Hướng dẫn tuân thủ khai thuế cho công ty tại Việt Nam năm 2026: khai theo tháng, theo quý và thời hạn nộp hồ sơ

Vanzbon > tin tức > Thuế & tuân thủ tài chính > Kê khai & báo cáo thuế > Hướng dẫn tuân thủ khai thuế cho công ty tại Việt Nam năm 2026: khai theo tháng, theo quý và thời hạn nộp hồ sơ
Mục lục

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Hoàn tất đăng ký công ty tại Việt Nam mới chỉ là bước đầu. Vấn đề khiến nhiều giám đốc tài chính và bộ phận kế toán đau đầu hơn là: công ty tại Việt Nam nên khai thuế theo tháng hay theo quý? Thời hạn nộp hồ sơ của từng sắc thuế là khi nào? Năm 2026, quy định khai thuế tại Việt Nam có nhiều thay đổi đáng chú ý – thuế thu nhập cá nhân (PIT) đối với tiền lương, tiền công chuyển từ khai theo tháng sang khai theo quý, ngưỡng miễn thuế đối với hộ và doanh nghiệp nhỏ được nâng lên, đồng thời chính sách gia hạn thời hạn nộp thuế cũng được cập nhật. Nếu vẫn vận hành theo thói quen cũ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào rủi ro nộp tờ khai quá hạn.

Bài viết này giúp doanh nghiệp làm rõ cách xác định chu kỳ kê khai của từng sắc thuế dựa trên quy mô doanh thu, đồng thời hoàn thành nghĩa vụ khai thuế đúng thời điểm.

1. Sau khi đăng ký công ty tại Việt Nam, nên khai thuế theo tháng hay theo quý?

Điểm khởi đầu để xác định chu kỳ kê khai là doanh nghiệp cần nắm rõ doanh thu của năm trước. Cơ chế quản lý thuế tại Việt Nam áp dụng hệ thống kê khai hai cấp, trong đó doanh thu là ngưỡng phân loại chính.

1.1 Tiêu chí cốt lõi: ngưỡng 50 tỷ VND

Theo Nghị định số 252/2026/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026), logic xác định chu kỳ kê khai của doanh nghiệp như sau:

  • Doanh nghiệp có doanh thu năm trước vượt 50 tỷ VND: phải khai thuế giá trị gia tăng (VAT) theo tháng
  • Doanh nghiệp có doanh thu năm trước không vượt 50 tỷ VND: được khai thuế giá trị gia tăng (VAT) theo quý
  • Doanh nghiệp mới thành lập: trong năm hoạt động đầu tiên, có thể lựa chọn khai theo quý, không phụ thuộc vào doanh thu dự kiến trong năm

Yếu tố quyết định là doanh thu thực tế của năm trước, không phải dự báo hoặc kế hoạch doanh thu của năm hiện tại. Từ năm hoạt động thứ hai, doanh nghiệp cần căn cứ vào doanh thu thực tế của năm trước để xác nhận lại chu kỳ kê khai.

1.2 Quy tắc đặc thù đối với doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập được hưởng cơ chế khai theo quý trong năm hoạt động đầu tiên. Ngay cả khi doanh thu dự kiến trong năm có thể vượt 50 tỷ VND, doanh nghiệp vẫn có thể khai theo quý trong năm đầu tiên. Đây là cơ chế đệm trong quản lý thuế tại Việt Nam, nhằm giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ và gánh nặng quản trị trong giai đoạn đầu.

Từ năm hoạt động thứ hai, doanh nghiệp phải xác định lại chu kỳ kê khai dựa trên doanh thu thực tế của năm trước. Nếu doanh thu thực tế của năm đầu tiên vượt 50 tỷ VND, doanh nghiệp chuyển sang kê khai theo tháng từ năm thứ hai; nếu không vượt ngưỡng này, doanh nghiệp có thể tiếp tục kê khai theo quý.

1.3 Ngưỡng miễn thuế đối với hộ và doanh nghiệp nhỏ (thay đổi mới năm 2026)

Theo Nghị định số 141/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 29/4/2026 và có hiệu lực hồi tố từ ngày 1/1/2026), hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm không vượt 1 tỷ VND, nếu đáp ứng điều kiện, không thuộc đối tượng chịu VAT và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (PIT).

Đối với doanh nghiệp và các tổ chức kinh doanh khác được đăng ký hợp pháp tại Việt Nam, nếu doanh thu hằng năm không vượt 1 tỷ VND, doanh nghiệp được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) cho năm đó. Tuy nhiên, quy định miễn CIT này không áp dụng đối với công ty con hoặc các trường hợp có quan hệ liên kết mà doanh nghiệp liên kết không đáp ứng điều kiện miễn thuế.

Miễn thuế không đồng nghĩa với miễn kê khai. Việc doanh nghiệp đủ điều kiện miễn thuế có phải nộp tờ khai hay không cần được xác định riêng theo loại chủ thể, sắc thuế và tình huống kê khai; không nên áp dụng một cách khái quát cho mọi trường hợp.

Loại doanh nghiệp Điều kiện doanh thu hằng năm Chu kỳ kê khai VAT Tạm nộp CIT Quyết toán CIT hằng năm Kê khai PIT
Doanh nghiệp lớn > 50 tỷ VND Theo tháng Theo quý Trước ngày 31/3 năm sau Theo quý
Doanh nghiệp vừa và nhỏ ≤ 50 tỷ VND Theo quý Theo quý Trước ngày 31/3 năm sau Theo quý
Doanh nghiệp mới thành lập (năm đầu tiên) Không giới hạn Theo quý Theo quý Trước ngày 31/3 năm sau Theo quý
Hộ kinh doanh ≤ 1 tỷ VND Miễn VAT Không áp dụng Không áp dụng Miễn PIT
Doanh nghiệp/tổ chức (đáp ứng điều kiện) ≤ 1 tỷ VND Xác định theo quy mô doanh thu Có thể tạm dừng tạm nộp CIT Cần xác nhận theo từng trường hợp Nếu có nghĩa vụ khấu trừ tiền lương, thực hiện theo quy định khai khấu trừ PIT

2. Bốn sắc thuế chính cần khai vào thời điểm nào?

Sau khi xác định chu kỳ kê khai của doanh nghiệp (theo tháng hoặc theo quý), doanh nghiệp vẫn cần nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ của từng sắc thuế. Mỗi sắc thuế có mốc thời hạn riêng, dễ gây nhầm lẫn nếu không được theo dõi hệ thống.

2.1 Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Chu kỳ kê khai VAT được xác định theo quy mô doanh thu của doanh nghiệp (như trình bày tại Chương 1). Thời hạn nộp tờ khai như sau:

  • Doanh nghiệp khai theo tháng: tờ khai phải được nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo
  • Doanh nghiệp khai theo quý: tờ khai phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (ví dụ, hạn nộp tờ khai quý II là ngày 31/7)

Lưu ý thực tiễn: hạn nộp tờ khai VAT quý II năm 2026 (tháng 4, 5 và 6) là ngày 31/7/2026.

Ngoài ra, theo Nghị định số 245/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 27/6/2026), một số kỳ thuế trong năm 2026 có thể được gia hạn thời hạn nộp tiền thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc gia hạn chỉ áp dụng cho thời hạn nộp tiền, không làm thay đổi thời hạn nộp tờ khai. Tờ khai vẫn phải được nộp đúng hạn theo quy định ban đầu.

2.2 Thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT)

Việc kê khai và nộp CIT gồm hai cấp độ:

  • Tạm nộp theo quý: CIT được tạm nộp theo quý, số thuế tạm nộp phải được hoàn thành trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc quý
  • Quyết toán hằng năm: tờ khai quyết toán CIT và số thuế cuối cùng phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính – thông thường là ngày 31/3 năm sau

Theo Nghị định số 91/2022/NĐ-CP, tổng số CIT đã tạm nộp trong bốn quý không được thấp hơn 80% tổng nghĩa vụ CIT của cả năm. Nếu tạm nộp thiếu, doanh nghiệp có thể phải chịu tiền chậm nộp hoặc bị xử phạt.

Gia hạn thời hạn tạm nộp CIT năm 2026 (theo Nghị định số 245/2026/NĐ-CP):

  • Tạm nộp CIT quý II năm 2026: được gia hạn đến ngày 2/11/2026
  • Tạm nộp CIT quý III năm 2026: được gia hạn đến ngày 30/12/2026

2.3 Thuế thu nhập cá nhân (PIT) - thay đổi lớn nhất trong năm 2026

Đây là thay đổi quan trọng nhất về quy tắc kê khai trong năm 2026 và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Quy định cũ (trước ngày 14/4/2026): PIT đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công phải khai theo tháng.

Quy định mới (từ ngày 15/4/2026): theo Nghị quyết số 66.16/2026/NQ-CP, PIT đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công chuyển từ kê khai theo tháng sang kê khai theo quý. Sau đó, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1109/QĐ-BTC (ngày 8/5/2026), chính thức hủy tờ khai PIT theo tháng cho các kỳ thuế tháng 4, 5 và 6 năm 2026, đồng thời gộp các kỳ này vào tờ khai quý II năm 2026.

Các điểm thực tiễn cần lưu ý:

  • Nếu tờ khai tháng 4/2026 chưa được nộp, doanh nghiệp cần gộp dữ liệu tháng 4, 5 và 6 vào tờ khai quý II
  • Nếu tờ khai tháng 4/2026 đã được cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý, khi lập tờ khai quý II, doanh nghiệp chỉ tổng hợp dữ liệu tháng 5 và tháng 6; không gộp lại dữ liệu tháng 4 đã kê khai để tránh tính trùng
  • Từ ngày 19/5/2026, hệ thống thuế điện tử đã dừng tiếp nhận tờ khai PIT theo tháng đối với kỳ thuế tháng 4/2026 trở đi
  • Hạn nộp tờ khai PIT theo quý: ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau khi kết thúc quý (quý II hạn nộp là ngày 31/7/2026)
  • Khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán PIT hằng năm với tư cách bên khấu trừ, thông thường hạn xử lý là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm (31/3 năm sau). Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán hằng năm áp dụng thời hạn riêng, thông thường là ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm (30/4 năm sau)
  • Quy định này có hiệu lực đến ngày 28/2/2027

2.4 Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT)

Nếu doanh nghiệp có giao dịch với nhà thầu nước ngoài, chẳng hạn mua thiết bị hoặc dịch vụ kỹ thuật, có thể phát sinh nghĩa vụ khai FCT:

  • Khai theo từng lần phát sinh: tờ khai FCT cho mỗi lần thanh toán phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế
  • Khai theo tháng: nếu trong cùng một tháng có nhiều khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn khai theo tháng, với hạn nộp là ngày 20 của tháng tiếp theo

Thông tư số 20/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 12/3/2026) là một trong các văn bản vận hành trọng yếu cho tuân thủ FCT, đồng thời cũng quy định các nguyên tắc chung về CIT. Khi phát sinh giao dịch với nhà thầu nước ngoài, doanh nghiệp cần đánh giá riêng theo bản chất giao dịch, CIT, VAT và quy định khấu trừ, nộp thay.

Sắc thuế Chu kỳ kê khai Thời hạn nộp Thay đổi quan trọng năm 2026
VAT Theo tháng/quý (tùy doanh thu) Khai tháng: ngày 20 tháng sau; khai quý: ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau Nghị định số 252 thống nhất quy tắc thời hạn nộp
CIT Tạm nộp theo quý + quyết toán hằng năm Tạm nộp: trong 30 ngày sau khi kết thúc quý; quyết toán: 31/3 năm sau Tạm nộp phải đạt ít nhất 80% nghĩa vụ năm
PIT Theo quý (từ tháng 4/2026) Khai quý: ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau; doanh nghiệp quyết toán: 31/3 năm sau; cá nhân quyết toán: 30/4 năm sau Chuyển từ khai tháng sang khai quý (thay đổi lớn nhất)
FCT Theo từng lần/theo tháng Theo từng lần: trong 10 ngày; khai tháng: ngày 20 tháng sau Thông tư số 20/2026 có hiệu lực

3. Những thay đổi thuế nào khác cần lưu ý trong năm 2026?

Bên cạnh việc PIT chuyển từ khai theo tháng sang khai theo quý, năm 2026 còn có một số điều chỉnh quan trọng khác mà doanh nghiệp cần theo dõi.

3.1 Ngưỡng miễn thuế đối với hộ và doanh nghiệp nhỏ tăng lên 1 tỷ VND

Nghị định số 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng chịu VAT và PIT đối với hộ kinh doanh lên 1 tỷ VND. Doanh nghiệp hoặc tổ chức có doanh thu hằng năm không vượt 1 tỷ VND có thể được áp dụng điều kiện miễn CIT, nhưng các trường hợp công ty con, doanh nghiệp liên kết và tình huống tương tự cần được rà soát thêm để xác định khả năng áp dụng. Chính sách này có hiệu lực hồi tố từ ngày 1/1/2026.

Ý nghĩa đối với doanh nghiệp: nếu công ty có doanh thu hằng năm dưới 1 tỷ VND và đáp ứng điều kiện, số CIT phải nộp trong cả năm có thể bằng 0. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng miễn thuế, miễn tạm nộp và miễn kê khai không phải là cùng một khái niệm. Cần phân biệt theo loại chủ thể, sắc thuế và tình huống kê khai để xác định liệu doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai, thực hiện quyết toán hằng năm hoặc lưu giữ hồ sơ hay không.

3.2 Chính sách gia hạn thời hạn nộp thuế năm 2026 (Nghị định số 245/2026/NĐ-CP)

Ngày 27/6/2026, Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định số 245/2026/NĐ-CP, cho phép gia hạn thời hạn nộp tiền thuế đối với một số kỳ thuế trong năm 2026.

Lưu ý trọng yếu: việc gia hạn chỉ kéo dài thời hạn nộp tiền thuế, không thay đổi thời hạn nộp tờ khai. Tờ khai vẫn phải được nộp đúng hạn ban đầu – đây là rủi ro tuân thủ mà doanh nghiệp thường dễ bỏ sót nhất.

Chi tiết gia hạn thời hạn nộp thuế năm 2026:

Sắc thuế Kỳ thuế Thời gian gia hạn Hạn nộp tiền sau gia hạn
VAT Tháng 5/2026 5 tháng 20/11/2026
VAT Tháng 6-9/2026 5 tháng 21/12/2026
VAT Quý II/2026 - 2/11/2026
VAT Quý III/2026 - 30/12/2026
CIT (tạm nộp) Quý II/2026 3 tháng 2/11/2026
CIT (tạm nộp) Quý III/2026 2 tháng 30/12/2026

Phạm vi áp dụng: doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh trong các ngành, lĩnh vực được liệt kê tại Phụ lục I.

3.3 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP thống nhất quy tắc về thời hạn kê khai

Nghị định số 252/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/7/2026) thống nhất thời hạn nộp hồ sơ đối với các loại tờ khai thuế:

  • Khai theo tháng: trước ngày 20 của tháng tiếp theo
  • Khai theo quý: trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo
  • Quyết toán hằng năm: trước ngày 31/3 năm sau
  • Khai theo từng lần phát sinh: trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế

4. Dòng thời gian khai thuế trong năm 2026

Dưới đây là các mốc khai thuế quan trọng trong năm 2026 theo trình tự thời gian. Doanh nghiệp khai theo tháng và doanh nghiệp khai theo quý cần theo dõi các mốc tương ứng.

Tháng 1/2026

  • 20/1: doanh nghiệp khai theo tháng nộp tờ khai VAT tháng 12/2025
  • 31/1: doanh nghiệp khai theo quý nộp tờ khai VAT quý IV/2025

Tháng 3/2026

  • 31/3: tất cả doanh nghiệp nộp tờ khai quyết toán CIT năm 2025 và số thuế cuối cùng

Tháng 4/2026

  • 20/4: doanh nghiệp khai theo tháng nộp tờ khai VAT tháng 3/2026
  • Từ ngày 15/4: PIT chính thức chuyển từ khai theo tháng sang khai theo quý

Tháng 5/2026

  • 20/5: doanh nghiệp khai theo tháng nộp tờ khai VAT tháng 4/2026
  • Hệ thống thuế điện tử dừng tiếp nhận tờ khai PIT theo tháng

Tháng 7/2026

  • 20/7: doanh nghiệp khai theo tháng nộp tờ khai VAT tháng 6/2026
  • 31/7: người nộp thuế áp dụng khai theo quý nộp tờ khai quý II/2026 (bao gồm doanh nghiệp khai VAT theo quý, tờ khai PIT theo quý, v.v.). Nếu là nghĩa vụ khai theo tháng (như FCT khai tháng), thời hạn thường là ngày 20 của tháng tiếp theo; nếu là khai theo từng lần phát sinh, cần xác định theo thời hạn kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế

Tháng 10/2026

  • 20/10: doanh nghiệp khai theo tháng nộp tờ khai VAT tháng 9/2026
  • 31/10: doanh nghiệp khai theo quý nộp tờ khai VAT quý III/2026

Tháng 11/2026

  • 2/11: doanh nghiệp được gia hạn nộp tiền tạm nộp CIT quý II/2026
  • 20/11: doanh nghiệp được gia hạn nộp tiền VAT tháng 5/2026

Tháng 12/2026

  • 21/12: doanh nghiệp được gia hạn nộp tiền VAT tháng 6-9/2026
  • 30/12: doanh nghiệp được gia hạn nộp tiền tạm nộp CIT quý III/2026
  • 31/3/2027: tất cả doanh nghiệp nộp tờ khai quyết toán CIT năm 2026; đây cũng là thời hạn quyết toán PIT hằng năm đối với doanh nghiệp với tư cách bên khấu trừ. Cá nhân trực tiếp quyết toán PIT hằng năm có hạn nộp là ngày 30/4/2027.

5. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành tuân thủ thuế tại Việt Nam như thế nào?

Đội ngũ Việt Nam của Vanzbon tập trung cung cấp dịch vụ tuân thủ thuế bản địa hóa cho doanh nghiệp Trung Quốc, hỗ trợ doanh nghiệp giảm rủi ro tuân thủ trong môi trường thuế phức tạp tại Việt Nam:

  • Đăng ký thuế và xác nhận chu kỳ kê khai: hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập hoàn tất đăng ký thuế, xác định chính xác điều kiện áp dụng khai theo tháng/theo quý dựa trên quy mô doanh thu, tránh kê khai sai hoặc bỏ sót
  • Đại lý thuế theo tháng/quý: cung cấp dịch vụ kê khai toàn bộ các sắc thuế VAT, PIT, CIT và FCT, bảo đảm từng kỳ kê khai được hoàn thành trước thời hạn luật định
  • Quyết toán tài chính hằng năm và quyết toán CIT: hỗ trợ doanh nghiệp rà soát sổ sách hằng năm, phối hợp kiểm toán và nộp hồ sơ quyết toán CIT
  • Rà soát tuân thủ thuế: định kỳ kiểm tra hồ sơ kê khai thuế của doanh nghiệp, nhận diện các rủi ro tiềm ẩn như xác định sai chu kỳ kê khai hoặc tính sai số thuế
  • Kết nối tài chính song ngữ Trung – Việt: bố trí cố vấn tài chính tiếng Trung, giảm rào cản ngôn ngữ và bảo đảm thông tin tài chính giữa trụ sở chính và công ty con tại Việt Nam minh bạch, nhất quán

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp mới thành lập có thể lựa chọn khai theo quý trong năm hoạt động đầu tiên, không phụ thuộc vào doanh thu dự kiến trong năm. Từ năm hoạt động thứ hai, chu kỳ kê khai được xác định theo doanh thu thực tế của năm trước (vượt 50 tỷ VND thì chuyển sang khai theo tháng; không vượt thì có thể tiếp tục khai theo quý).

Đúng. Theo Nghị quyết số 66.16/2026/NQ-CP, từ ngày 15/4/2026, PIT đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công chuyển từ khai theo tháng sang khai theo quý. Nếu tờ khai tháng 4/2026 chưa được nộp, dữ liệu tháng 4, 5 và 6 cần được gộp vào tờ khai quý II. Nếu tháng 4 đã được khai riêng và được tiếp nhận, tờ khai quý II chỉ tổng hợp tháng 5 và tháng 6, không kê khai trùng tháng 4. Hạn nộp tờ khai quý II là ngày 31/7/2026.

Không hoàn toàn như vậy. Hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm không vượt 1 tỷ VND được miễn VAT và PIT; doanh nghiệp có doanh thu hằng năm không vượt 1 tỷ VND có thể được áp dụng điều kiện miễn CIT, nhưng các trường hợp công ty con, doanh nghiệp liên kết và tình huống tương tự cần được xác nhận thêm. Miễn thuế không đồng nghĩa với miễn kê khai – doanh nghiệp cần phân biệt loại chủ thể, sắc thuế và tình huống kê khai để xác định liệu vẫn phải nộp tờ khai, quyết toán hằng năm hoặc lưu trữ hồ sơ hay không.

Không. Nghị định số 245/2026/NĐ-CP chỉ gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, không thay đổi thời hạn nộp tờ khai. Tờ khai vẫn phải được nộp trước thời hạn ban đầu, nếu không doanh nghiệp có thể bị xử phạt do nộp hồ sơ quá hạn.

FCT khai theo từng lần phát sinh phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Nếu trong cùng một tháng có nhiều khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn khai theo tháng, với hạn nộp là ngày 20 của tháng tiếp theo. Thông tư số 20/2026/TT-BTC là một trong các văn bản vận hành trọng yếu cho tuân thủ FCT, đồng thời cũng quy định các nguyên tắc chung về CIT.

Hạn nộp hồ sơ quyết toán CIT hằng năm là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính, thông thường là ngày 31/3 năm sau.

Theo Nghị định số 252/2026/NĐ-CP, tổng số CIT tạm nộp trong bốn quý không được thấp hơn 80% tổng nghĩa vụ CIT của cả năm. Nếu tạm nộp thiếu, doanh nghiệp có thể phải chịu tiền chậm nộp.

Đối với người nộp thuế áp dụng khai theo quý, hạn nộp tờ khai VAT và PIT quý II năm 2026 là ngày 31/7/2026. Đối với doanh nghiệp khai VAT theo tháng, hạn nộp tờ khai kỳ thuế tháng 6 là ngày 20/7. Các sắc thuế thuộc diện khai theo tháng hoặc khai theo từng lần phát sinh cần được xác định riêng theo thời hạn ngày 20 tháng sau hoặc thời hạn kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Cụm từ “không vượt 50 tỷ VND” bao gồm cả trường hợp đúng bằng 50 tỷ VND. Nếu doanh thu năm trước của công ty đúng bằng 50 tỷ VND, doanh nghiệp có thể khai theo quý.

Nộp tờ khai quá hạn có thể dẫn đến xử phạt hành chính, bao gồm tiền chậm nộp và tiền phạt. Mức cụ thể phụ thuộc vào số ngày quá hạn và sắc thuế liên quan. Doanh nghiệp nên hoàn tất việc nộp hồ sơ ít nhất 3-5 ngày làm việc trước hạn để có thời gian xử lý sự cố hệ thống nếu phát sinh.

7. Kết luận: ba điểm cốt lõi trong khai thuế tại Việt Nam năm 2026

Sau khi đăng ký công ty tại Việt Nam, tiêu chí cốt lõi để xác định chu kỳ khai thuế là doanh thu năm trước có vượt 50 tỷ VND hay không. Nếu vượt ngưỡng, doanh nghiệp khai VAT theo tháng; nếu không vượt, doanh nghiệp khai theo quý. Thay đổi lớn nhất trong năm 2026 là PIT chuyển từ khai theo tháng sang khai theo quý, đồng thời ngưỡng miễn thuế đối với hộ kinh doanh tăng lên 1 tỷ VND.

Điểm cần đặc biệt lưu ý là: gia hạn thời hạn nộp tiền thuế không đồng nghĩa với gia hạn nộp tờ khai. Tờ khai phải được nộp đúng hạn, còn việc nộp tiền có thể theo thời hạn gia hạn. Đây là lỗi doanh nghiệp dễ mắc phải nhất. Nếu công ty đang trong giai đoạn mới thành lập hoặc chưa chắc chắn về chu kỳ kê khai áp dụng, nên tham khảo chuyên gia tư vấn thuế chuyên nghiệp trước kỳ kê khai đầu tiên để tránh phát sinh chi phí tuân thủ không cần thiết do xác định sai chu kỳ.

Các bài viết liên quan

leonhard_niederwimmer-frankfurt-4945405_1920

Dòng tiền giữa công ty mẹ ở nước ngoài và công ty con tại Việt Nam: khi nào phát sinh rủi ro chuyển giá?

leino194-bridge-7504605_1920 (2)

Sau khi đăng ký công ty tại Việt Nam, nên sắp xếp kê khai thuế, hóa đơn điện tử và thuê ngoài kế toán như thế nào?

amy-rollo-qXhP_X8EvGc-unsplash

Tuân thủ thuế cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam: Vì sao vướng mắc hải quan thường xuất hiện sớm hơn thuế thu nhập doanh nghiệp

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Gặp gỡ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về gia nhập thị trường Việt Nam, tuân thủ thuế

Đăng ký công ty tại Việt Nam
© 2026 VANZBON. Đã đăng ký bản quyền.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Vanzbon cung cấp hỗ trợ tuân thủ toàn chuỗi, chuyên gia tư vấn phản hồi trong vòng 30 phút.

Vui lòng chọn dịch vụ *
  • Vui lòng chọn dịch vụ
  • Đăng ký công ty
  • Giấy phép kinh doanh
  • Tiếp cận thị trường
  • Nhân sự
  • Mở tài khoản ngân hàng
  • Dịch vụ lựa chọn địa điểm kinh doanh
  • Thuế và kế toán
  • Dịch vụ pháp lý
  • Dịch vụ visa
  • Khảo sát thị trường
  • Dịch vụ thư ký
  • Dịch vụ liên hệ chính phủ
  • Khác
Hướng dẫn thành lập công ty

Từ tư vấn miễn phí, đăng ký công ty, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép, đăng ký thuế đến mở tài khoản ngân hàng và xin thị thực, chúng tôi đều cung cấp giải pháp toàn diện. Hãy để Vanzbon giúp bạn đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp thành công tại Việt Nam!

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Vanzbon – đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp và dịch vụ kinh doanh, cung cấp giải pháp toàn diện từ nghiên cứu thị trường, đăng ký công ty, xin giấy phép, tuân thủ thuế đến hỗ trợ vận hành, đảm bảo doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững tại thị trường Việt Nam.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải đồng thời đáp ứng ba điều kiện: có căn cứ thực chất hợp pháp, quy trình tuân thủ đúng luật và chứng cứ đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp cho rằng người lao động thực sự không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật, việc thiếu sót trong thời hạn thông báo, cuộc họp kỷ luật, quyền giải trình của người lao động hoặc hồ sơ chứng cứ vẫn có thể khiến quyết định chấm dứt bị coi là trái pháp luật.

Bài viết này được xây dựng trên cơ sở Bộ luật Lao động (Bộ luật số 45/2019/QH14) và các văn bản chính thức liên quan, nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một hướng dẫn tuân thủ có thể áp dụng trong thực tiễn. Nếu cần rà soát trước các quy chế thường xuyên như hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử lao động và làm thêm giờ, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tuân thủ lao động tại Việt Nam năm 2026: hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, phái cử và làm thêm giờ.

1. Các trường hợp chính dẫn đến chấm dứt quan hệ lao động tại Việt Nam

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác tình huống của mình thuộc phương án chấm dứt nào. Mỗi phương án có căn cứ pháp lý, thời hạn thông báo, chủ thể tham gia và trách nhiệm thanh toán khác nhau:

STT Phương án chấm dứt Căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động)
1 Chấm dứt theo thỏa thuận Khoản 3 Điều 34
2 Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn Khoản 1 Điều 34
3 Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng Điều 35
4 Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật Điều 36
5 Cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp Điều 42, Điều 43, Điều 44
6 Sa thải kỷ luật Điều 125

Lưu ý trọng yếu: không được trộn lẫn các phương án khác nhau. Ví dụ, nếu lý do chấm dứt xuất phát từ hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động, doanh nghiệp cần áp dụng thủ tục sa thải kỷ luật, chứ không nên xử lý theo thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hai phương án này có căn cứ pháp lý, yêu cầu thông báo và trình tự xử lý khác nhau.

2. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật

2.1 Trong những trường hợp nào doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp pháp định sau:

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của doanh nghiệp; khi xây dựng quy chế này, nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đó;

2. Người lao động bị ốm đau hoặc tai nạn và sau thời hạn điều trị liên tục theo luật mà khả năng lao động vẫn chưa hồi phục;

3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc do yêu cầu di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp khắc phục cần thiết nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;

4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo Điều 31;

5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác;

6. Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên;

7. Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động và việc này ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của doanh nghiệp.

2.2 Cần thông báo trước bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động, trừ các trường hợp được miễn thông báo theo luật và quy định riêng đối với một số ngành nghề đặc thù, thời hạn báo trước thường phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng:

Loại hợp đồng lao động Thời hạn báo trước
Hợp đồng không xác định thời hạn Ít nhất 45 ngày
Hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng Ít nhất 30 ngày
Hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng Ít nhất 3 ngày làm việc

Sai sót thường gặp: đối với thời hạn 45 ngày và 30 ngày, luật sử dụng khái niệm “ngày”, không phải “ngày làm việc”; chỉ thời hạn 3 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng được quy định rõ là ngày làm việc. Trường hợp chấm dứt do người lao động ốm đau dài ngày theo điểm b khoản 1 Điều 36, thời hạn báo trước là ít nhất 3 ngày làm việc và không phụ thuộc vào loại hợp đồng. Một số ngành nghề, công việc đặc thù có thời hạn báo trước riêng.

• Các trường hợp không cần báo trước chỉ bao gồm: người lao động không quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, và người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên. Việc đủ tuổi nghỉ hưu hoặc cung cấp thông tin sai khi tuyển dụng không thuộc nhóm miễn thông báo.

2.3 Những người lao động nào đang trong thời gian được bảo vệ khỏi đơn phương chấm dứt?

Theo Điều 37 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36 trong các trường hợp sau:

• Người lao động đang bị ốm đau, tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện về thời hạn điều trị dài ngày tại điểm b khoản 1 Điều 36;

• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc các kỳ nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý;

• Lao động nữ đang mang thai, người lao động đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Lưu ý đặc biệt:

• Trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản và nuôi con dưới 12 tháng tuổi, doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo luật và cũng không được xử lý kỷ luật lao động trong thời gian bảo vệ này. Nếu người lao động có hành vi vi phạm trong thời gian được bảo vệ, doanh nghiệp có thể thu thập và cố định chứng cứ trước;

• Sau khi hết thời gian bảo vệ, nếu thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể gia hạn theo luật, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày.

2.4 Thông báo chấm dứt cần ghi rõ nội dung gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt bằng văn bản cho người lao động theo luật. Để thuận tiện cho việc chứng minh về sau, thông báo nên nêu rõ lý do chấm dứt và căn cứ pháp lý, ngày hợp đồng chấm dứt hiệu lực, phương án thanh toán tiền lương và các khoản liên quan, đồng thời lưu giữ chứng cứ chứng minh người lao động đã nhận được thông báo.

3. Sa thải kỷ luật

3.1 Những hành vi vi phạm nào có thể áp dụng hình thức sa thải?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động, các hành vi vi phạm có thể áp dụng hình thức sa thải bao gồm:

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc;

2. Người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu nội quy lao động đã có quy định cũng thuộc nhóm căn cứ pháp định này;

3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, trong thời gian chưa được xóa kỷ luật lại tái phạm cùng hành vi;

4. Kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng, người lao động nghỉ tổng cộng 5 ngày làm việc trong 30 ngày liên tục hoặc 20 ngày làm việc trong 365 ngày liên tục.

Khi hành vi của người lao động đáp ứng Điều 125, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sa thải nhưng vẫn phải chứng minh lỗi của người lao động và hoàn tất thủ tục xử lý kỷ luật theo luật. Việc tạm đình chỉ công việc trong quá trình xác minh là biện pháp điều tra theo luật, không phải là một hình thức kỷ luật.

3.2 Doanh nghiệp cần chứng minh những sự kiện vi phạm và lỗi nào?

Doanh nghiệp cần chứng minh các yếu tố sau: sự kiện vi phạm, lỗi của người lao động, điều khoản nội quy lao động được áp dụng và việc hành vi đó đáp ứng điều kiện pháp định để áp dụng hình thức sa thải.

3.3 Cuộc họp xử lý kỷ luật cần được tổ chức như thế nào?

Theo Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP Điều 70, việc sa thải kỷ luật cần được xử lý theo trình tự sau:

Trình tự xử lý: phát hiện và lập biên bản hành vi vi phạm → thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động → thông báo cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc → tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật và bảo đảm quyền giải trình của người lao động → lập biên bản cuộc họp → ban hành và gửi quyết định bằng văn bản trong thời hiệu xử lý theo luật.

3.3.1 Thời hiệu xử lý:

• Thời hiệu xử lý đối với hành vi vi phạm thông thường là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;

• Đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản hoặc tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý là 12 tháng;

• Khi hết thời gian bảo vệ mà thời hiệu xử lý đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hiệu xử lý, nhưng thời hạn gia hạn tối đa không quá 60 ngày;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu nói trên. Pháp luật không quy định một thời hạn thống nhất kiểu “ban hành quyết định trong 30 ngày sau cuộc họp”.

3.3.2 Thành phần tham dự và yêu cầu thông báo theo luật:

Doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người lao động bị xử lý và hành vi bị cho là vi phạm cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc, đồng thời bảo đảm các chủ thể đó nhận được thông báo;

• Thành phần tham dự theo luật bao gồm người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; nếu người lao động dưới 15 tuổi thì còn bao gồm người đại diện theo pháp luật;

• Người lao động có quyền tự mình giải trình hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hỗ trợ giải trình;

• Sau khi doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ, nếu các chủ thể phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo;

• Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Nếu người tham dự từ chối ký, người ghi biên bản cần ghi rõ họ tên người từ chối ký và lý do; việc từ chối ký tự thân không đương nhiên làm thủ tục vô hiệu;

• Quyết định xử lý kỷ luật phải do người có thẩm quyền ban hành trong thời hiệu xử lý theo luật và được gửi cho các chủ thể phải tham dự cuộc họp kỷ luật.

3.4 Các vấn đề thường gặp

Nội quy lao động chưa được xây dựng, lấy ý kiến, thông báo cho người lao động hoặc niêm yết tại vị trí cần thiết theo luật;

• Thông báo họp không đủ 5 ngày làm việc hoặc không chứng minh được các chủ thể phải tham dự đã nhận thông báo;

• Không tạo cơ hội cho người lao động trình bày và giải trình;

• Người lao động là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nhưng doanh nghiệp không thông báo cho tổ chức đó theo luật;

• Biên bản cuộc họp không đầy đủ hoặc sau khi người tham dự từ chối ký, biên bản không ghi họ tên và lý do từ chối ký;

• Quyết định xử lý kỷ luật được ban hành quá thời hiệu xử lý theo luật.

4. Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế và tổ chức lại doanh nghiệp

4.1 Trường hợp áp dụng

Bộ luật Lao động quy định riêng cho hai nhóm tình huống:

• Điều 42 áp dụng đối với thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lao động, thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh hoặc máy móc thiết bị công nghệ, thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm, cũng như các nguyên nhân về cơ cấu, công nghệ hoặc kinh tế như khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc chính sách điều chỉnh cơ cấu kinh tế của Nhà nước;

• Điều 43 áp dụng đối với chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.

4.2 Xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo Điều 42 đến Điều 44, khi những thay đổi liên quan ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động, bao gồm:

• Danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng hoặc chuyển sang làm việc không trọn thời gian;

• Danh sách người lao động nghỉ hưu;

• Danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;

• Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện phương án;

• Biện pháp thực hiện và nguồn kinh phí.

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần trao đổi ý kiến với tổ chức đó. Sau khi phương án được thông qua, doanh nghiệp phải công khai cho người lao động trong vòng 15 ngày.

4.3 Tổ chức đại diện người lao động và thủ tục thông báo

Khi cắt giảm lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42, doanh nghiệp cần trao đổi trước với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên nếu doanh nghiệp có tổ chức đó, đồng thời thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động bị ảnh hưởng trước ít nhất 30 ngày.

Các trường hợp chia, hợp nhất, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển quyền tài sản theo Điều 43 không áp dụng quy tắc thông báo thống nhất 30 ngày tại khoản 6 Điều 42. Doanh nghiệp cần tập trung xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 43 và Điều 44.

4.4 Cách tính trợ cấp mất việc làm

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và bị mất việc do các trường hợp tại Điều 42 hoặc Điều 43, doanh nghiệp phải chi trả trợ cấp mất việc làm: mỗi năm làm việc được trả 1 tháng tiền lương, nhưng tối thiểu bằng 2 tháng tiền lương. Thời gian tính trợ cấp cần trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, cũng như thời gian làm việc đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Khi đánh giá chi phí cắt giảm lao động hoặc tái cơ cấu, doanh nghiệp sản xuất cũng có thể kết hợp hướng dẫn tính chi phí nhân sự trong sản xuất tại Việt Nam: tiền lương, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ và chỗ ở để tính đồng bộ chi phí lao động thường xuyên và chi phí chấm dứt.

5. Sau khi quan hệ lao động kết thúc: thanh toán và xử lý hồ sơ

5.1 Khi nào phải thanh toán tiền lương, trợ cấp và các khoản liên quan?

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động:

• Hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động;

• Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, vì lý do kinh tế, tổ chức lại doanh nghiệp, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm và các trường hợp pháp định khác, thời hạn có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 30 ngày.

5.2 Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Luật số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Luật này không thống nhất bãi bỏ các biểu mẫu báo giảm lao động hiện hành, cũng không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang “biểu mẫu mới sau ngày 1 tháng 7 năm 2025” mới được tiếp nhận thủ tục nghỉ việc. Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình và biểu mẫu hiện hành do cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam công bố tại từng thời điểm.

Các nội dung của luật mới liên quan trực tiếp đến thủ tục nghỉ việc bao gồm:

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt;

• Người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả lại sổ bảo hiểm xã hội giấy cho người lao động;

• Sổ bảo hiểm xã hội điện tử và sổ bảo hiểm xã hội giấy có giá trị pháp lý như nhau; sổ bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai chậm nhất từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, còn sổ giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm có yêu cầu.

5.3 Doanh nghiệp còn phải hoàn tất những thủ tục nghỉ việc nào?

Sắp xếp hoạt động Cách xử lý địa chỉ
Công ty công nghệ đặt trụ sở tại văn phòng chia sẻ, đội ngũ làm việc tại một văn phòng khác Kiểm tra văn phòng thực tế có cần đăng ký là địa điểm kinh doanh hay không
Công ty thương mại đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng, hàng hóa được lưu tại kho Xử lý riêng trụ sở chính và sắp xếp kho bãi
Doanh nghiệp sản xuất đặt trụ sở tại khu đô thị, nhà máy nằm trong khu công nghiệp Quản lý nhà máy riêng như địa điểm dự án và địa điểm sản xuất
Doanh nghiệp thương mại điện tử tách riêng trụ sở, chăm sóc khách hàng và kho đổi trả Đánh giá đăng ký và giấy phép theo chức năng thực tế của từng địa điểm
Công ty nhà hàng tách riêng trụ sở và cửa hàng Cửa hàng không thể chỉ dựa vào đăng ký trụ sở để bao phủ hoạt động kinh doanh

6. Doanh nghiệp cần lưu giữ những chứng cứ nào

Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng cứ tương ứng với từng phương án chấm dứt và kiểm tra theo danh sách sau:

Phương án chấm dứt Chứng cứ về lý do Chứng cứ về thủ tục Chứng cứ thanh toán
Không hoàn thành công việc Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc và hồ sơ ban hành; kết quả đánh giá định kỳ; kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn; ghi nhận bằng văn bản về việc không đạt yêu cầu Hồ sơ lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng tiêu chí hiệu quả công việc (nếu có); thông báo chấm dứt và chứng từ giao nhận Chứng từ thanh toán tiền lương và trợ cấp; hồ sơ xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Ốm đau dài ngày Chẩn đoán, thời hạn điều trị và tài liệu chứng minh khả năng lao động chưa hồi phục do cơ sở y tế cấp Chứng cứ về loại hợp đồng; thông báo chấm dứt và hồ sơ giao nhận Bảng giao nhận tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ
Sa thải kỷ luật Biên bản vi phạm, camera, lời khai nhân chứng, giải trình bằng văn bản của người lao động; nội quy lao động và hồ sơ thông báo, niêm yết Thông báo họp và giao nhận; hồ sơ giải trình; biên bản cuộc họp; quyết định kỷ luật và giao nhận Hồ sơ thanh toán lương và bảo hiểm; biên bản xác nhận quyết toán cuối cùng
Cắt giảm lao động vì lý do kinh tế Văn bản quyết định thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc tài liệu chứng minh lý do kinh tế Phương án sử dụng lao động; hồ sơ trao đổi ý kiến; thông báo 30 ngày trong trường hợp Điều 42 Cách tính trợ cấp mất việc và chứng từ thanh toán
Chấm dứt theo thỏa thuận Hồ sơ quá trình thương lượng Thỏa thuận chấm dứt có chữ ký của hai bên và tài liệu ủy quyền ký kết Hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận; xác nhận của hai bên về các khoản đã thanh toán

Các nội dung dưới đây là khuyến nghị quản lý chứng cứ của doanh nghiệp. Thời hạn lưu giữ cụ thể cần được xác định cùng với quy định về tranh chấp lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội, thuế, hồ sơ nhân sự và dữ liệu cá nhân:

1. Chứng cứ bằng văn bản: hợp đồng lao động, nội quy lao động, hồ sơ đánh giá, thông báo và tài liệu họp cần được lưu thành hồ sơ có thể tra cứu; khi tranh chấp đã phát sinh hoặc có thể dự kiến một cách hợp lý, không nên xóa các tài liệu liên quan;

2. Chứng cứ điện tử: email, hệ thống nội bộ và tin nhắn trao đổi tức thời cần được lưu giữ ở mức tối đa dưới dạng tệp gốc, có thông tin thời gian và đầy đủ bối cảnh;

3. Tư liệu âm thanh, hình ảnh: camera, ghi âm và ghi hình cần được lưu bản gốc, thời điểm tạo và hồ sơ quá trình trích xuất, đồng thời tuân thủ yêu cầu về dữ liệu cá nhân và quản lý giám sát;

4. Chứng cứ giao nhận: có thể sử dụng ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ và các phương thức khác. Nếu người lao động từ chối nhận, doanh nghiệp có thể lập ghi nhận cùng thời điểm và củng cố chứng cứ bằng người làm chứng, gửi lại qua bưu chính hoặc phương thức xác minh khác; luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải dùng thư bảo đảm có khai giá hoặc phải có hai người làm chứng.

7. Sai sót thường gặp và hậu quả của việc chấm dứt trái pháp luật

7.1 Doanh nghiệp thường mắc sai sót thủ tục nào khi chấm dứt hợp đồng lao động?

STT Sai sót điển hình Hậu quả
1 Không phân biệt đơn phương chấm dứt của doanh nghiệp, sa thải kỷ luật và cắt giảm vì lý do kinh tế; trộn lẫn thủ tục Có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật
2 Có lý do chấm dứt nhưng chứng cứ không đủ Doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ chứng minh theo luật
3 Hiểu nhầm 30 ngày, 45 ngày là ngày làm việc Có thể dẫn đến thiếu thời hạn báo trước
4 Sa thải kỷ luật mà không tổ chức cuộc họp kỷ luật, ban hành quyết định trực tiếp Có thể cấu thành vi phạm thủ tục
5 Đơn phương chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi Có thể cấu thành chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật trái pháp luật và phát sinh trách nhiệm tương ứng
6 Không thanh toán trong thời hạn luật định hoặc không kịp thời xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội Có thể bị yêu cầu thanh toán bổ sung, thực hiện bổ sung và chịu trách nhiệm xử phạt hành chính

7.2 Doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý nào nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật?

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật có thể phải chịu các trách nhiệm sau:

1. Về nguyên tắc, phải khôi phục quan hệ lao động, trả tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc, đóng bổ sung bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian đó, đồng thời trả thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;

2. Nếu không bảo đảm đủ thời hạn báo trước, phải trả thêm khoản tiền lương tương ứng với thời gian thiếu báo trước;

3. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc theo luật;

4. Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản nêu trên và trợ cấp thôi việc, hai bên còn phải thỏa thuận khoản bồi thường bổ sung, nhưng khoản này không được thấp hơn 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

7.3 Khi nào việc chấm dứt trái pháp luật có thể liên quan đến trách nhiệm hình sự?

Theo Văn bản hợp nhất Bộ luật Hình sự số 135/VBHN-VPQH Điều 162, bất kỳ người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà sa thải người lao động trái pháp luật, ra quyết định buộc thôi việc trái pháp luật đối với công chức, viên chức, hoặc cưỡng ép, đe dọa buộc họ thôi việc và gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Điều khoản này không chỉ giới hạn ở người quản lý doanh nghiệp và cũng không yêu cầu người lao động phải tự sát mới cấu thành tội phạm cơ bản; việc người bị sa thải tự sát là một tình tiết tăng nặng. Trách nhiệm hình sự chỉ áp dụng khi đáp ứng đầy đủ cấu thành tội phạm, không phải là hậu quả đương nhiên của mọi trường hợp chấm dứt trái pháp luật.

8. Danh sách kiểm tra thủ tục và chứng cứ trước khi doanh nghiệp chấm dứt lao động

Trước khi ra quyết định chấm dứt, doanh nghiệp nên kiểm tra từng mục dưới đây (bản tháng 7 năm 2026):

□ Bước 1: Xác định phương án chấm dứt — thuộc trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế?

□ Bước 2: Rà soát căn cứ pháp định — tình huống có đáp ứng đầy đủ các yếu tố cấu thành theo điều khoản tương ứng của Bộ luật Lao động hay không?

□ Bước 3: Kiểm tra các hạn chế bảo vệ đặc biệt — người lao động có đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi hay không? Có đang trong thời gian điều trị hoặc nghỉ phép được bảo vệ theo luật hay không?

□ Bước 4: Xác nhận thủ tục thông báo hoặc họp — cách tính thời hạn thông báo đã chính xác chưa? Cuộc họp kỷ luật đã được thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc chưa? Đã thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở của người lao động theo luật hay chưa, nếu áp dụng?

□ Bước 5: Rà soát mức độ đầy đủ của chứng cứ — chứng cứ về lý do và chứng cứ về thủ tục có đầy đủ để doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ chứng minh trong tranh chấp hay không?

□ Bước 6: Xác định phương án thanh toán — tiền lương, trợ cấp, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sẽ được xác nhận và xử lý như thế nào?

9. Vanzbon hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam như thế nào?

Đội ngũ Việt Nam của Vanzbon có thể kết hợp nguyên nhân chấm dứt, tình trạng của người lao động và cách sắp xếp hợp đồng lao động để hỗ trợ doanh nghiệp rà soát phương án chấm dứt và thủ tục cần thực hiện, bao gồm:

• Xác định nên áp dụng thủ tục chấm dứt theo thỏa thuận, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, sa thải kỷ luật hay cắt giảm lao động vì lý do kinh tế

• Rà soát căn cứ chấm dứt, thời hạn thông báo, giới hạn bảo vệ đặc biệt và yêu cầu tham gia của tổ chức đại diện người lao động

• Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ đánh giá hiệu suất, tài liệu vi phạm, biên bản họp, chứng từ giao nhận và các chứng cứ khác

• Hỗ trợ chuẩn bị thông báo chấm dứt, quyết định kỷ luật, thỏa thuận chấm dứt theo thỏa thuận và tài liệu họp liên quan

• Rà soát tiền lương, ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và thủ tục bảo hiểm xã hội

• Đưa ra khuyến nghị về rủi ro chấm dứt trái pháp luật, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh và xử lý tranh chấp về sau

Trước khi gửi thông báo chấm dứt hoặc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp có thể nộp hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, hồ sơ đánh giá, tài liệu vi phạm và phương án chấm dứt dự kiến để rà soát, qua đó tránh làm tăng rủi ro tranh chấp do chọn sai phương án hoặc thiếu thủ tục.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có thể hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hủy bỏ thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh người lao động “không đạt yêu cầu tuyển dụng” hoặc phải được người lao động đồng ý; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương thử việc cho thời gian người lao động đã làm việc.

Doanh nghiệp cần gửi thông báo họp cho các chủ thể phải tham dự trước ít nhất 5 ngày làm việc và bảo đảm họ nhận được thông báo. Nếu người lao động hoặc các chủ thể phải tham dự khác đã nhận thông báo hợp lệ nhưng không xác nhận tham gia hoặc vắng mặt, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gửi thông báo và ghi nhận việc vắng mặt, đồng thời bảo lưu cơ hội giải trình mà người lao động có theo luật trong cuộc họp. Pháp luật không có quy định thống nhất bắt buộc phải có hai người làm chứng, cũng không quy định thời hạn giải trình bằng văn bản tối thiểu 3 ngày làm việc.

Không thể kết luận một cách chung chung rằng “từ chối nhận thì không ảnh hưởng đến hiệu lực”. Doanh nghiệp vẫn phải chứng minh mình đã thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản và giao nhận theo quy định áp dụng. Có thể kết hợp ký nhận của người lao động, bưu gửi hoặc chuyển phát có thể tra cứu, email, thông báo trên hệ thống nội bộ, ghi nhận việc từ chối nhận và các phương thức khác để hình thành chứng cứ. Pháp luật không có yêu cầu thống nhất bắt buộc phải sử dụng thư bảo đảm có khai giá và có hai người không có lợi ích liên quan làm chứng.

Doanh nghiệp nên lưu tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, hồ sơ xây dựng và ban hành tiêu chí, tài liệu chứng minh người lao động đã biết tiêu chí, kết quả đánh giá của từng kỳ đánh giá, kế hoạch cải thiện và hồ sơ hướng dẫn, cũng như tài liệu bằng văn bản phản hồi cho người lao động về kết quả không đạt yêu cầu. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cũng cần lưu hồ sơ lấy ý kiến của tổ chức đó khi xây dựng quy chế đánh giá hiệu quả công việc.

Tối thiểu nên bao gồm việc hai bên tự nguyện chấm dứt quan hệ lao động, ngày chấm dứt, các khoản tiền lương và ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, trợ cấp thôi việc hoặc khoản chi trả theo thỏa thuận, phương án xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, bàn giao hồ sơ và phương thức xử lý tranh chấp. Hai bên có thể xác nhận các khoản đã thanh toán, nhưng thỏa thuận không nên loại trừ các quyền bắt buộc mà người lao động được hưởng theo luật.

11. Kết luận: trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, cần rà soát phương án, thủ tục và chứng cứ

Đối với việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, căn cứ thực chất, thủ tục pháp định và hồ sơ chứng cứ là ba yếu tố không thể thiếu. Chọn sai phương án, thiếu thủ tục hoặc không đủ chứng cứ đều có thể khiến việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro khôi phục quan hệ lao động hoặc bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp nên lồng ghép yêu cầu tuân thủ vào quản trị hằng ngày thay vì chỉ chuẩn bị khi sắp chấm dứt hợp đồng. Trong các tình huống có người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt, cắt giảm lao động tập thể hoặc ranh giới pháp lý chưa rõ, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Khi liên quan đến tranh chấp lao động phức tạp hoặc thiết kế quy trình, doanh nghiệp có thể kết hợp dịch vụ pháp lý tại Việt Nam để tiếp tục rà soát phương án áp dụng, thẩm quyền ký tài liệu và hồ sơ chứng cứ.

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com

Hãy nói chuyện với chuyên gia:

+84 0886668937

vietnam@vanzbon.com