh từ 8,736 triệu kW lên 34,014 triệu kW; mục tiêu điện gió trên bờ và gần bờ được nâng lên mức 26.066–38.029 MW.
  • Mục tiêu lưu trữ bằng pin tăng vọt từ 300 MW lên 10.000–16.300 MW, tương đương mức tăng hơn 3.000%.
  • Điện hạt nhân cũng được đưa trở lại quy hoạch. Nhà máy điện hạt nhân Ninh Thuận 1 và 2 dự kiến vận hành trong giai đoạn 2030–2035, bổ sung 4.000–6.400 MW công suất nền.

1.2 Điện gió ngoài khơi lùi thời điểm hòa lưới thêm 5 năm: mục tiêu 2030 được dời sang 2035

Việc lùi mốc thời gian đối với điện gió ngoài khơi là thay đổi đáng chú ý nhất trong PDP8 điều chỉnh. Mục tiêu 6.000 MW trước năm 2030 đã được dời sang năm 2035, và quy hoạch điều chỉnh lại đặt mục tiêu trong khoảng 6.000–17.032 MW. Điều này tác động trực tiếp đến các nhà đầu tư điện gió ngoài khơi đang kỳ vọng hòa lưới trước năm 2030 và buộc họ phải đánh giá lại khung thời gian của dự án.

1.3 Khuyến nghị hành động

  • Trước khi bỏ bất kỳ khoản vốn thực chất nào, trước tiên hãy xác nhận dự án có nằm trong quy mô công suất quy hoạch và hạn ngạch khu vực theo PDP8 điều chỉnh hay không.
  • Dù quy mô công suất quy hoạch cho điện gió trên bờ và điện mặt trời tập trung đã tăng mạnh, việc lựa chọn địa điểm vẫn chịu ràng buộc bởi hạn ngạch cấp tỉnh.
  • Đối với điện gió ngoài khơi, cần đánh giá lại khung thời gian hòa lưới; kế hoạch vận hành thương mại trước năm 2030 nên được xem là chưa chắc chắn.

Cơ chế mua bán điện tại Việt Nam đã chuyển từ giá cố định sang định giá theo thị trường: kỷ nguyên FiT đã khép lại, cơ chế DPPA đã mở ra

Mô hình lợi nhuận dựa trên mức giá mua điện cố định (FiT) với dòng tiền tương đối chắc chắn đã chính thức chấm dứt. Trong năm 2025, Việt Nam liên tiếp ban hành nhiều nghị định quan trọng, làm thay đổi một cách cấu trúc các quy tắc giao dịch điện. Nhà đầu tư vì vậy phải xây dựng lại mô hình tài chính theo khung mới này.

2.1 Rủi ro truy thu FiT: EVN đã truy thu tiền điện từ 173 dự án, liên quan tới tổng vốn đầu tư khoảng 13 tỷ USD

Từ cuối năm 2024 đến đầu năm 2025, cơ quan thanh tra của Chính phủ Việt Nam phát hiện một số dự án hưởng mức giá điện cao không tuân thủ đúng quy định. EVN sau đó bắt đầu truy thu thêm 57,70 triệu USD tiền điện. Có 173 dự án điện mặt trời và điện gió đối mặt với rủi ro tài chính; mức FiT của các dự án bị ảnh hưởng giảm từ 24% đến 47%, tác động đến hơn 3.600 MW điện mặt trời đã xây dựng và 160 MW điện gió, với tổng vốn đầu tư của các dự án năng lượng tái tạo liên quan vào khoảng 13 tỷ USD.

Thông điệp cốt lõi từ sự việc này là: mô hình từng phụ thuộc vào FiT không còn bền vững; định giá theo cơ chế thị trường là xu hướng không thể đảo ngược.

2.2 Nghị định 58: giá thị trường thay thế giá cố định, bảo đảm 80% sản lượng điện theo hợp đồng

Nghị định số 58/2025/NĐ-CP ban hành ngày 03/3/2025 đã đưa ra các quy định mới đối với phát triển năng lượng tái tạo theo Luật Điện lực: giá điện phải được xác định thông qua cơ chế cạnh tranh, và giá bán điện cho tiêu dùng trong nước không được vượt quá mức trần do Bộ Công Thương quy định. Đối với dự án bán điện lên lưới điện quốc gia, trong thời gian hoàn trả vốn gốc (không quá 15 năm), dự án có thể được bảo đảm tối thiểu 80% sản lượng điện theo hợp đồng — ngoại trừ các trường hợp phát sinh từ lỗi của dự án, nhu cầu phụ tải hoặc tình trạng của hệ thống điện.

2.3 Nghị định 57: cơ chế DPPA cho phép bán điện trực tiếp cho doanh nghiệp mà không phải đi qua EVN

Nghị định số 57/2025/NĐ-CP có hiệu lực cùng ngày đã thiết lập cơ chế Thỏa thuận mua bán điện trực tiếp (DPPA) giữa đơn vị phát điện năng lượng tái tạo và khách hàng sử dụng điện lớn, cho phép dự án năng lượng mới vượt qua mô hình một người mua duy nhất của EVN để bán điện trực tiếp cho doanh nghiệp công nghiệp với mức giá mang tính thị trường hơn.

Nghị quyết số 253/2025/QH15 (được thông qua ngày 11/12/2025 và có hiệu lực từ 01/3/2026) tiếp tục mở rộng phạm vi chủ thể tham gia DPPA, bổ sung thêm khu công nghiệp, khu kinh tế, trung tâm dữ liệu và đơn vị vận hành trạm sạc xe điện vào nhóm khách hàng năng lượng trọng yếu, đồng thời bãi bỏ trần giá đối với mô hình DPPA đấu nối vật lý, qua đó khôi phục đáng kể tính linh hoạt về mặt thương mại, đặc biệt có lợi cho các dự án điện mặt trời mái nhà.

2.4 Khuyến nghị hành động

Xác định dự án phù hợp hơn với lộ trình DPPA hay với mô hình bán điện hòa lưới truyền thống.

Kiểm tra xem mô hình tài chính về giá điện đã tính đến biên độ biến động của cơ chế định giá theo thị trường hay chưa.

Đánh giá dữ liệu lịch sử về cắt giảm công suất tại khu vực dự án để lượng hóa rủi ro hạn chế phát điện.

Quy định về tỷ lệ sở hữu nước ngoài trong lĩnh vực năng lượng mới tại Việt Nam: dự án phát điện có thể sở hữu 100%, điện gió ngoài khơi bị giới hạn ở mức 95%

Nhìn từ góc độ cụm ngành, phía Bắc (với hạt nhân là Bắc Ninh và Hải Phòng) vẫn là khu vực ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp sản xuất điện tử, nơi chuỗi cung ứng hỗ trợ và nguồn công nhân lành nghề tập trung rõ nhất. Phía Nam (lấy TP. Hồ Chí Minh làm trung tâm) phù hợp hơn với các dự án có nhu cầu vận hành phức hợp hoặc định vị như trụ sở khu vực. Các khu công nghệ cao thích hợp với doanh nghiệp có chức năng R&D hoặc định vị sản xuất giá trị gia tăng cao và đồng thời đáp ứng điều kiện tiếp nhận. Miền Trung hiện vẫn chưa tạo được mức độ tập trung đủ mạnh, phù hợp hơn để đưa vào danh sách đánh giá dự phòng hơn là lựa chọn số một.

3.1 Dự án phát điện thông thường có thể do nhà đầu tư nước ngoài sở hữu 100%

Theo Luật Đầu tư của Việt Nam và Nghị định số 31/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, Việt Nam áp dụng cơ chế danh mục hạn chế tiếp cận thị trường. Hoạt động phát điện (mã VSIC 3511) không thuộc nhóm ngành có giới hạn về tỷ lệ sở hữu, vì vậy về nguyên tắc nhà đầu tư nước ngoài được phép sở hữu 100% doanh nghiệp phát điện.

3.2 Điện gió ngoài khơi: trần sở hữu nước ngoài 95% và phải liên doanh với doanh nghiệp nhà nước

Theo Nghị định số 58/2025/NĐ-CP, dự án điện gió ngoài khơi chịu các giới hạn rõ ràng về tỷ lệ sở hữu nước ngoài:

  • Trần sở hữu nước ngoài: 95%
  • Yêu cầu về đối tác trong nước: phải liên doanh với doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp do Nhà nước chi phối, trong đó phía Việt Nam nắm tối thiểu 5%
  • Yêu cầu về kinh nghiệm: phải có ít nhất một dự án tương tự đã được phát triển trước đó
  • Yêu cầu tài chính: vốn chủ sở hữu không thấp hơn 15% tổng vốn đầu tư, phần góp vốn chủ sở hữu không thấp hơn 20% vốn góp cam kết
  • Thẩm tra an ninh: phải có văn bản chấp thuận của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và Bộ Ngoại giao

3.3 Dự án năng lượng mới công nghệ cao: có thể nhận IRC trong 15 ngày theo thủ tục đầu tư đặc biệt

Luật sửa đổi số 57/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 15/01/2025 đã thiết lập thủ tục đầu tư đặc biệt cho các dự án trong ngành bán dẫn và công nghệ cao, cho phép nhận Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) trong vòng 15 ngày sau khi được ban quản lý khu công nghiệp/khu công nghệ cao chấp thuận. Đối với dự án năng lượng mới có yếu tố công nghệ cao, việc có được áp dụng thủ tục này hay không cần được đánh giá tổng hợp dựa trên danh mục ngành, tính chất khu vực đầu tư và cách hiểu của cơ quan có thẩm quyền.

3.4 Khuyến nghị hành động

  • Trước khi chốt cấu trúc đầu tư, trước hết hãy xác định rõ loại hình dự án.
  • Điện gió ngoài khơi bắt buộc phải liên doanh với doanh nghiệp nhà nước, giới hạn sở hữu nước ngoài ở mức 95% và phải vượt qua quá trình thẩm tra an ninh của nhiều bộ, ngành.
  • Đối với dự án liên quan đến đảo, ven biển, khu vực biên giới hoặc vùng nhạy cảm, nên thực hiện đánh giá sơ bộ về an ninh ngay từ đầu.

Nút thắt hấp thụ của lưới điện Việt Nam: đánh giá thực tế về rủi ro cắt giảm công suất và cơ hội lưu trữ năng lượng

Năng lực hấp thụ của lưới điện là biến số rủi ro dễ bị đánh giá thấp nhất trong đầu tư năng lượng mới tại Việt Nam. Dự án có thể xây xong, nhưng nếu điện không truyền tải được hoặc không bán được thì lợi suất đầu tư sẽ không thể hình thành.

4.1 Công suất lắp đặt chiếm 28% nhưng sản lượng thực tế chỉ 12%: số liệu thật về rủi ro cắt giảm công suất

Hiện tổng công suất lắp đặt của Việt Nam vào khoảng 87.600 MW, trong đó năng lượng tái tạo chiếm khoảng 28% công suất lắp đặt nhưng chỉ đóng góp khoảng 12% sản lượng điện thực tế — cho thấy vấn đề cắt giảm công suất rất đáng kể. Trong 10 tháng đầu năm 2025, hệ số công suất trung bình của các dự án điện mặt trời chỉ khoảng 15%, và rủi ro bị cắt giảm đặc biệt nổi bật trong mùa thủy điện phát cao.

4.2 Khoảng trống đầu tư lưới điện 18,1 tỷ USD: cơ hội mới cho vốn tư nhân

PDP8 điều chỉnh yêu cầu tổng vốn đầu tư khoảng 134,7 tỷ USD đến năm 2030, trong đó riêng lưới truyền tải chiếm khoảng 18,1 tỷ USD. Chính phủ đã công khai kêu gọi khu vực tư nhân tham gia đầu tư các dự án truyền tải điện — một lĩnh vực trước đây chủ yếu do doanh nghiệp nhà nước nắm giữ. Đây là cửa sổ cơ hội mới đối với nhà đầu tư nước ngoài.

Nghị quyết số 253/2025/QH15 đưa vào cơ chế điều chỉnh quy hoạch điện linh hoạt hơn, cho phép cơ quan quản lý cấp tỉnh cập nhật nội dung quy hoạch mà không cần thay đổi mục tiêu chiến lược hay tổng công suất lắp đặt, đồng thời không phải lập báo cáo đánh giá môi trường chiến lược. Quy trình phê duyệt vì thế đang được đơn giản hóa và đẩy nhanh.

4.3 Điện mặt trời mái nhà và lưu trữ năng lượng: các cơ hội ưu tiên trong môi trường chính sách hiện nay

Ngày 30/3/2026, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 10/CT-TTg, đặt mục tiêu trong năm 2026 có khoảng 10% trụ sở cơ quan và 10% hộ gia đình lắp đặt, sử dụng điện mặt trời mái nhà tự sản tự tiêu. Bộ Công Thương hiện cũng đang xem xét nâng tỷ lệ điện mặt trời mái nhà được phát lên lưới từ mức trần 20% hiện nay lên 50%, điều này sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả kinh tế của các dự án điện mặt trời mái nhà.

Các dự án lưu trữ năng lượng cũng rất đáng được ưu tiên xem xét — trong PDP8 điều chỉnh, mục tiêu pin lưu trữ đã tăng mạnh từ 300 MW lên 10.000–16.300 MW, đồng thời Nghị quyết 253 cũng cho phép bổ sung các dự án pin lưu trữ. Những dự án năng lượng mới có tích hợp lưu trữ vì thế có thể được hưởng mức độ thuận lợi cao hơn trong quá trình phê duyệt.

4.4 Khuyến nghị hành động

  • Đối với các dự án điện mặt trời mặt đất quy mô lớn và điện gió trên bờ, cần đặc biệt đánh giá năng lực truyền tải của khu vực cùng dữ liệu lịch sử về cắt giảm công suất.
  • Trong bối cảnh chính sách hiện tại, các dự án điện mặt trời mái nhà và lưu trữ năng lượng chịu ít ràng buộc hơn từ lưới điện, phù hợp hơn để trở thành điểm khởi đầu ưu tiên đối với công ty một thành viên và nhà đầu tư quy mô vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Theo Nghị định số 58/2025/NĐ-CP, trần sở hữu nước ngoài là 95%, đồng thời dự án phải liên doanh với doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp do Nhà nước chi phối nắm tối thiểu 5% vốn.

Quyết định số 768/QĐ-TTg đã nâng mục tiêu điện mặt trời tập trung từ 8,736 triệu kW lên 34,014 triệu kW, tương đương gần gấp bốn lần mục tiêu ban đầu.

Cơ chế DPPA (thỏa thuận mua bán điện trực tiếp) được thiết lập theo Nghị định số 57/2025/NĐ-CP, cho phép đơn vị phát điện năng lượng mới ký trực tiếp hợp đồng mua bán điện với khách hàng công nghiệp lớn, bỏ qua mô hình một người mua duy nhất của EVN và thực hiện định giá theo thị trường.

Các dự án năng lượng tái tạo đáp ứng điều kiện có thể được hưởng ưu đãi miễn thuế 4 năm đầu, giảm 50% trong 9 năm tiếp theo (tương đương thuế suất thực tế 10%), trong khi thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp tiêu chuẩn là 20%. Điều kiện áp dụng cụ thể phải căn cứ vào văn bản chấp thuận của dự án.

Không thể. Việc chấp thuận, phê duyệt và phát triển dự án năng lượng mới tại Việt Nam đều lấy việc được đưa vào PDP8 điều chỉnh làm điều kiện tiên quyết. Dự án chưa được quy hoạch sẽ không có căn cứ pháp lý để được chấp thuận.

Nghị quyết này có hiệu lực từ ngày 01/3/2026. Những thay đổi chính bao gồm: cho phép điều chỉnh quy hoạch một cách linh hoạt mà không làm thay đổi mục tiêu tổng công suất; mở rộng phạm vi chủ thể tham gia DPPA; cho phép Thủ tướng trực tiếp chấp thuận chủ trương đầu tư và lựa chọn nhà đầu tư điện gió ngoài khơi mà không cần đấu thầu; đồng thời quy định giá trúng thầu được dùng trực tiếp làm giá PPA mà không cần đàm phán lần hai.

Hiện nay, năng lượng tái tạo chiếm khoảng 28% công suất lắp đặt nhưng chỉ tạo ra khoảng 12% sản lượng điện thực tế, cho thấy độ vênh rất lớn. Hệ số công suất bình quân của điện mặt trời chỉ khoảng 15%, và rủi ro cắt giảm đặc biệt rõ trong mùa thủy điện phát cao. Khi lựa chọn địa điểm dự án, cần đánh giá kỹ điều kiện đấu nối lưới và dữ liệu lịch sử về cắt giảm công suất tại khu vực đó.

Hoàn tất bốn đánh giá trên không có nghĩa là dự án chắc chắn thành công, nhưng nếu bỏ qua bất kỳ điểm nào, khả năng cao dự án sẽ bị mắc ở một khâu nào đó về sau. Cửa sổ cơ hội của thị trường năng lượng mới tại Việt Nam là có thật, và quy tắc vận hành hiện nay cũng rõ ràng hơn nhiều so với ba năm trước. Tuy nhiên, thị trường này đối xử rất khác giữa “nhà đầu tư đã làm bài tập” và “nhà đầu tư chưa làm bài tập” — nhóm thứ nhất có thể đi xuyên suốt chuỗi phê duyệt một cách trơn tru, trong khi nhóm thứ hai thường chỉ thực sự hiểu thị trường sau khi đã thành lập công ty. Nếu bạn đã hoàn tất phần đánh giá và quyết định tiếp tục, bước tiếp theo là thiết kế cấu trúc đầu tư và khởi động quy trình đăng ký.

Nếu bạn cần rà soát việc dự án có được đưa vào PDP8 hay không, thiết kế cấu trúc đầu tư, đánh giá tuân thủ về tỷ lệ sở hữu nước ngoài, hoặc muốn tìm hiểu thời gian thực tế của giấy phép hoạt động điện lực và phê duyệt đánh giá tác động môi trường, hãy liên hệ đội ngũ Vanzbon để được tư vấn chuyên sâu. Vanzbon đã hoạt động sâu tại thị trường Việt Nam trong nhiều năm, liên tục theo dõi diễn biến pháp lý trong lĩnh vực điện lực, và cung cấp cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài vào ngành năng lượng mới tại Việt Nam dịch vụ trọn gói từ đánh giá tính khả thi của dự án, thiết kế cấu trúc đăng ký, nộp hồ sơ IRC/ERC cho đến giấy phép hoạt động điện lực — để tuân thủ trở thành nền tảng giúp dự án triển khai suôn sẻ, thay vì là biến số liên tục làm tiêu hao nguồn lực.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này được xây dựng trên cơ sở pháp luật và quy định của Việt Nam tính đến tháng 4/2026, chỉ nhằm mục đích tham khảo và không cấu thành ý kiến pháp lý. Mọi quyết định đầu tư nên được tham vấn với luật sư và chuyên gia thuế chuyên nghiệp.

Các bài viết liên quan

越南1

Triển khai dự án lưu trữ năng lượng tại Việt Nam như thế nào? Ranh giới tuân thủ giữa bán thiết bị, tổng thầu EPC và hậu mãi tại địa phương

越南未使用 2

Bốn mô hình gia nhập thị trường Việt Nam: nên chọn thương mại, văn phòng đại diện, thành lập công ty hay vận hành tại địa phương?

pexels-kirandeepsingh-19940389

Thiết kế điều lệ công ty tại Việt Nam: cần làm rõ cổ đông, người đại diện theo pháp luật và cơ chế ủy quyền trước tiên

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Gặp gỡ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về gia nhập thị trường Việt Nam, tuân thủ thuế

Đăng ký công ty tại Việt Nam
© 2026 VANZBON. Đã đăng ký bản quyền.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Vanzbon cung cấp hỗ trợ tuân thủ toàn chuỗi, chuyên gia tư vấn phản hồi trong vòng 30 phút.

Vui lòng chọn dịch vụ *
  • Vui lòng chọn dịch vụ
  • Đăng ký công ty
  • Giấy phép kinh doanh
  • Tiếp cận thị trường
  • Nhân sự
  • Mở tài khoản ngân hàng
  • Dịch vụ lựa chọn địa điểm kinh doanh
  • Thuế và kế toán
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ visa
  • Khảo sát thị trường
  • Dịch vụ thư ký
  • Dịch vụ liên hệ chính phủ
  • Khác
Hướng dẫn thành lập công ty

Từ tư vấn miễn phí, đăng ký công ty, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép, đăng ký thuế đến mở tài khoản ngân hàng và xin thị thực, chúng tôi đều cung cấp giải pháp toàn diện. Hãy để Vanzbon giúp bạn đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp thành công tại Việt Nam!

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Vanzbon – đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp và dịch vụ kinh doanh, cung cấp giải pháp toàn diện từ nghiên cứu thị trường, đăng ký công ty, xin giấy phép, tuân thủ thuế đến hỗ trợ vận hành, đảm bảo doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững tại thị trường Việt Nam.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải đồng thời đáp ứng ba điều kiện: có căn cứ thực chất hợp pháp, quy trình tuân thủ đúng luật và chứng cứ đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp cho rằng người lao động thực sự không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật, việc thiếu sót trong thời hạn thông báo, cuộc họp kỷ luật, quyền giải trình của người lao động hoặc hồ sơ chứng cứ vẫn có thể khiến quyết định chấm dứt bị coi là trái pháp luật.

Bài viết này được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Lao động (Bộ luật số 45/2019/QH14) và các văn bản chính thức liên quan, nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một hướng dẫn tuân thủ có thể áp dụng trong thực tiễn. Nếu cần rà soát trước các quy chế thường xuyên như hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử lao động và làm thêm giờ, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tuân thủ lao động tại Việt Nam năm 2026: hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử và làm thêm giờ.

1. Các trường hợp chính dẫn đến chấm dứt quan hệ lao động tại Việt Nam

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình huống của mình thuộc phương án chấm dứt nào. Mỗi phương án có căn cứ pháp lý, thời hạn thông báo, chủ thể tham gia và trách nhiệm thanh toán khác nhau:

STT Phương án chấm dứt Căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động)
1 Chấm dứt theo thỏa thuận Khoản 3 Điều 34
2 Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn Khoản 1 Điều 34
3 Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng Điều 35
4 Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật Điều 36
5 Cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp Điều 42, Điều 43, Điều 44
6 Sa thải kỷ luật Điều 125

Lưu ý trọng yếu: không được trộn lẫn các phương án khác nhau. Ví dụ, nếu lý do chấm dứt xuất phát từ hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động, doanh nghiệp cần áp dụng thủ tục sa thải kỷ luật, chứ không nên xử lý theo thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hai phương án này có căn cứ pháp lý, yêu cầu thông báo và trình tự xử lý khác nhau.

2. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật

2.1 Trong những trường hợp nào doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp pháp định sau:

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của doanh nghiệp; khi xây dựng quy chế này, nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đó;

2. Người lao động bị ốm đau hoặc tai nạn và sau thời hạn điều trị liên tục theo luật mà khả năng lao động vẫn chưa hồi phục;

3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc do yêu cầu di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp khắc phục cần thiết nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;

4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo Điều 31;

5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác;

6. Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên;

7. Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động và việc này ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của doanh nghiệp.

2.2 Cần thông báo trước bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động, trừ các trường hợp được miễn thông báo theo luật và quy định riêng đối với một số ngành nghề đặc thù, thời hạn báo trước thường phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng:

Loại hợp đồng lao động Thời hạn báo trước
Hợp đồng không xác định thời hạn Ít nhất 45 ngày
Hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng Ít nhất 30 ngày
Hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng Ít nhất 3 ngày làm việc

Sai sót thường gặp: đối với thời hạn 45 ngày và 30 ngày, luật sử dụng khái niệm “ngày”, không phải “ngày làm việc”; chỉ thời hạn 3 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng được quy định rõ là ngày làm việc. Trường hợp chấm dứt do người lao động ốm đau dài ngày theo điểm b khoản 1 Điều 36, thời hạn báo trước là ít nhất 3 ngày làm việc và không phụ thuộc vào loại hợp đồng. Một số ngành nghề, công việc đặc thù có thời hạn báo trước riêng.

• Các trường hợp không cần báo trước chỉ bao gồm: người lao động không quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, và người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên. Việc đủ tuổi nghỉ hưu hoặc cung cấp thông tin sai khi tuyển dụng không thuộc nhóm miễn thông báo.

2.3 Những người lao động nào đang trong thời gian được bảo vệ khỏi đơn phương chấm dứt?

Theo Điều 37 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36 trong các trường hợp sau:

• Người lao động đang bị ốm đau, tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện về thời hạn điều trị dài ngày tại điểm b khoản 1 Điều 36;

• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc các kỳ nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý;

• Lao động nữ đang mang thai, người lao động đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý đặc biệt:

• Trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản và nuôi con dưới 12 tháng tuổi, doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật và cũng không được xử lý kỷ luật lao động trong thời gian bảo vệ này. Nếu người lao động có hành vi vi phạm trong thời gian được bảo vệ, doanh nghiệp có thể thu thập và cố định chứng cứ trước;

• Sau khi hết thời gian bảo vệ, nếu thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể gia hạn theo luật, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày.

2.4 Thông báo chấm dứt cần ghi rõ nội dung gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt bằng văn bản cho người lao động theo luật. Để thuận tiện cho việc chứng minh về sau, thông báo nên nêu rõ lý do chấm dứt và căn cứ pháp lý, ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực, phương án thanh toán tiền lương và các khoản liên quan, đồng thời lưu giữ chứng cứ chứng minh người lao động đã nhận được thông báo.

3. Sa thải kỷ luật

3.1 Những hành vi vi phạm nào có thể áp dụng hình thức sa thải?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động, các hành vi vi phạm có thể áp dụng hình thức sa thải bao gồm:

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc;

2. Người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu nội quy lao động đã có quy định cũng thuộc nhóm căn cứ pháp định này;

3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, trong thời gian chưa được xóa kỷ luật lại tái phạm cùng hành vi;

4. Kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng, người lao động nghỉ tổng cộng 5 ngày làm việc trong 30 ngày liên tục hoặc 20 ngày làm việc trong 365 ngày liên tục.

Khi hành vi của người lao động đáp ứng Điều 125, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sa thải nhưng vẫn phải chứng minh lỗi của người lao động và hoàn tất thủ tục xử lý kỷ luật theo luật. Việc tạm đình chỉ công việc trong quá trình xác minh là biện pháp điều tra theo luật, không phải là một hình thức kỷ luật.

3.2 Doanh nghiệp cần chứng minh những sự kiện vi phạm và lỗi nào?

Doanh nghiệp cần chứng minh các yếu tố sau: sự kiện vi phạm, lỗi của người lao động, điều khoản nội quy lao động được áp dụng và việc hành vi đó đáp ứng điều kiện pháp định để áp dụng hình thức sa thải.

3.3 Cuộc họp xử lý kỷ luật cần được tổ chức như thế nào?

Theo Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP Điều 70, việc sa thải kỷ luật cần được xử lý theo trình tự sau:

Trình tự xử lý: phát hiện và lập biên bản hành vi vi phạm → thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động → thông báo cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc → tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật và bảo đảm quyền giải trình của người lao động → lập biên bản cuộc họp → ban hành và gửi quyết định bằng văn bản trong thời hiệu xử lý theo luật.

3.3.1 Thời hiệu xử lý:

• Thời hiệu xử lý đối với hành vi vi phạm thông thường là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;

• Đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản hoặc tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý là 12 tháng;

• Khi hết thời gian bảo vệ mà thời hiệu xử lý đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hiệu xử lý, nhưng thời hạn gia hạn tối đa không quá 60 ngày;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu nói trên. Pháp luật không quy định một thời hạn thống nhất kiểu “ban hành quyết định trong 30 ngày sau cuộc họp”.

3.3.2 Thành phần tham dự và yêu cầu thông báo theo luật:

Doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người lao động bị xử lý và hành vi bị cho là vi phạm cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc, đồng thời bảo đảm các chủ thể đó nhận được thông báo;

• Thành phần tham dự theo luật bao gồm người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; nếu người lao động dưới 15 tuổi thì còn bao gồm người đại diện theo pháp luật;

• Người lao động có quyền tự mình giải trình hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hỗ trợ giải trình;

• Sau khi doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ, nếu các chủ thể phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo;

• Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Nếu người tham dự từ chối ký, người ghi biên bản cần ghi rõ họ tên người từ chối ký và lý do; việc từ chối ký tự thân không đương nhiên làm thủ tục vô hiệu;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải do người có thẩm quyền ban hành trong thời hiệu xử lý theo luật và được gửi cho các chủ thể phải tham dự cuộc họp kỷ luật.

3.4 Các vấn đề thường gặp

Nội quy lao động chưa được xây dựng, lấy ý kiến, thông báo cho người lao động hoặc niêm yết tại vị trí cần thiết theo luật;

• Thông báo họp không đủ 5 ngày làm việc hoặc không chứng minh được các chủ thể phải tham dự đã nhận thông báo;

• Không tạo cơ hội cho người lao động trình bày và giải trình;

• Người lao động là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nhưng doanh nghiệp không thông báo cho tổ chức đó theo luật;

• Biên bản cuộc họp không đầy đủ hoặc sau khi người tham dự từ chối ký, biên bản không ghi họ tên và lý do từ chối ký;

• Quyết định xử lý kỷ luật được ban hành quá thời hiệu xử lý theo luật.

4. Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế và tổ chức lại doanh nghiệp

4.1 Trường hợp áp dụng

Bộ luật Lao động quy định riêng cho hai nhóm tình huống:

• Điều 42 áp dụng đối với thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lao động, thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh hoặc máy móc thiết bị công nghệ, thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm, cũng như các nguyên nhân về cơ cấu, công nghệ hoặc kinh tế như khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc chính sách điều chỉnh cơ cấu kinh tế của Nhà nước;

• Điều 43 áp dụng đối với chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.

4.2 Xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo Điều 42 đến Điều 44, khi những thay đổi liên quan ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động, bao gồm:

• Danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng hoặc chuyển sang làm việc không trọn thời gian;

• Danh sách người lao động nghỉ hưu;

• Danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;

• Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện phương án;

• Biện pháp thực hiện và nguồn kinh phí.

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần trao đổi ý kiến với tổ chức đó. Sau khi phương án được thông qua, doanh nghiệp phải công khai cho người lao động trong vòng 15 ngày.

4.3 Tổ chức đại diện người lao động và thủ tục thông báo

Khi cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42, doanh nghiệp cần trao đổi trước với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên nếu doanh nghiệp có tổ chức đó, đồng thời thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động bị ảnh hưởng trước ít nhất 30 ngày.

Các trường hợp chia, hợp nhất, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền tài sản theo Điều 43 không áp dụng quy tắc thông báo thống nhất 30 ngày tại khoản 6 Điều 42. Doanh nghiệp cần tập trung xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 43 và Điều 44.

4.4 Cách tính trợ cấp mất việc làm

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và bị mất việc do các trường hợp tại Điều 42 hoặc Điều 43, doanh nghiệp phải chi trả trợ cấp mất việc làm: mỗi năm làm việc được trả 1 tháng tiền lương, nhưng tối thiểu bằng 2 tháng tiền lương. Thời gian tính trợ cấp cần trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, cũng như thời gian làm việc đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Khi đánh giá chi phí cắt giảm lao động hoặc tái cơ cấu, doanh nghiệp sản xuất cũng có thể kết hợp hướng dẫn tính chi phí nhân sự trong sản xuất tại Việt Nam: tiền lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở để tính đồng bộ chi phí lao động thường xuyên và chi phí chấm dứt.

5. Sau khi quan hệ lao động kết thúc: thanh toán và xử lý hồ sơ

5.1 Khi nào phải thanh toán tiền lương, trợ cấp và các khoản liên quan?

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động:

• Hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động;

• Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, vì lý do kinh tế, tổ chức lại doanh nghiệp, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm và các trường hợp pháp định khác, thời hạn có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 30 ngày.

5.2 Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Luật số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Luật này không thống nhất bãi bỏ các biểu mẫu báo giảm lao động hiện hành, cũng không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang “biểu mẫu mới sau ngày 1 tháng 7 năm 2025” mới được tiếp nhận thủ tục nghỉ việc. Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình và biểu mẫu hiện hành do cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam công bố tại từng thời điểm.

Các nội dung của luật mới liên quan trực tiếp đến thủ tục nghỉ việc bao gồm:

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt;

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả lại sổ bảo hiểm xã hội giấy cho người lao động;

• Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và sổ bảo hiểm xã hội giấy có giá trị pháp lý như nhau; sổ bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai chậm nhất từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, còn sổ giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm có yêu cầu.

5.3 Doanh nghiệp còn phải hoàn tất những thủ tục nghỉ việc nào?

Sắp xếp hoạt động Cách xử lý địa chỉ
Công ty công nghệ đặt trụ sở tại văn phòng chia sẻ, đội ngũ làm việc tại một văn phòng khác Kiểm tra văn phòng thực tế có cần đăng ký là địa điểm kinh doanh hay không
Công ty thương mại đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng, hàng hóa được lưu tại kho Xử lý riêng trụ sở chính và sắp xếp kho bãi
Doanh nghiệp sản xuất đặt trụ sở tại khu đô thị, nhà máy nằm trong khu công nghiệp Quản lý nhà máy riêng như địa điểm dự án và địa điểm sản xuất
Doanh nghiệp thương mại điện tử tách riêng trụ sở, chăm sóc khách hàng và kho đổi trả Đánh giá đăng ký và giấy phép theo chức năng thực tế của từng địa điểm
Công ty nhà hàng tách riêng trụ sở và cửa hàng Cửa hàng không thể chỉ dựa vào đăng ký trụ sở để bao phủ hoạt động kinh doanh

6. Doanh nghiệp cần lưu giữ những chứng cứ nào

Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng cứ tương ứng với từng phương án chấm dứt và kiểm tra theo danh sách sau:

Phương án chấm dứt Chứng cứ về lý do Chứng cứ về thủ tục Chứng cứ thanh toán
Không hoàn thành công việc Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc và hồ sơ ban hành; kết quả đánh giá định kỳ; kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn; ghi nhận bằng văn bản về việc không đạt yêu cầu Hồ sơ lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng tiêu chí hiệu quả công việc (nếu có); thông báo chấm dứt và chứng từ giao nhận Chứng từ thanh toán tiền lương và trợ cấp; hồ sơ xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Ốm đau dài ngày Chẩn đoán, thời hạn điều trị và tài liệu chứng minh khả năng lao động chưa hồi phục do cơ sở y tế cấp Chứng cứ về loại hợp đồng; thông báo chấm dứt và hồ sơ giao nhận Bảng giao nhận tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ
Sa thải kỷ luật Biên bản vi phạm, camera, lời khai nhân chứng, giải trình bằng văn bản của người lao động; nội quy lao động và hồ sơ thông báo, niêm yết Thông báo họp và giao nhận; hồ sơ giải trình; biên bản cuộc họp; quyết định kỷ luật và giao nhận Hồ sơ thanh toán lương và bảo hiểm; biên bản xác nhận quyết toán cuối cùng
Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế Văn bản quyết định thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc tài liệu chứng minh lý do kinh tế Phương án sử dụng lao động; hồ sơ trao đổi ý kiến; thông báo 30 ngày trong trường hợp Điều 42 Cách tính trợ cấp mất việc và chứng từ thanh toán
Chấm dứt theo thỏa thuận Hồ sơ quá trình thương lượng Thỏa thuận chấm dứt có chữ ký của hai bên và tài liệu ủy quyền ký kết Hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận; xác nhận của hai bên về các khoản đã thanh toán

Các nội dung dưới đây là khuyến nghị quản lý chứng cứ của doanh nghiệp. Thời hạn lưu giữ cụ thể cần được xác định cùng với quy định về tranh chấp lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội, thuế, hồ sơ nhân sự và dữ liệu cá nhân:

1. Chứng cứ bằng văn bản: hợp đồng lao động, nội quy lao động, hồ sơ đánh giá, thông báo và tài liệu họp cần được lưu thành hồ sơ có thể tra cứu; khi tranh chấp đã phát sinh hoặc có thể dự kiến một cách hợp lý, không nên xóa các tài liệu liên quan;

2. Chứng cứ điện tử: email, hệ thống nội bộ và tin nhắn trao đổi tức thời cần được lưu giữ ở mức tối đa dưới dạng tệp gốc, có thông tin thời gian và đầy đủ bối cảnh;

3. Tư liệu âm thanh, hình ảnh: camera, ghi âm và ghi hình cần được lưu bản gốc, thời điểm tạo và hồ sơ quá trình trích xuất, đồng thời tuân thủ yêu cầu về dữ liệu cá nhân và quản lý giám sát;

4. Chứng cứ giao nhận: có thể sử dụng ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ và các phương thức khác. Nếu người lao động từ chối nhận, doanh nghiệp có thể lập ghi nhận cùng thời điểm và củng cố chứng cứ bằng người làm chứng, gửi lại qua bưu chính hoặc phương thức xác minh khác; luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải dùng thư bảo đảm có khai giá hoặc phải có hai người làm chứng.

7. Sai sót thường gặp và hậu quả của việc chấm dứt trái pháp luật

7.1 Doanh nghiệp thường mắc sai sót thủ tục nào khi chấm dứt hợp đồng lao động?

STT Sai sót điển hình Hậu quả
1 Không phân biệt đơn phương chấm dứt của doanh nghiệp, sa thải kỷ luật và cắt giảm vì lý do kinh tế; trộn lẫn thủ tục Có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật
2 Có lý do chấm dứt nhưng chứng cứ không đủ Doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ chứng minh theo luật
3 Hiểu nhầm 30 ngày, 45 ngày là ngày làm việc Có thể dẫn đến thiếu thời hạn báo trước
4 Sa thải kỷ luật mà không tổ chức cuộc họp kỷ luật, ban hành quyết định trực tiếp Có thể cấu thành vi phạm thủ tục
5 Đơn phương chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi Có thể cấu thành chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trái pháp luật và phát sinh trách nhiệm tương ứng
6 Không thanh toán trong thời hạn luật định hoặc không kịp thời xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội Có thể bị yêu cầu thanh toán bổ sung, thực hiện bổ sung và chịu trách nhiệm xử phạt hành chính

7.2 Doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý nào nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật?

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật có thể phải chịu các trách nhiệm sau:

1. Về nguyên tắc, phải khôi phục quan hệ lao động, trả tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc, đóng bổ sung bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian đó, đồng thời trả thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;

2. Nếu không bảo đảm đủ thời hạn báo trước, phải trả thêm khoản tiền lương tương ứng với thời gian thiếu báo trước;

3. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc theo luật;

4. Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản nêu trên và trợ cấp thôi việc, hai bên còn phải thỏa thuận khoản bồi thường bổ sung, nhưng khoản này không được thấp hơn 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

7.3 Khi nào việc chấm dứt trái pháp luật có thể liên quan đến trách nhiệm hình sự?

Theo Văn bản hợp nhất Bộ luật Hình sự số 135/VBHN-VPQH Điều 162, bất kỳ người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà sa thải người lao động trái pháp luật, ra quyết định buộc thôi việc trái pháp luật đối với công chức, viên chức, hoặc cưỡng ép, đe dọa buộc họ thôi việc và gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Điều khoản này không chỉ giới hạn ở người quản lý doanh nghiệp và cũng không yêu cầu người lao động phải tự sát mới cấu thành tội phạm cơ bản; việc người bị sa thải tự sát là một tình tiết tăng nặng. Trách nhiệm hình sự chỉ áp dụng khi đáp ứng đầy đủ cấu thành tội phạm, không phải là hậu quả đương nhiên của mọi trường hợp chấm dứt trái pháp luật.

8. Danh sách kiểm tra thủ tục và chứng cứ trước khi doanh nghiệp chấm dứt lao động

Trước khi ra quyết định chấm dứt, doanh nghiệp nên kiểm tra từng mục dưới đây (bản tháng 7 năm 2026):

□ Bước 1: Xác định phương án chấm dứt — thuộc trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế?

□ Bước 2: Rà soát căn cứ pháp định — tình huống có đáp ứng đầy đủ các yếu tố cấu thành theo điều khoản tương ứng của Bộ luật Lao động hay không?

□ Bước 3: Kiểm tra các hạn chế bảo vệ đặc biệt — người lao động có đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi hay không? Có đang trong thời gian điều trị hoặc nghỉ phép được bảo vệ theo luật hay không?

□ Bước 4: Xác nhận thủ tục thông báo hoặc họp — cách tính thời hạn thông báo đã chính xác chưa? Cuộc họp kỷ luật đã được thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc chưa? Đã thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở của người lao động theo luật hay chưa, nếu áp dụng?

□ Bước 5: Rà soát mức độ đầy đủ của chứng cứ — chứng cứ về lý do và chứng cứ về thủ tục có đầy đủ để doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ chứng minh trong tranh chấp hay không?

□ Bước 6: Xác định phương án thanh toán — tiền lương, trợ cấp, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sẽ được xác nhận và xử lý như thế nào?

9. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam như thế nào?

Đội ngũ Việt Nam của Vanzbon có thể kết hợp nguyên nhân chấm dứt, tình trạng của người lao động và cách sắp xếp hợp đồng lao động để hỗ trợ doanh nghiệp rà soát phương án chấm dứt và thủ tục cần thực hiện, bao gồm:

• Xác định nên áp dụng thủ tục chấm dứt theo thỏa thuận, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế

• Rà soát căn cứ chấm dứt, thời hạn thông báo, giới hạn bảo vệ đặc biệt và yêu cầu tham gia của tổ chức đại diện người lao động

• Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ đánh giá hiệu suất, tài liệu vi phạm, biên bản họp, chứng từ giao nhận và các chứng cứ khác

• Hỗ trợ chuẩn bị thông báo chấm dứt, quyết định kỷ luật, thỏa thuận chấm dứt theo thỏa thuận và tài liệu họp liên quan

• Rà soát tiền lương, ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và thủ tục bảo hiểm xã hội

• Đưa ra khuyến nghị về rủi ro chấm dứt trái pháp luật, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh và xử lý tranh chấp về sau

Trước khi gửi thông báo chấm dứt hoặc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp có thể nộp hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, hồ sơ đánh giá, tài liệu vi phạm và phương án chấm dứt dự kiến để rà soát, qua đó tránh làm tăng rủi ro tranh chấp do chọn sai phương án hoặc thiếu thủ tục.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có thể hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hủy bỏ thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh người lao động “không đạt yêu cầu tuyển dụng” hoặc phải được người lao động đồng ý; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương thử việc cho thời gian người lao động đã làm việc.

Doanh nghiệp cần gửi thông báo họp cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc và bảo đảm họ nhận được thông báo. Nếu người lao động hoặc các chủ thể phải tham dự khác đã nhận thông báo hợp lệ nhưng không xác nhận tham gia hoặc vắng mặt, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gửi thông báo và ghi nhận việc vắng mặt, đồng thời bảo lưu cơ hội giải trình mà người lao động có theo luật trong cuộc họp. Pháp luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải có hai người làm chứng, cũng không quy định thời hạn giải trình bằng văn bản tối thiểu 3 ngày làm việc.

Không thể kết luận một cách chung chung rằng “từ chối nhận thì không ảnh hưởng đến hiệu lực”. Doanh nghiệp vẫn phải chứng minh mình đã thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản và giao nhận theo quy định áp dụng. Có thể kết hợp ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ, ghi nhận việc từ chối nhận và các phương thức khác để hình thành chứng cứ. Pháp luật không có yêu cầu thống nhất bắt buộc phải sử dụng thư bảo đảm có khai giá và có hai người không có lợi ích liên quan làm chứng.

Doanh nghiệp nên lưu tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, hồ sơ xây dựng và ban hành tiêu chí, tài liệu chứng minh người lao động đã biết tiêu chí, kết quả đánh giá của từng kỳ đánh giá, kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn, cũng như tài liệu bằng văn bản phản hồi cho người lao động về kết quả không đạt yêu cầu. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cũng cần lưu hồ sơ lấy ý kiến của tổ chức đó khi xây dựng quy chế đánh giá hiệu quả công việc.

Tối thiểu nên bao gồm việc hai bên tự nguyện chấm dứt quan hệ lao động, ngày chấm dứt, các khoản tiền lương và ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc hoặc khoản chi trả theo thỏa thuận, phương án xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, bàn giao hồ sơ và phương thức xử lý tranh chấp. Hai bên có thể xác nhận các khoản đã thanh toán, nhưng thỏa thuận không nên loại trừ các quyền bắt buộc mà người lao động được hưởng theo luật.

11. Kết luận: trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, cần rà soát phương án, thủ tục và chứng cứ

Đối với việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, căn cứ thực chất, thủ tục pháp định và hồ sơ chứng cứ là ba yếu tố không thể thiếu. Chọn sai phương án, thiếu thủ tục hoặc không đủ chứng cứ đều có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro khôi phục quan hệ lao động hoặc bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp nên lồng ghép yêu cầu tuân thủ vào quản trị hằng ngày thay vì chỉ chuẩn bị khi sắp chấm dứt hợp đồng. Trong các tình huống có người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt, cắt giảm lao động tập thể hoặc ranh giới pháp lý chưa rõ, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Khi liên quan đến tranh chấp lao động phức tạp hoặc thiết kế quy trình, doanh nghiệp có thể kết hợp dịch vụ pháp lý tại Việt Nam để tiếp tục rà soát phương án áp dụng, thẩm quyền ký tài liệu và hồ sơ chứng cứ.

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com